公司ERP運(yùn)行管理制度

公司ERP運(yùn)行管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)的運(yùn)行管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、高效運(yùn)行，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)在公司運(yùn)營(yíng)管理中的作用，提高公司管理水平和運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置和協(xié)同運(yùn)作。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有使用ERP系統(tǒng)的部門和人員。3.職責(zé)分工信息管理部門負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、選型、實(shí)施、維護(hù)和升級(jí)工作。制定和完善ERP系統(tǒng)相關(guān)的管理制度、操作流程和技術(shù)規(guī)范。對(duì)ERP系統(tǒng)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，提供技術(shù)支持和咨詢服務(wù)。負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)和安全管理，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和保密性。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的日常操作和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。配合信息管理部門進(jìn)行ERP系統(tǒng)的實(shí)施、優(yōu)化和升級(jí)工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進(jìn)建議。負(fù)責(zé)本部門用戶的權(quán)限管理和安全保密工作，防止數(shù)據(jù)泄露和違規(guī)操作。管理層負(fù)責(zé)審批ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理相關(guān)的制度、計(jì)劃、方案等。協(xié)調(diào)各部門之間在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中的工作關(guān)系，確保系統(tǒng)的有效運(yùn)行與公司業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致。二、系統(tǒng)操作規(guī)范1.用戶賬號(hào)管理信息管理部門負(fù)責(zé)為新入職員工創(chuàng)建ERP系統(tǒng)賬號(hào)，并根據(jù)其崗位職責(zé)分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。用戶賬號(hào)應(yīng)采用實(shí)名制，員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門，信息管理部門在系統(tǒng)中及時(shí)停用或調(diào)整其賬號(hào)權(quán)限。用戶應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，應(yīng)及時(shí)向信息管理部門報(bào)告。2.日常操作流程數(shù)據(jù)錄入各業(yè)務(wù)部門操作人員應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入前應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。對(duì)于重復(fù)或批量的數(shù)據(jù)錄入，可采用系統(tǒng)提供的導(dǎo)入功能進(jìn)行操作，但導(dǎo)入前需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。業(yè)務(wù)流程處理操作人員應(yīng)按照公司既定的業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行操作，不得擅自更改流程順序或跳過(guò)必要步驟。在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或系統(tǒng)提示錯(cuò)誤信息，應(yīng)及時(shí)停止操作，并向本部門負(fù)責(zé)人和信息管理部門報(bào)告，查明原因后進(jìn)行處理。查詢與統(tǒng)計(jì)操作人員可根據(jù)工作需要在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。查詢結(jié)果應(yīng)妥善保存，如有需要可進(jìn)行打印或?qū)С?。涉及重要?shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并做好記錄。3.操作日志管理ERP系統(tǒng)應(yīng)記錄所有用戶的操作日志，包括操作時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。信息管理部門定期對(duì)操作日志進(jìn)行備份和審查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)異常操作和違規(guī)行為，分析問(wèn)題原因并采取相應(yīng)措施。操作日志保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和查詢。三、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.系統(tǒng)日常維護(hù)信息管理部門安排專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常監(jiān)控和維護(hù)工作，實(shí)時(shí)關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況。定期對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能穩(wěn)定，運(yùn)行正常。每天對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照規(guī)定的周期進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.系統(tǒng)故障處理當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，操作人員應(yīng)立即向信息管理部門報(bào)告，并詳細(xì)描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時(shí)間。信息管理部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行故障診斷和排除。對(duì)于一般性故障，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)制定解決方案，并在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)，同時(shí)做好故障記錄和處理結(jié)果反饋。對(duì)系統(tǒng)故障進(jìn)行分析總結(jié)，找出故障原因和潛在風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，避免類似故障再次發(fā)生。3.系統(tǒng)升級(jí)管理信息管理部門根據(jù)ERP系統(tǒng)供應(yīng)商提供的升級(jí)信息、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及系統(tǒng)運(yùn)行情況，制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃。在系統(tǒng)升級(jí)前，信息管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分的測(cè)試和評(píng)估，確保升級(jí)對(duì)公司業(yè)務(wù)影響最小化。測(cè)試內(nèi)容包括功能測(cè)試、數(shù)據(jù)完整性測(cè)試、系統(tǒng)兼容性測(cè)試等。系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中，信息管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)處理升級(jí)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。升級(jí)完成后，進(jìn)行全面的檢查和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。系統(tǒng)升級(jí)后，信息管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作方法，同時(shí)對(duì)升級(jí)后的系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)反饋并解決出現(xiàn)的問(wèn)題。四、數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性管理各業(yè)務(wù)部門是數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的第一責(zé)任人，應(yīng)建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機(jī)制，對(duì)錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。信息管理部門定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查和比對(duì)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的情況，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行更正，并對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施。對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)等，在錄入系統(tǒng)后應(yīng)進(jìn)行雙人復(fù)核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.數(shù)據(jù)安全性管理信息管理部門采取有效的安全防護(hù)措施，保障ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)分類管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感程度和重要性設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格限制數(shù)據(jù)訪問(wèn)范圍。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，存儲(chǔ)在服務(wù)器上的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，在傳輸過(guò)程中采用加密協(xié)議，確保數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的安全性。制定數(shù)據(jù)備份恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份演練，確保在數(shù)據(jù)遭遇災(zāi)難或丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤、外部硬盤等，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。每月進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)可正?；謴?fù)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作前，應(yīng)制定詳細(xì)的恢復(fù)計(jì)劃，并經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。數(shù)據(jù)恢復(fù)演練每半年進(jìn)行一次，模擬系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失情況，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)方案的有效性，確保在實(shí)際需要時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。五、系統(tǒng)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全管理信息管理部門負(fù)責(zé)公司ERP系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的規(guī)劃、建設(shè)和管理，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳輸安全。安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行監(jiān)控和過(guò)濾，防止非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)和惡意攻擊。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，檢查系統(tǒng)漏洞，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，確保網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，限制外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)公司ERP系統(tǒng)的直接訪問(wèn)，如需訪問(wèn)，應(yīng)通過(guò)安全的遠(yuǎn)程訪問(wèn)方式進(jìn)行，并進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)。2.用戶權(quán)限管理根據(jù)員工的崗位職責(zé)和工作需要，信息管理部門為其分配合理的ERP系統(tǒng)操作權(quán)限，確保權(quán)限與職責(zé)相符，避免越權(quán)操作。用戶權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行審查和調(diào)整，當(dāng)員工崗位變動(dòng)或業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)修改其權(quán)限設(shè)置。嚴(yán)格控制系統(tǒng)管理員權(quán)限，系統(tǒng)管理員不得兼任具體業(yè)務(wù)操作崗位，其操作權(quán)限應(yīng)進(jìn)行最小化分配，并定期進(jìn)行審計(jì)。對(duì)于涉及敏感信息和關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作的權(quán)限，應(yīng)采用多人共管、定期輪崗等方式進(jìn)行管理，防止權(quán)限濫用和數(shù)據(jù)泄露。3.安全審計(jì)與監(jiān)控建立ERP系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)訪問(wèn)、網(wǎng)絡(luò)連接等行為進(jìn)行審計(jì)和記錄。信息管理部門定期對(duì)安全審計(jì)記錄進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。利用系統(tǒng)監(jiān)控工具對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)、性能指標(biāo)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)發(fā)出警報(bào)，并進(jìn)行深入分析和處理。配合公司內(nèi)部審計(jì)部門和外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)ERP系統(tǒng)安全情況進(jìn)行審計(jì)和檢查，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，確保系統(tǒng)安全合規(guī)運(yùn)行。六、培訓(xùn)與支持1.系統(tǒng)培訓(xùn)信息管理部門在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，為相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員提供全面的系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)功能、操作流程和使用方法。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)升級(jí)情況，定期組織系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括新功能介紹、操作技巧、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等。采用多種培訓(xùn)方式，如集中授課、在線學(xué)習(xí)、操作演示、案例分析等，提高培訓(xùn)效果，確保員工能夠熟練掌握ERP系統(tǒng)的使用。對(duì)新入職員工和轉(zhuǎn)崗員工及時(shí)進(jìn)行ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)工作崗位對(duì)系統(tǒng)操作的要求。2.技術(shù)支持信息管理部門設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)平臺(tái)，為ERP系統(tǒng)用戶提供及時(shí)的技術(shù)支持服務(wù)。用戶在使用系統(tǒng)過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，可通過(guò)電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式向技術(shù)支持人員咨詢，技術(shù)支持人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)和解決。對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)處理或遠(yuǎn)程協(xié)助，確保問(wèn)題得到妥善解決。定期收集用戶反饋的系統(tǒng)問(wèn)題和改進(jìn)建議，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，提高系統(tǒng)的易用性和穩(wěn)定性。七、考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：考核各業(yè)務(wù)部門錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度，以數(shù)據(jù)錯(cuò)誤率為主要考核指標(biāo)。系統(tǒng)操作規(guī)范性：檢查用戶是否按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行操作，有無(wú)違規(guī)操作行為。系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性：統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)故障發(fā)生次數(shù)、故障處理時(shí)間等指標(biāo)，評(píng)估系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。數(shù)據(jù)安全性：考核數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)情況，以及是否發(fā)生數(shù)據(jù)泄露等安全事故。培訓(xùn)與支持響應(yīng)：考核技術(shù)支持人員對(duì)用戶問(wèn)題的響應(yīng)時(shí)間和解決效果，以及員工對(duì)培訓(xùn)的參與度和掌握程度。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。對(duì)積極提出系統(tǒng)優(yōu)化建議并被采納，有效提高系統(tǒng)運(yùn)行效率和業(yè)務(wù)處理能力的個(gè)人，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、系統(tǒng)安全性等方面做出顯著貢獻(xiàn)，避免公司遭受重大損失的部門或個(gè)人，給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰措施對(duì)于違反ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、系統(tǒng)故障等，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人