辦公室常用品管理制度

辦公室常用品管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)辦公室常用品的管理，規(guī)范采購、使用、保管等行為，提高物品使用效率，節(jié)約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室常用品的管理。3.定義辦公室常用品是指用于辦公環(huán)境日常運轉(zhuǎn)、員工辦公操作等方面的各類物品，包括但不限于文具、辦公設(shè)備及耗材、清潔用品、飲用水等。二、管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公室常用品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一規(guī)劃和審核常用品的采購計劃，根據(jù)實際需求合理安排采購。負(fù)責(zé)常用品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。定期對常用品的庫存進(jìn)行盤點，確保賬物相符。對各部門常用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)建議。2.各部門負(fù)責(zé)本部門常用品需求的統(tǒng)計和上報，配合行政部門做好采購計劃的制定。嚴(yán)格按照規(guī)定使用常用品，不得浪費或挪作他用。負(fù)責(zé)本部門常用品的保管和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門反饋。協(xié)助行政部門進(jìn)行庫存盤點工作。三、采購管理1.采購計劃各部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門下月的工作需求，填寫《辦公室常用品需求申請表》，詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。行政部門匯總各部門的需求申請表，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。如遇特殊情況或臨時需求，各部門可填寫《辦公室常用品緊急采購申請表》，說明緊急采購的原因和物品信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部門優(yōu)先安排采購。2.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估和篩選，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況，應(yīng)及時與其溝通協(xié)商，要求其整改；如問題嚴(yán)重，可考慮更換供應(yīng)商。3.采購實施行政部門根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。在采購過程中，行政部門應(yīng)及時跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)采購物品存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。采購?fù)瓿珊螅姓块T應(yīng)收集采購發(fā)票、送貨單、驗收單等相關(guān)憑證，辦理報銷手續(xù)。四、驗收與入庫1.驗收標(biāo)準(zhǔn)行政部門采購人員應(yīng)根據(jù)采購合同或協(xié)議的要求，對采購物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。對于文具類物品，應(yīng)檢查其外觀是否完好、包裝是否完整、規(guī)格是否符合要求等；對于辦公設(shè)備及耗材，應(yīng)進(jìn)行開機(jī)測試、功能檢查等，確保其性能正常；對于清潔用品、飲用水等，應(yīng)檢查其品牌、規(guī)格、質(zhì)量是否與采購要求一致。2.驗收流程采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員共同進(jìn)行驗收。倉庫管理人員根據(jù)采購合同或協(xié)議及驗收標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品進(jìn)行逐一核對和檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時記錄并與采購人員溝通，共同協(xié)商解決方案。驗收合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單或驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。3.入庫管理倉庫管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄物品的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對于貴重物品或易損物品，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保其安全完好。庫存物品應(yīng)擺放整齊、有序，便于查找和盤點。五、保管與庫存管理1.保管要求倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔的環(huán)境，溫度和濕度應(yīng)符合物品保管的要求。庫存物品應(yīng)按照規(guī)定的存放方式進(jìn)行擺放，不得隨意堆放，以免損壞物品或影響倉庫的整潔。倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)、過期等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放，并采取嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，確保使用安全。2.庫存盤點行政部門應(yīng)定期組織庫存盤點工作，確保賬物相符。盤點周期一般為每月一次，每年進(jìn)行一次全面盤點。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)將庫存物品進(jìn)行整理和核對，確保庫存臺賬記錄準(zhǔn)確無誤。盤點時，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)清點庫存物品的數(shù)量，并與庫存臺賬進(jìn)行逐一核對。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》，注明差異情況和原因。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈或盤虧情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的物品應(yīng)及時入賬，盤虧的物品應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.庫存控制行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的使用情況和庫存周轉(zhuǎn)率，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。對于庫存積壓的物品，應(yīng)及時與各部門溝通，了解是否還有使用需求。如確實無法使用，應(yīng)考慮采取降價促銷、報廢處理等方式進(jìn)行處理，以減少庫存占用資金。根據(jù)庫存情況和采購周期，行政部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，確保庫存數(shù)量保持在合理范圍內(nèi)。六、發(fā)放與使用1.發(fā)放原則辦公室常用品的發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、勤儉節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量和范圍。各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求領(lǐng)取常用品，不得超量領(lǐng)取或浪費。2.發(fā)放流程各部門如需領(lǐng)取常用品，應(yīng)填寫《辦公室常用品領(lǐng)用申請表》，注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。行政部門倉庫管理人員根據(jù)《辦公室常用品領(lǐng)用申請表》，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時發(fā)放物品，并在庫存臺賬上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)取部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息；如庫存不足，應(yīng)告知申請人庫存情況，并說明預(yù)計到貨時間。領(lǐng)取人在收到發(fā)放的物品后，應(yīng)在《辦公室常用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.使用規(guī)定員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)取的常用品，不得隨意丟棄或損壞。對于貴重物品或共享的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸零部件。員工離職時，應(yīng)將所領(lǐng)用的常用品全部歸還行政部門倉庫，經(jīng)倉庫管理人員核對無誤后辦理離職手續(xù)。七、報廢與處理1.報廢條件辦公設(shè)備及耗材等物品達(dá)到規(guī)定的使用年限或出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞，無法正常使用且無維修價值的，可申請報廢。文具、清潔用品等物品因過期、變質(zhì)、損壞等原因無法繼續(xù)使用的，應(yīng)及時清理報廢。2.報廢申請各部門發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的物品后，應(yīng)填寫《辦公室常用品報廢申請表》，詳細(xì)說明物品的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。行政部門對各部門提交的報廢申請進(jìn)行審核，如情況屬實，應(yīng)安排相關(guān)人員對報廢物品進(jìn)行核實和鑒定。3.報廢處理經(jīng)審核批準(zhǔn)報廢的物品，行政部門應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)和價值，選擇合適的處理方式。對于可回收利用的物品，如廢舊紙張、塑料瓶、金屬等，應(yīng)進(jìn)行分類回收，交予專業(yè)的回收公司處理；對于不可回收利用的物品，如廢舊電器、過期化學(xué)用品等，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。行政部門應(yīng)在庫存臺賬和財務(wù)賬目中及時核銷已報廢的物品，確保賬物一致。八、監(jiān)督與檢查1.行政部門定期檢查行政部門應(yīng)定期對各部門辦公室常用品的使用、保管情況進(jìn)行檢查，查看是否存在浪費、違規(guī)使用、保管不善等問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對辦公室常用品的管理情況進(jìn)行審計，檢查采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、報廢等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或浪費現(xiàn)象。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)審計整改通知，要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的部門或個人，行政部門應(yīng)視情