質(zhì)量檔案管理制度

質(zhì)量檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量管理，規(guī)范質(zhì)量檔案管理工作，確保質(zhì)量檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司質(zhì)量決策、質(zhì)量改進(jìn)提供有力依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與質(zhì)量相關(guān)的文件、記錄、資料等檔案的管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程控制、質(zhì)量檢驗、客戶反饋等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的質(zhì)量檔案。3.職責(zé)分工質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定和完善質(zhì)量檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。歸口管理各類質(zhì)量檔案，組織質(zhì)量檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。對質(zhì)量檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核。各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的質(zhì)量文件和記錄的收集、整理，并定期移交質(zhì)量管理部門歸檔。配合質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量檔案的查閱、借閱等工作，確保質(zhì)量檔案的有效利用。按照質(zhì)量檔案管理制度的要求，對本部門保管的質(zhì)量檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞。二、質(zhì)量檔案的分類與編號1.分類原則根據(jù)質(zhì)量檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，將質(zhì)量檔案分為以下幾類：質(zhì)量管理體系文件類：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄表格等。產(chǎn)品質(zhì)量文件類：如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、檢驗規(guī)范、產(chǎn)品質(zhì)量報告等。供應(yīng)商質(zhì)量檔案類：涵蓋供應(yīng)商資質(zhì)證明、供貨業(yè)績、產(chǎn)品檢驗報告、質(zhì)量協(xié)議等?？蛻糍|(zhì)量檔案類：包含客戶信息、訂單要求、客戶反饋、退貨記錄等。質(zhì)量事故與改進(jìn)檔案類：涉及質(zhì)量事故報告、處理記錄、質(zhì)量改進(jìn)計劃與實(shí)施記錄等。2.編號規(guī)則質(zhì)量檔案編號采用分類代碼+年份+順序號的方式，具體如下：質(zhì)量管理體系文件類：QM+年份+順序號，例如：QM2023001。產(chǎn)品質(zhì)量文件類：QP+年份+順序號，例如：QP2023002。供應(yīng)商質(zhì)量檔案類：QS+年份+順序號，例如：QS2023003。客戶質(zhì)量檔案類：QC+年份+順序號，例如：QC2023004。質(zhì)量事故與改進(jìn)檔案類：QI+年份+順序號，例如：QI2023005。三、質(zhì)量檔案的收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)明確質(zhì)量文件和記錄的收集責(zé)任人，確保質(zhì)量檔案的及時收集。質(zhì)量文件應(yīng)在發(fā)布或修訂后及時收集，質(zhì)量記錄應(yīng)在完成相關(guān)活動后按規(guī)定時間收集。收集的質(zhì)量檔案應(yīng)完整、真實(shí)、有效，不得擅自修改、偽造或丟失。2.整理要求質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對收集到的質(zhì)量檔案進(jìn)行整理，按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類編號。對每份質(zhì)量檔案進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。去除質(zhì)量檔案中的重復(fù)文件和無關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容簡潔明了。將質(zhì)量檔案按照類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。四、質(zhì)量檔案的歸檔1.歸檔流程各部門整理好本部門的質(zhì)量檔案后，填寫《質(zhì)量檔案移交清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、日期等信息。將填寫好的《質(zhì)量檔案移交清單》連同質(zhì)量檔案一并提交給質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門對移交的質(zhì)量檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核無誤后，在《質(zhì)量檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將質(zhì)量檔案歸檔保存。2.歸檔時間質(zhì)量管理體系文件類、產(chǎn)品質(zhì)量文件類應(yīng)在文件發(fā)布或修訂后[X]個工作日內(nèi)歸檔。供應(yīng)商質(zhì)量檔案類、客戶質(zhì)量檔案類應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。質(zhì)量事故與改進(jìn)檔案類應(yīng)在質(zhì)量事故處理完畢或質(zhì)量改進(jìn)活動完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。五、質(zhì)量檔案的保管1.保管方式質(zhì)量檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列；電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。對重要的質(zhì)量檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管環(huán)境檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，保持室內(nèi)溫度和濕度適宜。電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。3.保管期限質(zhì)量管理體系文件類中的質(zhì)量手冊、程序文件等長期保存；作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄表格等根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，但一般不少于[X]年。產(chǎn)品質(zhì)量文件類中的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等在產(chǎn)品壽命周期內(nèi)保存；產(chǎn)品檢驗報告等根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，但一般不少于[X]年。供應(yīng)商質(zhì)量檔案類和客戶質(zhì)量檔案類在與供應(yīng)商或客戶合作結(jié)束后[X]年內(nèi)保存。質(zhì)量事故與改進(jìn)檔案類在質(zhì)量事故處理完畢或質(zhì)量改進(jìn)活動完成后[X]年內(nèi)保存。4.檔案清理質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對質(zhì)量檔案進(jìn)行清理，清理超過保管期限且無保存價值的檔案。檔案清理前，應(yīng)編制《質(zhì)量檔案清理清單》，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。檔案清理過程中，應(yīng)做好記錄，包括檔案名稱、編號、清理日期、清理原因等。六、質(zhì)量檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量檔案時，應(yīng)填寫《質(zhì)量檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到質(zhì)量管理部門查閱。質(zhì)量管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人、檔案名稱、編號、查閱內(nèi)容等。查閱質(zhì)量檔案時，應(yīng)在質(zhì)量管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案內(nèi)容。2.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要借閱質(zhì)量檔案時，應(yīng)填寫《質(zhì)量檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的質(zhì)量檔案，不得遺失、損壞或擅自復(fù)制。如發(fā)生檔案遺失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱人歸還檔案時，質(zhì)量管理部門應(yīng)進(jìn)行核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、質(zhì)量檔案的保密與安全1.保密措施質(zhì)量檔案涉及公司的商業(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密，所有接觸質(zhì)量檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對質(zhì)量檔案的查閱和借閱應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批，確保檔案只在授權(quán)范圍內(nèi)使用。嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)撡|(zhì)量檔案的內(nèi)容，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及公司機(jī)密的質(zhì)量檔案。2.安全管理加強(qiáng)質(zhì)量檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。定期對質(zhì)量檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決，確保檔案的安全保管。對電子質(zhì)量檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。八、質(zhì)量檔案的信息化管理1.建立質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檔案的電子化管理。質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，方便質(zhì)量檔案的管理和利用。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，如有變更應(yīng)及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)質(zhì)量檔案管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)功能。定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。九、質(zhì)量檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對各部門的質(zhì)量檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱借閱等環(huán)節(jié)。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)《質(zhì)量檔案管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時反饋給質(zhì)量管理部門。2.