某房產(chǎn)公司檔案管理制度

某房產(chǎn)公司檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬項(xiàng)目公司、部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及職責(zé)公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司檔案。綜合檔案室職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；制定和完善公司檔案管理制度；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作。2.各部門兼職檔案員職責(zé)各部門指定專人擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。兼職檔案員應(yīng)接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，嚴(yán)格按照檔案管理要求開展工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、信函、電報(bào)、傳真、證書、執(zhí)照、圖紙、照片、錄音、錄像等。項(xiàng)目開發(fā)過程中的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、土地出讓合同、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、工程合同、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收文件等。市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、廣告策劃資料、客戶資料等。財(cái)務(wù)管理中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源管理中的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。2.收集要求各部門應(yīng)及時(shí)將工作活動(dòng)中形成的檔案材料收集齊全，按照歸檔范圍和要求進(jìn)行整理，定期移交綜合檔案室。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清楚，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。采用分類、編號(hào)、編目等方法進(jìn)行整理。分類按照公司檔案分類方案進(jìn)行，編號(hào)應(yīng)保證唯一性和系統(tǒng)性，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和保管狀況。四、檔案的分類與編號(hào)1.分類方案公司檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、項(xiàng)目開發(fā)類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、企業(yè)文化類等七大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級(jí)類目，如行政管理類下分為公文管理、會(huì)議管理、證照管理等。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用"全宗號(hào)年度類別順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：暫定為公司代碼。年度：以公元紀(jì)年，如"2023"。類別：用大寫字母表示檔案類別，如"A"代表行政管理類。順序號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序或重要程度依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件的專用庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，選用堅(jiān)固耐用、便于存放和查找的材料制作。檔案盒應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，封面應(yīng)標(biāo)注全宗號(hào)、年度、類別、保管期限等信息。3.檔案存放檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案分開存放，同一類別的檔案按照編號(hào)順序排列。應(yīng)建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。4.保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案期限為16年至50年，如項(xiàng)目開發(fā)過程中的重要文件資料。短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的文件材料。5.檔案清查綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)丟失的檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作綜合檔案室定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、年度、類別、編號(hào)、保管期限等內(nèi)容。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底，并留存銷毀記錄。七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、規(guī)范的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性不被破壞。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。2.查閱手續(xù)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱手續(xù)因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。4.利用登記綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱檔案的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。利用登記應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案統(tǒng)計(jì)和分析的依據(jù)。八、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門應(yīng)及時(shí)將工作活動(dòng)中形成的電子文件收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保長(zhǎng)期可讀。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件元數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確記錄文件的背景信息和管理信息。2.電子檔案的存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.電子檔案的利用電子檔案的利用應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，嚴(yán)格按照權(quán)限設(shè)置進(jìn)行訪問。利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的安全規(guī)定，防止電子檔案被非法篡改或泄露。九、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。公司將檔案管理工作納入年度績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2.考核內(nèi)容考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔