建筑工程有限公司材料采購管理制度

建筑工程有限公司材料采購管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司建筑工程材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保工程材料質(zhì)量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有建筑工程項(xiàng)目的材料采購活動，包括但不限于原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)工程施工進(jìn)度和實(shí)際需求，合理安排材料采購計(jì)劃，避免積壓和浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控材料質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購材料符合工程質(zhì)量要求。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧和供應(yīng)商管理，降低采購成本。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司廉潔制度，嚴(yán)禁在采購活動中謀取私利。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司材料采購計(jì)劃，根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)采購所需材料。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理、合法。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。配合相關(guān)部門做好材料的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。2.項(xiàng)目部門根據(jù)工程施工進(jìn)度，提前向采購部門提交詳細(xì)的材料需求計(jì)劃，明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與材料供應(yīng)商的考察和評估工作，提供相關(guān)意見和建議。負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場材料的使用管理和監(jiān)督，及時(shí)反饋材料使用過程中出現(xiàn)的問題。協(xié)助采購部門做好材料的驗(yàn)收工作，確保所采購材料符合工程實(shí)際需求。3.質(zhì)量部門制定材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，負(fù)責(zé)對采購材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。參與供應(yīng)商的考察和評估工作，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。對不合格材料提出處理意見，跟蹤處理結(jié)果，確保不合格材料不進(jìn)入施工現(xiàn)場。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和監(jiān)督。定期與采購部門核對賬目，確保采購資金的安全和合理使用。三、采購流程1.采購計(jì)劃編制項(xiàng)目部門根據(jù)工程施工圖紙、施工進(jìn)度計(jì)劃和實(shí)際需求，每月[具體時(shí)間]前編制次月的材料需求計(jì)劃，并提交給采購部門。采購部門匯總各項(xiàng)目部門的材料需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，進(jìn)行綜合分析和平衡，編制公司月度材料采購計(jì)劃。月度材料采購計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單。候選供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。采購部門組織相關(guān)人員（包括項(xiàng)目部門、質(zhì)量部門等）對候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等。按照評估得分對供應(yīng)商進(jìn)行排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和管理，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。3.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握供應(yīng)商的成本和利潤空間，運(yùn)用談判技巧爭取有利的采購條件。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守公司的采購政策和廉潔制度，確保談判過程公正、透明。談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，并提交給公司法律部門進(jìn)行審核。法律部門應(yīng)對合同條款的合法性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，提出修改意見。根據(jù)法律部門的審核意見，采購部門對采購合同進(jìn)行修改和完善，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。4.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，編制采購訂單。采購訂單應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。如因工程變更或其他原因需要調(diào)整采購訂單，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更訂單。5.材料驗(yàn)收材料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知項(xiàng)目部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。材料到貨時(shí)，采購人員、項(xiàng)目人員和質(zhì)量人員共同對材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件、外觀質(zhì)量等方面。質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程對材料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全檢，確保材料質(zhì)量符合要求。對于驗(yàn)收合格的材料，填寫驗(yàn)收單并辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的材料，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。6.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，填寫付款申請單，并提交給財(cái)務(wù)部門。付款申請單應(yīng)注明采購合同編號、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時(shí)間等內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門對付款申請單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收單的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。對于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在付款前對供應(yīng)商的信譽(yù)和資金狀況進(jìn)行評估，確保預(yù)付款的安全。在采購過程中，如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或出現(xiàn)質(zhì)量問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)規(guī)定，暫停付款或追回已付款項(xiàng)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)掌握材料價(jià)格波動情況。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂價(jià)格調(diào)整條款、采用套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動對采購成本的影響。加強(qiáng)市場調(diào)研，分析市場趨勢，提前儲備一些價(jià)格相對穩(wěn)定、用量較大的材料，以應(yīng)對市場價(jià)格上漲的風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格選擇供應(yīng)商，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核和評估，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購材料的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。對于關(guān)鍵材料和重要構(gòu)配件，可增加檢驗(yàn)頻次或進(jìn)行第三方檢驗(yàn)，確保材料質(zhì)量符合工程要求。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題，能夠及時(shí)追溯到供應(yīng)商，并采取有效的措施進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、索賠等。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和管理，關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)狀況等變化情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營困難、信譽(yù)受損等問題，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購策略，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對于重要材料的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商，以防止因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響工程進(jìn)度。在采購合同中約定違約責(zé)任和賠償條款，如供應(yīng)商未能按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，采購方有權(quán)要求供應(yīng)商賠償因此造成的損失。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購合同管理，確保合同條款明確、合理、合法。在簽訂合同前，應(yīng)組織相關(guān)人員對合同條款進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法的條款。嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如簽訂補(bǔ)充協(xié)議、追究違約責(zé)任等。建立合同檔案管理制度，對采購合同進(jìn)行分類歸檔，妥善保管合同原件及相關(guān)資料，以備查閱和追溯。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)采購活動中存在違規(guī)行為或問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。公司設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)，給予舉報(bào)人相應(yīng)的獎勵(lì)，并對違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.供應(yīng)商監(jiān)督采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通并要求其整改。對于整改不力或多次出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如減少訂單量、暫停合作、直至淘汰。建立供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制，定期向供應(yīng)商反饋評價(jià)結(jié)果，鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高自身的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。3.考核與激勵(lì)建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、材料質(zhì)量保證情況、供應(yīng)商管理情況等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予表彰和獎勵(lì)，如獎金、晉升、榮譽(yù)證書等；對考核不合格的采購人員進(jìn)行批評教育、誡勉談話或調(diào)整工作崗位等處理。設(shè)立采購成本節(jié)約獎勵(lì)制度，對于通過合理采