行政管理制度及督辦規(guī)定

行政管理制度及督辦規(guī)定?一、總則1.目的為規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本行政管理制度及督辦規(guī)定。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工。3.基本原則合法性原則：各項(xiàng)規(guī)定符合國家法律法規(guī)及政策要求。規(guī)范性原則：明確工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保行政事務(wù)處理的規(guī)范統(tǒng)一。高效性原則：簡(jiǎn)化流程，提高工作效率，降低運(yùn)營成本。責(zé)任性原則：明確各部門及人員職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任追究。

二、行政事務(wù)管理規(guī)定

（一）公文管理1.公文種類公司公文主要包括：通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.公文格式公文應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、抄送單位等。3.公文起草與審核公文起草由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。重要公文需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及多個(gè)部門的公文需會(huì)簽后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公文印發(fā)與存檔經(jīng)審批后的公文由行政部門統(tǒng)一編號(hào)印發(fā)，并及時(shí)將電子文檔和紙質(zhì)文檔存檔。公文存檔應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類管理，便于查詢和借閱。

（二）印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。2.印章保管公章由行政部門指定專人保管，其他印章由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。3.印章使用印章使用應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、用印文件名稱等，按審批流程經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后使用。嚴(yán)禁在空白紙張或文件上加蓋印章。

（三）證照管理1.證照種類公司證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。2.證照保管證照由行政部門統(tǒng)一保管，建立證照管理臺(tái)賬，記錄證照的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。3.證照使用因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。嚴(yán)禁外借證照或用于非公司業(yè)務(wù)目的。

（四）辦公用品管理1.辦公用品采購行政部門根據(jù)各部門需求，定期編制辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購。采購應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的供應(yīng)。2.辦公用品發(fā)放行政部門設(shè)立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，按照標(biāo)準(zhǔn)向員工發(fā)放辦公用品。員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如有特殊需求可另行申請(qǐng)。3.辦公用品盤點(diǎn)行政部門定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。對(duì)于盤盈或盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因并及時(shí)處理。

（五）車輛管理1.車輛調(diào)度行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。員工如需使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后使用。2.車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部門定期安排車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。駕駛員應(yīng)做好車輛日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告車輛故障。3.車輛安全管理駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車安全。車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查。

（六）會(huì)議管理1.會(huì)議組織行政部門負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的組織安排，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、資料準(zhǔn)備等。會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并及時(shí)通知相關(guān)人員。2.會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)審批后發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。3.會(huì)議執(zhí)行與督辦會(huì)議決議事項(xiàng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，行政部門負(fù)責(zé)跟蹤督辦，確保決議事項(xiàng)得到落實(shí)。

（七）檔案管理1.檔案分類公司檔案分為行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案收集與整理各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件、資料等移交行政部門進(jìn)行整理歸檔。行政部門按照檔案管理要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.檔案保管與查閱檔案應(yīng)妥善保管在專門的檔案室，確保檔案安全。因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后在檔案室查閱。

三、督辦規(guī)定

（一）督辦原則1.明確責(zé)任原則：明確各項(xiàng)工作的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保工作落實(shí)。2.時(shí)效性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)工作進(jìn)行跟蹤督辦，確保工作按時(shí)完成。3.閉環(huán)管理原則：對(duì)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行全程跟蹤，形成工作落實(shí)的閉環(huán)管理。

（二）督辦事項(xiàng)范圍1.公司重要會(huì)議決議事項(xiàng)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的重點(diǎn)工作任務(wù)。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行情況。4.涉及多個(gè)部門協(xié)同完成的工作事項(xiàng)。

（三）督辦流程1.任務(wù)交辦公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門將需要督辦的工作任務(wù)以書面形式交辦給行政部門。行政部門對(duì)交辦任務(wù)進(jìn)行登記，明確任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等。2.任務(wù)分解行政部門根據(jù)任務(wù)內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的子任務(wù)，并明確每個(gè)子任務(wù)的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。將任務(wù)分解情況反饋給責(zé)任部門和責(zé)任人，并要求其簽字確認(rèn)。3.跟蹤檢查行政部門按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，通過定期匯報(bào)、實(shí)地查看、文件審查等方式掌握工作進(jìn)展。對(duì)任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)與責(zé)任部門溝通協(xié)調(diào)，督促其采取措施解決。4.結(jié)果反饋責(zé)任部門在任務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)向行政部門提交任務(wù)完成情況報(bào)告，包括工作成果、存在問題及下一步計(jì)劃等。行政部門對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行審核，如不符合要求，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行整改。5.總結(jié)評(píng)估行政部門定期對(duì)督辦工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析任務(wù)完成情況及存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。將督辦工作情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為公司決策提供參考依據(jù)。

（四）督辦結(jié)果運(yùn)用1.將督辦結(jié)果與部門及個(gè)人績(jī)效考核掛鉤，對(duì)工作完成出色的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)未按時(shí)完成任務(wù)或工作質(zhì)量不符合要求的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

四、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立行政監(jiān)督小組，定期對(duì)行政管理制度及督辦規(guī)定的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。員工有權(quán)對(duì)行政事務(wù)處理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。2.考核辦法行政部門制定詳細(xì)的考核指標(biāo)，對(duì)各部門及員工執(zhí)行行政管理制度及督辦規(guī)定的情況進(jìn)行考