《財(cái)務(wù)共享服務(wù)》課件-工作任務(wù)五 檔案管理

2020財(cái)務(wù)共享服務(wù)（初級(jí)）工作任務(wù)五檔案管理隨著每個(gè)賬期的結(jié)束，企業(yè)會(huì)計(jì)人員需要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)資料及時(shí)打印出來做好分類，并根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管要求和保管期限對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管。前言工作任務(wù)五檔案管理技能目標(biāo)

1.能夠按照檔案管理的工作操作規(guī)范，打印單據(jù)、稅務(wù)資料、合同等紙質(zhì)資料，裝訂成冊(cè)，并妥善保管。2.能夠按照檔案管理的工作操作規(guī)范，熟練掃描增值稅發(fā)票匯總表、認(rèn)證結(jié)果通知書以及納稅申報(bào)表等稅務(wù)相關(guān)資料至檔案管理系統(tǒng)。。3.能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案情況建立紙質(zhì)檔案臺(tái)賬，與電子檔案核對(duì)，保持一致。4.能夠按照會(huì)計(jì)檔案借閱制度嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱管理，防止檔案丟失或被篡改。5.能夠遵守職業(yè)道德規(guī)范，保守秘密、強(qiáng)化服務(wù)。工作任務(wù)五檔案管理工作情境1檔案管理23業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)操作業(yè)務(wù)訓(xùn)練4業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)5北京飛達(dá)物流有限公司會(huì)計(jì)小雪已完成了該公司12月份的賬務(wù)處理，及相關(guān)的納稅申報(bào)工作，接下來會(huì)計(jì)小雪應(yīng)根據(jù)公司的檔案管理操作規(guī)范進(jìn)行會(huì)計(jì)資料的保管。一、工作情景會(huì)計(jì)資料1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證；2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；3.會(huì)計(jì)報(bào)告：包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；4.其他會(huì)計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。實(shí)務(wù)中會(huì)計(jì)資料樣式會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告其他會(huì)計(jì)資料工作任務(wù)五檔案管理工作情境1檔案管理23業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)操作業(yè)務(wù)訓(xùn)練4業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)5二、業(yè)務(wù)流程北京飛達(dá)物流有限公司會(huì)計(jì)小雪首先應(yīng)登錄信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)共享中心，按照如下流程進(jìn)行會(huì)計(jì)資料保管工作：會(huì)計(jì)資料打印會(huì)計(jì)資料整理會(huì)計(jì)資料裝訂會(huì)計(jì)資料建檔會(huì)計(jì)資料保管工作任務(wù)五檔案管理工作情境1檔案管理23業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)操作業(yè)務(wù)訓(xùn)練4業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)5三、業(yè)務(wù)操作會(huì)計(jì)資料打印會(huì)計(jì)資料整理會(huì)計(jì)資料裝訂會(huì)計(jì)資料建檔會(huì)計(jì)資料保管（一）會(huì)計(jì)資料打印北京飛達(dá)物流有限公司會(huì)計(jì)小雪應(yīng)在月末終了時(shí)需打印記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表以及各類申報(bào)表，在年度終了時(shí)，需打印會(huì)計(jì)賬簿中的總賬、明細(xì)賬、日記賬及輔助賬等。打印會(huì)計(jì)資料前需注意的事項(xiàng)：會(huì)計(jì)資料類別注意事項(xiàng)記賬憑證核實(shí)憑證相關(guān)內(nèi)容是否經(jīng)過審核，是否已經(jīng)結(jié)賬財(cái)務(wù)報(bào)表檢查報(bào)表是否平衡，勾稽關(guān)系是否正確納稅申報(bào)表檢查申報(bào)結(jié)果數(shù)據(jù)是否正確會(huì)計(jì)賬簿檢查明細(xì)賬是否有遺漏其他會(huì)計(jì)資料發(fā)生時(shí)及時(shí)打印，如：銀行余額調(diào)節(jié)表、稅務(wù)查賬結(jié)論、稅務(wù)申請(qǐng)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等（一）會(huì)計(jì)資料打印會(huì)計(jì)資料的打印分為以下四種情形：123會(huì)計(jì)憑證的打印會(huì)計(jì)賬簿的打印財(cái)務(wù)報(bào)表的打印4其他會(huì)計(jì)資料的打印1.記賬憑證的打?。孩贉?zhǔn)備憑證打印紙，大部分企業(yè)會(huì)采用斷點(diǎn)式的通用憑證打印紙；也可以采用A4紙打印，自行切割憑證；②選擇適合的打印機(jī)，激光式打印機(jī)、噴墨式打印機(jī)或針式打印機(jī)，激光式打印機(jī)大多數(shù)企業(yè)的首選；③根據(jù)憑證打印紙的大小完成打印機(jī)自定義紙張的設(shè)置；④進(jìn)入信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)，找到打印憑證菜單，點(diǎn)擊打印即可。（一）會(huì)計(jì)資料打印記賬憑證打印紙激光式打印機(jī)（一）會(huì)計(jì)資料打印2.會(huì)計(jì)賬簿的打?。簳?huì)計(jì)賬簿的打印包括：總賬、明細(xì)賬、日記賬。總賬和明細(xì)賬一般是年末結(jié)賬后或需要時(shí)打印。日記賬原則上要求每天打印對(duì)賬，但也可以根據(jù)業(yè)務(wù)量滿頁(yè)之后再打印，等每年結(jié)完賬第二年打印賬簿時(shí)，要重新打印現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。（一）會(huì)計(jì)資料打?。?）會(huì)計(jì)賬簿的打印----總賬打印登錄信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)，選擇主菜單上的【賬簿】中【總賬】選項(xiàng)，點(diǎn)擊總賬打印窗口。同時(shí)注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容：①選擇打印的會(huì)計(jì)期間；②選擇“科目范圍”；③設(shè)置級(jí)次范圍；④不選“科目無年初余額，本年無發(fā)生也打印”；⑤選擇“科目有年初余額但本年無發(fā)生也打印”。會(huì)計(jì)賬簿打印完成后，在首頁(yè)附上封面，并請(qǐng)相關(guān)責(zé)任人簽字。（一）會(huì)計(jì)資料打?。?）會(huì)計(jì)賬簿的打印---明細(xì)賬打印登錄信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)，選擇主菜單上的【賬簿】中【明細(xì)賬】選項(xiàng)，點(diǎn)擊明細(xì)賬打印窗口。同時(shí)注意以下兩點(diǎn)內(nèi)容：①選擇打印的會(huì)計(jì)期間；②選擇“科目范圍”。明細(xì)賬跟總賬一樣，每類明細(xì)賬首頁(yè)都要附上封面。（一）會(huì)計(jì)資料打?。?）會(huì)計(jì)賬簿的打印---日記賬打印實(shí)際工作中，很多企業(yè)出納登記日記賬的方式各不相同，有通過紙質(zhì)訂本式的賬簿手動(dòng)登記，有通過EXCEL電子登記，還有在信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)中登記，具體是否需要打印保存，可根據(jù)公司實(shí)際情況操作。（一）會(huì)計(jì)資料打印3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表的打?。贺?cái)務(wù)報(bào)表可根據(jù)公司情況按月、季度、半年、年度進(jìn)行打印。

一般情況下，在打印報(bào)表時(shí)，登錄信息化賬務(wù)處理系統(tǒng)，找到報(bào)表模塊，選擇需要打印的財(cái)務(wù)報(bào)表，點(diǎn)擊打印即可。打印出來的財(cái)務(wù)報(bào)表要附上報(bào)表封面，報(bào)表封面可購(gòu)買，也可自行打印，封面內(nèi)容主要包括單位名稱、報(bào)表年份及相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字等（一）會(huì)計(jì)資料打印4.其他會(huì)計(jì)資料的打?。簩?shí)務(wù)中，除了上述會(huì)計(jì)資料需要打印存檔外，還有其他會(huì)計(jì)資料也需要打印，一般包括：銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、稅務(wù)查賬結(jié)論、稅務(wù)申請(qǐng)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、納稅申報(bào)表、認(rèn)證結(jié)果通知書、增值稅發(fā)票匯總表等。納稅申報(bào)表、認(rèn)證結(jié)果通知書、增值稅發(fā)票匯總表等稅收資料，應(yīng)在每月或每季度納稅申報(bào)完成后，立即打印。而其他會(huì)計(jì)資料則在發(fā)生時(shí)及時(shí)打印。（一）會(huì)計(jì)資料打印（1）其他會(huì)計(jì)資料的打印----納稅申報(bào)表打印納稅申報(bào)表時(shí)，登錄電子稅務(wù)局的稅費(fèi)申報(bào)及繳納，點(diǎn)擊申報(bào)查詢功能，找到需要打印的納稅申報(bào)表，選擇報(bào)表期間，導(dǎo)出后打印下來即可。（一）會(huì)計(jì)資料打?。?）其他會(huì)計(jì)資料的打印----認(rèn)證結(jié)果通知書認(rèn)證結(jié)果通知書可在網(wǎng)上認(rèn)證模塊下的認(rèn)證通知書進(jìn)行打印，也可以通過增值稅發(fā)票選擇確認(rèn)平臺(tái)下的抵扣統(tǒng)計(jì)模塊打印申報(bào)抵扣發(fā)票統(tǒng)計(jì)表。（一）會(huì)計(jì)資料打?。?）其他會(huì)計(jì)資料的打印----增值稅發(fā)票匯總表增值稅發(fā)票匯總表一般是在開票系統(tǒng)進(jìn)行打印，進(jìn)入開票系統(tǒng)中的報(bào)稅處理，進(jìn)入月度統(tǒng)計(jì)，選擇需要打印的發(fā)票種類、打印期間即可。會(huì)計(jì)資料打印視頻（一）會(huì)計(jì)資料打印三、業(yè)務(wù)操作會(huì)計(jì)資料打印會(huì)計(jì)資料整理會(huì)計(jì)資料裝訂會(huì)計(jì)資料建檔會(huì)計(jì)資料保管（二）會(huì)計(jì)資料整理會(huì)計(jì)資料打印完成后，會(huì)計(jì)小雪要對(duì)其進(jìn)行整理，整理過程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①確保憑證不斷號(hào)，不跳號(hào)。（二）會(huì)計(jì)資料整理②確保記賬憑證上所記載的日期、金額、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與后面附的原始憑證一一對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)原始憑證不對(duì)應(yīng)或是遺漏的現(xiàn)象；③確保憑證上的訂書釘?shù)冉饘傥镆呀?jīng)清除；（二）會(huì)計(jì)資料整理④原始憑證較多的情況，可分冊(cè)整理，同時(shí)，確保在記賬憑證封面注明共幾冊(cè)，當(dāng)前第幾冊(cè)；（二）會(huì)計(jì)資料整理⑤確保會(huì)計(jì)賬簿是按照日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬的順序進(jìn)行排列；⑥確保財(cái)務(wù)報(bào)表等其他資料有按照會(huì)計(jì)期間一一整理，避免出現(xiàn)遺漏。會(huì)計(jì)資料整理視頻（一）會(huì)計(jì)資料打印三、業(yè)務(wù)操作會(huì)計(jì)資料打印會(huì)計(jì)資料整理會(huì)計(jì)資料裝訂會(huì)計(jì)資料建檔會(huì)計(jì)資料保管（三）會(huì)計(jì)資料裝訂記賬憑證裝訂時(shí)要準(zhǔn)備封皮、封底、包角、打孔機(jī)等材料。裝訂時(shí)分為幾個(gè)步驟：①將憑證封皮和封底分別附在憑證前后，在左上角放上憑證包角，并拿夾子將包角連同準(zhǔn)備裝訂的憑證夾住，并將其固定好；1.記賬憑證的裝訂：（三）會(huì)計(jì)資料裝訂②在包角折線上的適當(dāng)位置（一般為折角線上0.2-0.5厘米處）用鉛筆畫出2個(gè)裝訂點(diǎn)并打孔裝訂；1.記賬憑證的裝訂：（三）會(huì)計(jì)資料裝訂③將包角按順序，先向上翻折再向左側(cè)翻折，并涂抹上膠水將其與憑證貼緊；④最后在封面和包角側(cè)面填寫企業(yè)和賬冊(cè)信息，具體操作如下圖所示。1.記賬憑證的裝訂：記賬憑證裝訂步驟：2.記賬賬簿的裝訂：會(huì)計(jì)賬薄在裝訂時(shí)，要將賬薄啟用表和賬簿封面附在對(duì)應(yīng)賬簿的首頁(yè)，實(shí)務(wù)中，裝訂賬簿時(shí)，有些企業(yè)會(huì)用裝訂機(jī)將賬簿裝訂成冊(cè)，有些企業(yè)用夾子將賬簿固定，會(huì)計(jì)小雪可根據(jù)公司的要求進(jìn)行裝訂。（三）會(huì)計(jì)資料裝訂（三）會(huì)計(jì)資料裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表裝訂時(shí)只要將報(bào)表從上到下排列并對(duì)齊，加上報(bào)表的封面和封底就可以裝訂成冊(cè)了，最后將封面的報(bào)表信息填寫完整。3.財(cái)務(wù)報(bào)表的裝訂：①②③會(huì)計(jì)資料裝訂視頻（一）會(huì)計(jì)資料打印三、業(yè)務(wù)操作會(huì)計(jì)資料打印會(huì)計(jì)資料整理會(huì)計(jì)資料裝訂會(huì)計(jì)資料建檔會(huì)計(jì)資料保管（四）會(huì)計(jì)資料建檔當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)資料按照歸檔要求，裝訂成冊(cè)后，應(yīng)分類以冊(cè)為單位裝進(jìn)檔案盒歸檔，同時(shí)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。在建檔資料收集過程中，可以通過會(huì)計(jì)資料建檔清單對(duì)資料的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行審核，審核無誤后歸檔入庫(kù)。1.會(huì)計(jì)資料建檔：（四）會(huì)計(jì)資料建檔2.制作會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)應(yīng)包含：序號(hào)、類別、檔案標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、備注。序號(hào)類別檔案標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)頁(yè)數(shù)備注1憑證20XX年03月記賬憑證（一）20XX年03月01日至20XX年03月10日30502憑證20XX年03月記賬憑證（二）20XX年0