租賃管理制度

租賃管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司租賃業(yè)務(wù)的管理，提高資產(chǎn)使用效率，降低租賃成本，保障公司權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及租賃業(yè)務(wù)的部門和項目，包括但不限于辦公場地租賃、設(shè)備租賃、車輛租賃等。3.原則租賃業(yè)務(wù)應(yīng)遵循合法性、經(jīng)濟(jì)性、合理性和規(guī)范性原則。在確保符合法律法規(guī)的前提下，追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，合理安排租賃資源，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。二、租賃業(yè)務(wù)流程（一）租賃需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，如需租賃資產(chǎn)，應(yīng)提前填寫《租賃需求申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)說明租賃資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃期限、預(yù)計用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并簽字批準(zhǔn)。對于涉及重大金額或特殊用途的租賃申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）市場調(diào)研與供應(yīng)商選擇1.申請部門或指定的租賃業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)批準(zhǔn)的租賃需求，進(jìn)行市場調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容包括但不限于租賃市場價格、供應(yīng)商信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量等。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、咨詢相關(guān)機(jī)構(gòu)等，建立供應(yīng)商名錄。3.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，從供應(yīng)商名錄中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步評估。評估內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、報價等。4.組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察（如有必要），進(jìn)一步了解其經(jīng)營狀況、設(shè)備狀況、服務(wù)能力等。5.根據(jù)評估和考察結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂《租賃合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括租賃資產(chǎn)的交付、使用、維修、保養(yǎng)、租金支付、違約責(zé)任等條款。（三）租賃資產(chǎn)交付與驗收1.供應(yīng)商按照合同約定的時間和地點(diǎn)交付租賃資產(chǎn)。公司租賃業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在交付現(xiàn)場進(jìn)行驗收，檢查租賃資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。2.驗收合格后，填寫《租賃資產(chǎn)驗收單》，由經(jīng)辦人員、使用部門負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商代表簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)租賃資產(chǎn)存在問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商整改或更換，直至驗收合格。（四）租賃資產(chǎn)使用與管理1.使用部門負(fù)責(zé)租賃資產(chǎn)的日常使用和管理，確保資產(chǎn)的安全、正常運(yùn)行。指定專人負(fù)責(zé)租賃資產(chǎn)的保管和維護(hù)，并建立相應(yīng)的使用臺賬，記錄資產(chǎn)的使用情況、維修保養(yǎng)記錄等。2.使用部門應(yīng)按照合同約定的用途使用租賃資產(chǎn)，不得擅自轉(zhuǎn)租、轉(zhuǎn)借或改變用途。如需對租賃資產(chǎn)進(jìn)行改造或添加設(shè)備，應(yīng)事先征得公司同意，并通知供應(yīng)商。3.定期對租賃資產(chǎn)進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時通知供應(yīng)商進(jìn)行維修。對于因使用不當(dāng)或保管不善造成租賃資產(chǎn)損壞或丟失的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）租金支付與結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)租賃合同約定的租金支付方式和時間，及時安排租金支付。在支付租金前，應(yīng)審核《租賃資產(chǎn)驗收單》、租賃合同等相關(guān)資料，確保支付金額準(zhǔn)確無誤。2.租金支付憑證應(yīng)妥善保存，作為財務(wù)核算和審計的依據(jù)。如有租金調(diào)整或其他結(jié)算事項，應(yīng)按照合同約定和公司財務(wù)制度進(jìn)行處理。（六）租賃期滿與續(xù)租1.租賃期滿前，使用部門應(yīng)提前通知公司租賃業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，由經(jīng)辦人員與供應(yīng)商溝通續(xù)租事宜。如雙方達(dá)成續(xù)租意向，應(yīng)重新簽訂租賃合同。2.如不再續(xù)租，使用部門應(yīng)在租賃期滿前清理租賃資產(chǎn)，并通知供應(yīng)商進(jìn)行收回。在資產(chǎn)收回前，使用部門應(yīng)確保資產(chǎn)完好無損，如有損壞應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。3.公司租賃業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對租賃期滿的資產(chǎn)進(jìn)行驗收，填寫《租賃資產(chǎn)收回驗收單》。如驗收合格，雙方辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，租賃合同終止。三、租賃合同管理（一）合同簽訂1.租賃合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于租賃資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃期限、租金及支付方式、租賃資產(chǎn)的交付與驗收、維修保養(yǎng)責(zé)任、違約責(zé)任等條款。2.在簽訂租賃合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。審核內(nèi)容包括法律合規(guī)性、財務(wù)條款、業(yè)務(wù)條款等。3.租賃合同經(jīng)雙方簽字（蓋章）后生效。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便執(zhí)行和監(jiān)督。（二）合同執(zhí)行與監(jiān)督1.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。公司租賃業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.定期對租賃合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.如因客觀原因需要變更合同條款，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。（三）合同歸檔與保管1.租賃合同簽訂后，應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保管。歸檔資料包括合同副本、《租賃需求申請表》、《租賃資產(chǎn)驗收單》、租金支付憑證等。2.合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行分類、編號、存放，便于查閱和管理。檔案保管期限應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。四、租賃資產(chǎn)的維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)保養(yǎng)責(zé)任1.租賃合同應(yīng)明確租賃資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)責(zé)任。一般情況下，供應(yīng)商負(fù)責(zé)租賃資產(chǎn)的正常維修保養(yǎng)，確保資產(chǎn)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。2.使用部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)租賃資產(chǎn)存在問題，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行維修。對于緊急情況，使用部門可先采取必要的應(yīng)急措施，但應(yīng)及時告知供應(yīng)商。（二）維修保養(yǎng)計劃與記錄1.供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)租賃資產(chǎn)的特點(diǎn)和使用情況，制定維修保養(yǎng)計劃，并定期對租賃資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維修保養(yǎng)計劃應(yīng)提前通知公司使用部門。2.使用部門應(yīng)建立租賃資產(chǎn)維修保養(yǎng)記錄臺賬，記錄每次維修保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、維修人員等信息。維修保養(yǎng)記錄應(yīng)作為評估租賃資產(chǎn)狀況和供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的重要依據(jù)。（三）維修保養(yǎng)費(fèi)用1.租賃資產(chǎn)的正常維修保養(yǎng)費(fèi)用一般由供應(yīng)商承擔(dān)，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在租賃合同中明確約定。2.如因使用部門使用不當(dāng)或保管不善導(dǎo)致租賃資產(chǎn)需要額外維修保養(yǎng)的，相關(guān)費(fèi)用由使用部門承擔(dān)。五、租賃業(yè)務(wù)風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立租賃業(yè)務(wù)風(fēng)險識別與評估機(jī)制，定期對租賃業(yè)務(wù)可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、操作風(fēng)險、法律風(fēng)險等方面。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險業(yè)務(wù)，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險關(guān)注租賃市場價格波動，定期進(jìn)行市場調(diào)研，及時調(diào)整租賃策略。通過與多個供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散市場風(fēng)險。2.信用風(fēng)險在選擇供應(yīng)商時，嚴(yán)格審核其信用狀況和資質(zhì)，避免與信用不良的供應(yīng)商合作。要求供應(yīng)商提供必要的擔(dān)保或保證金，以降低信用風(fēng)險。加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用跟蹤和評估，如發(fā)現(xiàn)信用狀況惡化，及時采取措施終止合作。3.操作風(fēng)險完善租賃業(yè)務(wù)流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責(zé)任，加強(qiáng)內(nèi)部控制。加強(qiáng)對租賃業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險意識。定期對租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正操作風(fēng)險隱患。4.法律風(fēng)險租賃合同應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)制定，確保合同的合法性和有效性。在簽訂合同前，咨詢專業(yè)法律人士，對合同條款進(jìn)行法律審核。加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，及時了解法律法規(guī)的變化，避免因法律風(fēng)險導(dǎo)致公司權(quán)益受損。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查租賃業(yè)務(wù)的合規(guī)性、真實性和效益性。審計內(nèi)容包括租賃合同簽訂、執(zhí)行情況、租金支付、資產(chǎn)使用與管理等方面。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.公司租賃業(yè)務(wù)管理部門定期對租賃資產(chǎn)的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等進(jìn)行檢查，確保租賃資產(chǎn)的安全、正常運(yùn)行。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時通