廣西創(chuàng)新港灣公司印章管理辦法

廣西創(chuàng)新港灣公司印章管理辦法?一、總則（一）目的為加強廣西創(chuàng)新港灣公司（以下簡稱"公司"）印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)、各全資及控股子公司（以下統(tǒng)稱"各單位"）印章的管理。（三）印章定義本辦法所稱印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章以及各單位自行刻制的其他業(yè)務專用章等具有法律效力的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章由公司統(tǒng)一安排刻制。各單位如需刻制上述印章，應提前向公司行政管理部門提出書面申請，詳細說明刻制印章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并附相關(guān)證明文件。2.公司行政管理部門審核同意后，報公司法定代表人批準，由行政管理部門統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的印章制作單位刻制。3.各單位自行刻制的其他業(yè)務專用章，應報公司行政管理部門備案，詳細說明印章的名稱、用途、使用范圍等信息?？讨茣r應選擇具有資質(zhì)的印章制作單位，并確保印章的規(guī)格、樣式符合公司要求。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，應在公司行政管理部門進行登記備案，記錄印章的名稱、編號、刻制時間、啟用時間、保管人等信息。2.印章啟用時，應進行印模留存。印模應包括印章的正面、側(cè)面及背面，清晰顯示印章的全貌，并加蓋在專門的印模登記簿上。印模登記簿應妥善保管，以備查閱。3.印章啟用后，應及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告，明確印章的使用范圍、使用流程等事項。三、印章的保管（一）保管原則1.印章保管實行專人負責制，確保印章安全、妥善保管。2.印章保管人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。3.印章保管人因工作變動等原因需要交接印章時，應辦理嚴格的交接手續(xù)，確保印章交接清晰、責任明確。（二）保管職責1.公司公章：由公司行政管理部門指定專人保管。保管人負責公章的日常使用、登記、保管等工作，并按照公司規(guī)定的流程和審批權(quán)限進行用印。2.法定代表人章：由公司法定代表人指定專人保管，或由法定代表人本人保管。保管人應嚴格按照法定代表人的指示使用印章，并做好用印記錄。3.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管。保管人負責合同專用章的使用審核、登記等工作，確保合同用印符合公司合同管理制度的要求。4.財務專用章：由公司財務部門指定專人保管。保管人負責財務專用章的使用審批、登記等工作，嚴格按照財務制度和相關(guān)規(guī)定使用印章，確保財務資金安全。5.發(fā)票專用章：由公司財務部門指定專人保管。保管人負責發(fā)票專用章的使用管理，按照稅務法規(guī)和公司發(fā)票管理制度開具發(fā)票時正確使用印章，并做好相關(guān)記錄。6.各單位業(yè)務專用章：由各單位指定專人保管。保管人應根據(jù)本單位業(yè)務特點和印章使用范圍，嚴格按照規(guī)定使用印章，并做好用印登記工作。（三）保管要求1.印章應妥善存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.嚴禁將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準，并辦理印章外借手續(xù)，指定專人負責攜帶和使用，確保印章安全。3.印章保管人應定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司行政管理部門，并采取相應的措施進行處理。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等；代表公司簽署的各類法律文件；公司內(nèi)部的重要文件、報告、通知等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)簽署的文件、合同、協(xié)議等；銀行預留印鑒等涉及法定代表人個人簽字的業(yè)務。3.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。4.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付、稅務申報等相關(guān)業(yè)務，如開具支票、匯票、辦理銀行結(jié)算業(yè)務等。5.發(fā)票專用章：用于公司開具各類發(fā)票時加蓋。6.各單位業(yè)務專用章：用于本單位業(yè)務范圍內(nèi)的相關(guān)文件、憑證、報表等的蓋章確認，具體使用范圍由各單位根據(jù)業(yè)務需要確定，但不得超出公司規(guī)定的使用權(quán)限。（二）使用流程1.填寫用印申請單：用印人應根據(jù)用印事項填寫《廣西創(chuàng)新港灣公司印章使用申請單》（以下簡稱"申請單"），詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并簽字確認。2.審批：一般事項用印：由用印部門負責人審核簽字后，報公司行政管理部門負責人審批。重要事項用?。航?jīng)用印部門負責人、公司行政管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批；涉及重大決策、重要合同、對外擔保等事項的用印，還需報公司法定代表人審批。各單位業(yè)務專用章使用：由各單位負責人根據(jù)本單位印章使用規(guī)定進行審批。3.用印登記：印章保管人在收到經(jīng)審批的申請單后，應對用印事項進行認真審核，確認無誤后，按照申請單上的用印要求進行用印，并在《廣西創(chuàng)新港灣公司印章使用登記簿》（以下簡稱"登記簿"）上詳細記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人、審批人等信息。4.用印蓋章：印章保管人在用印時，應確保印章清晰、端正，與用印文件內(nèi)容相符。用印后，應將印章妥善保管，防止印章被盜用或濫用。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因不可抗力或其他特殊原因無法按照正常流程進行用印審批的，用印人應電話請示相關(guān)領(lǐng)導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.涉及多部門聯(lián)合用印的文件，應由主辦部門負責填寫申請單，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。各部門應在申請單上簽署意見，明確各自的責任和義務。3.對于空白合同、協(xié)議等文件需要加蓋印章的，必須嚴格按照公司合同管理制度的規(guī)定進行審批，并在合同、協(xié)議的空白處注明"此頁無正文"字樣，防止他人擅自添加內(nèi)容。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務范圍變化等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的。3.根據(jù)公司規(guī)定需要停用的其他情形。（二）停用手續(xù)1.印章保管人在印章停用后，應及時將印章交回公司行政管理部門，并填寫《廣西創(chuàng)新港灣公司印章停用申請表》，詳細說明印章停用的原因、時間等信息。2.公司行政管理部門對交回的印章進行審核確認后，在登記簿上注明印章停用日期，并將印章妥善保管。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由公司行政管理部門統(tǒng)一組織實施。銷毀前，應填寫《廣西創(chuàng)新港灣公司印章銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導批準。2.銷毀印章時，應至少有兩名監(jiān)銷人在場，確保印章銷毀徹底。監(jiān)銷人應在銷毀記錄上簽字確認，銷毀記錄應包括印章名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.印章銷毀后，應將銷毀記錄妥善保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負責對各單位印章管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對印章的保管、使用等情況進行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用申請單、登記簿等相關(guān)記錄的填寫是否完整、準確、規(guī)范。3.印章保管人的職責履行情況，是否存在擅自使用印章、違規(guī)用印等行為。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司行政管理部門應及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。2.對違反印章管理規(guī)定的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括批評教育、責令改正、經(jīng)濟處罰等；情節(jié)嚴重的，