郵件客戶管理操作手冊

孚盟C3業(yè)務(wù)員操作手冊

二零一三年十月

目錄

引言.........................................................................................3

郵件部分....................................................................................3

【基礎(chǔ)篇】..................................................................................3

1、郵箱綁定娉：......................................................................3

2、企業(yè)郵局的郵件怎樣導(dǎo)入到系統(tǒng)里面...................................................6

3、怎樣設(shè)置新建郵件模板、答復(fù)郵件模板.................................................7

郵彳砰常處皿作指導(dǎo)...................................................................9

1、待處理B勺使用........................................................................9

2、查蠲郵彳牛..........................................................................9

3、怎樣通過郵件建立客戶檔案..........................................................10

4、怎樣答復(fù)客戶郵件...................................................................12

5、重要郵件怎樣設(shè)定跟蹤...............................................................13

【技巧篇】.................................................................................14

功能一：怎樣使用郵件規(guī)則功能..........................................................14

功能二：怎樣對郵件進(jìn)行分類............................................................15

功能三：怎樣對重點(diǎn)及同類郵件管理.....................................................16

功能四：怎樣關(guān)重視點(diǎn)客戶..............................................................17

功能五?怎樣運(yùn)用分發(fā)功能取代轉(zhuǎn)發(fā).....................................................17

功能六：怎樣做開發(fā)信的推廣............................................................20

引言

非常感謝您使用我司軟件，但愿這套系統(tǒng)可以給您工作帶來便利性，同步也但愿這套系統(tǒng)可以很好的協(xié)助您管理好郵件

和客戶資料.在使用這套系統(tǒng)之前，我但愿您可以掰棄之前使用網(wǎng)頁、OUTLOOK、FOXMAIL的習(xí)慣，由于這套系統(tǒng)將帶給

您不同樣樣的思緒去管理。如在收件箱下面根據(jù)客戶名稱建文獻(xiàn)夾等，這不是最有效的措施，在教程里我會選擇讓你們放棄

這種管理思緒，當(dāng)然我也會推薦某些管理％給到您.我制作這個教程，結(jié)合了大量客戶的使用經(jīng)驗，接下來的教程分為基

礎(chǔ)篇和技巧篇，但愿孚盟軟件可以助您一臂之力.

郵件部分

【基礎(chǔ)篇】

在使用郵件部分之前，您需要確定如下三個環(huán)節(jié)（簡稱"頭三步"）與否已經(jīng)完畢了.L郵箱與否綁定到系統(tǒng)里面了，

并且已經(jīng)驗證可以正常收件和發(fā)件了；2、之前的郵件與否導(dǎo)入到系統(tǒng)里面了；3、個人模板與否已經(jīng)在系統(tǒng)設(shè)置好了。范本

截圖見下：

1、郵箱綁定設(shè)置：

1）操作流程：模塊-系統(tǒng)設(shè)置-郵件-郵件賬戶設(shè)置

2）點(diǎn)開"郵件賬戶設(shè)置"，點(diǎn)擊左上角"新建：可以看到如下界面，在首頁里填寫好郵箱賬號、密碼（郵箱密碼，假

如網(wǎng)頁上有改動的話，這里也要變動的，否則會收發(fā)不了郵件的1顯示名稱（對外您的稱呼1賬戶類型（業(yè)務(wù)員選擇個人

的1擁有人（該郵箱屬于誰負(fù)責(zé)的擁有人就是他），設(shè)置好后如下圖范本：

|苜頁||收信設(shè)置|____發(fā)信設(shè)置

藤箱凍號[salesO2O.gzgfumasoft,8m

蚓

顯示名稱亨盟軟件一項建軍

M朝懺入帳尸

跖有人項建軍

5允許客戶箱收信

3允許照.務(wù)端收信

5化許宣尸盆將住

，允訐服務(wù)端發(fā)信

“允許推廣概信

3）設(shè)置郵箱的POP（收件服務(wù)\SMTP（發(fā)件服務(wù)），不同樣的企業(yè)郵局有不同樣的，如163的是和，的是和smtp.

詳細(xì)問貴司的企業(yè)郵局供應(yīng)商，設(shè)置范本如下：

頓《1卜-FRMIJ

:1小軀務(wù)網(wǎng)2.加*>化8m

加1口號

妙>。。取芬朗累求：雙:安全途接

fiWQW

加件賊痔技發(fā)送時日從后傳前

播收"忤性先Q除爆別

暇值喇時間給）

收信同朝向舛

國怦保魯￥份也

4）設(shè)置好后，測試設(shè)置與否成功,分測試收件和發(fā)件，收件測試：點(diǎn)開郵件界面，點(diǎn)擊“收取"倒三角,選擇要測試的賬號，

假如只有1個賬號的話，直接點(diǎn)擊"收取"即可，假如收獲得了郵件的話，那么體現(xiàn)成功了.發(fā)件就不截留了，點(diǎn)到發(fā)件界

面，發(fā)送一種郵件即可.假如設(shè)置都可以的話，那么恭喜您郵件賬號設(shè)置成功.

齒麴除/徇，硒除?遢澤，歸并巳移司到物至統(tǒng)沒置

收取所有幃號

遠(yuǎn)程郵箱管理

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”孚盟軟件一項建軍“<25710419饌qq.coo>

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5...CHANNdevilpizi<3>...愛司網(wǎng)devilpizi■

2、企業(yè)郵局的郵件怎樣導(dǎo)入到系統(tǒng)里面

郵件導(dǎo)入分為：已發(fā)件箱和收件箱郵件

已發(fā)件箱導(dǎo)入

1）打開企業(yè)郵箱，在已發(fā)送界面，查看總共多少頁，每一頁都需要逐頁導(dǎo)出.

導(dǎo)出

2）第一頁全選，點(diǎn)擊，下載到桌面上，在桌面上新建一種文獻(xiàn)夾，將導(dǎo)出的壓縮文獻(xiàn)拖到新建文獻(xiàn)夾里面，

在文獻(xiàn)夾里解壓。

▼&用戶文件突

叵待處理98/563）

,9枚,鈉：694）

=扈發(fā)1例：19）

3）回到系統(tǒng)郵件界面，右鍵已發(fā)件箱［一日卻海,彈出郵件導(dǎo)入界面，兩種方式選擇，選好后，

再點(diǎn)擊開始導(dǎo)入-----------

4）在企業(yè)郵箱里面選擇第二頁,再反復(fù)抄作以上環(huán)節(jié)，以此類推，即可將所有的已發(fā)送郵件所有導(dǎo)入到軟件.

收件箱導(dǎo)入

1）假如所有在網(wǎng)頁上的話，直接綁定好郵件下載就可以了.

2）假如有些在FOXMAIL或OUTLOOK的話，按照上面的操作方式操作即可.

3、怎樣設(shè)置新建郵件模板、答復(fù)郵件模板

3.1新建郵件模板

回良▼與全部

拄廣模板1

簽名J

根楨總理

1）點(diǎn)擊到郵件界面，點(diǎn)擊寫信旁邊的“倒三角”，點(diǎn)擊模板管理，如圖：

?P36：

回復(fù)心"力痕

>通度能，翎!氐

?C淮廣6發(fā)￡

2）右鍵新建郵件模塊>產(chǎn)品骨科發(fā)法模友，彈出，填寫名稱后點(diǎn)擊確定

3）填寫好正文內(nèi)容點(diǎn)擊“保持”即可，范本截圖如下：

D*二■,8|rcjE]

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4）假如要設(shè)置默認(rèn)簽名的話，后來發(fā)郵件自動帶過去的話，新建界面下方選擇默認(rèn)的新建模板，點(diǎn)擊"保留"即可，范本

（元履使）

截圖如下：

3.2答復(fù)郵件模板

答復(fù)郵件模板與新建郵件模板類似，在答復(fù)郵件模板右鍵新建即可，不同樣點(diǎn)在于答復(fù)時選擇與否帶入原郵件內(nèi)容、原郵件

附件等，在模板內(nèi)容設(shè)置好后，點(diǎn)擊上方的"插入宏"—"與原郵件有關(guān)的項"一引用有關(guān)選擇即可，詳細(xì)范本截圖如下：

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以上三步做完之后，那么恭喜您，可以正式使用孚盟軟件了。

在使用我司郵件系統(tǒng)之前，您需要做好如下幾種變化：

L變化之前在收件箱下面建立諸多文獻(xiàn)夾,然后按照文獻(xiàn)夾給客戶分類；

收到新客戶長速建立公q客戶資料客戶資科回爰客戶郵件目動

的窿件客戶檢這里復(fù)校受部件kJ

次我射偉至百EE住突定是俵公司設(shè)0成功錄入客戶資認(rèn)真回復(fù)客戶簫針對重鉆件設(shè)革件回爰完自動

節(jié)件自幼進(jìn)入新客戶印件建立條件錄入客戶資料件定?知客戶目0現(xiàn)些可班戶項

到?用戶文庫?麗曝料,檢查是否有里定時間內(nèi)未回復(fù).T

復(fù)客戶信息

\________J

郵件平常處理操作指導(dǎo)

1、待處理的使用

每天打開系統(tǒng)，先到“待處理"查看今天收到的新詢盤以及昨天未答更的詢痣，待處理的意思指沒有答更的郵件，只要

是未答復(fù)的郵件都會永久性的到這里.用途：有效的協(xié)助您整頓新詢盤，清晰的懂得哪些是還沒有答復(fù)時,尤其是一天下來

詢盤量多的業(yè)務(wù)員，非常直觀，有序的完畢對應(yīng)的詢盤。如圖：

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2、查看新郵件

新郵件分為老客戶發(fā)過來的）新郵件和新客戶發(fā)過來的詢盤郵件，一股推薦查看方式：先看老客戶的）,再看新客戶的）（因

人而議），假如是老客戶的話，要直看之前的郵件往來歷史和附件歷史的話，可以直看右邊的聯(lián)絡(luò)人、往來郵件、往來附件

假如是顯示陌生郵件的話，需要執(zhí)行流程圖的第二步建立客戶檔案。如下圖：

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二

3、怎樣通過郵件建立客戶檔案

用途：新來郵件建立好了客戶檔案之后，后期只要該客戶建檔郵箱發(fā)過來的郵件，自動會分派到該客戶下面，可以以便

的通過外來郵件查看所有的歷史往來。分為三種狀況：對新客戶新聯(lián)絡(luò)人建檔、老客戶新聯(lián)絡(luò)人建檔、老客戶老聯(lián)絡(luò)人建檔。

1)新客戶新聯(lián)絡(luò)人建檔分為兩種狀況，一種是B2B發(fā)過來的詢盤，如阿里巳巴、中國制造，環(huán)球資源，此類詢盤郵件

正文會有該客戶的信息，軟件會自動抓取該郵件正文信息,到白專到迅速錄入客戶界面，填寫好對應(yīng)的信息如客戶來源、階段

等即可完畢客戶檔案建立，平均計時5-10S。第二種是客戶郵箱直接發(fā)過來的郵件，點(diǎn)擊郵件右邊的倒三角，選擇"添加客

戶"或"添加到供應(yīng)商"，頷陣專到迅速錄入客戶界面，操作與第一種同樣。范本如下圖：

c客戶快速錄入e〕同因|

漫網(wǎng)Qj￥0.

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NS13|客戶全稱出人收件入

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名戶英文名破

MandvHe

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回建日勒2013q30_加人理涯軍…

…加

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電話2S?O-SS1W7?X

.&9聯(lián)察人

名字”?Kreshshah||匚是否主或系人

建立日財[2013*9-30—|間（人理屋里