國際貿(mào)易采購管理制度及流程

國際貿(mào)易采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司國際貿(mào)易的采購效率，保障采購活動的規(guī)范性與透明度，特制定本國際貿(mào)易采購管理制度。制度適用于所有涉及國際采購的項目，包括原材料、設(shè)備、服務(wù)等，旨在明確采購各環(huán)節(jié)的責任，優(yōu)化資源配置，降低采購成本。二、采購原則1.采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保供應(yīng)商選擇過程的透明度。2.所有采購物資需經(jīng)過嚴格的質(zhì)量審核，確保符合國際標準與公司要求。3.各部門應(yīng)指定專人負責采購，申購人與采購人需分開，以避免利益沖突。4.強調(diào)與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，優(yōu)先選擇信譽良好的企業(yè)。三、采購流程1.需求確認需求部門應(yīng)根據(jù)項目計劃，提前明確所需物資的種類、數(shù)量及質(zhì)量要求，填寫《采購需求表》，并進行內(nèi)部分配。2.預(yù)算編制需求部門需根據(jù)采購計劃編制預(yù)算，預(yù)算需經(jīng)過財務(wù)部門審核，確保采購資金的合理使用。3.供應(yīng)商選擇3.1需求部門需對潛在供應(yīng)商進行市場調(diào)研，收集至少三家符合條件的供應(yīng)商信息。3.2依據(jù)價格、質(zhì)量、交貨時間及售后服務(wù)等綜合因素，選擇合適的供應(yīng)商，并進行初步溝通，確認其報價及供貨能力。4.詢價與報價4.1向選定的供應(yīng)商發(fā)送《詢價函》，明確詢價內(nèi)容及要求。4.2收集并整理供應(yīng)商的報價，形成《報價匯總表》，并進行價格比對與分析。5.核價與審批5.1依據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)和市場行情，對報價進行核價，確保價格合理。5.2填寫《采購申請審批表》，逐級上報，直至公司決策層審批通過。6.合同簽署6.1在審批通過后，與選定供應(yīng)商簽署《采購合同》。6.2合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的責任、權(quán)利、違約責任及爭議解決機制。7.采購實施7.1采購人員根據(jù)合同約定向供應(yīng)商下單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。7.2在物資到貨前，提前安排驗收人員，確保驗收流程的順暢。8.驗收與入庫8.1物資到貨后，驗收人員需依據(jù)《驗收標準》對物資進行質(zhì)量與數(shù)量的檢查。8.2驗收合格后，填寫《驗收報告》，并將物資入庫，記錄入庫信息。9.付款流程9.1在驗收合格后，采購人員需準備付款申請，附上相關(guān)單據(jù)（如發(fā)票、驗收報告等）。9.2付款申請需經(jīng)過財務(wù)審核，并由財務(wù)部門進行支付。10.采購記錄與檔案管理10.1所有采購活動需記錄在案，相關(guān)文件（如合同、發(fā)票、驗收單等）需歸檔保存。10.2建立供應(yīng)商檔案，定期評估供應(yīng)商的表現(xiàn)，確保采購的持續(xù)優(yōu)化。四、特殊采購流程在特殊情況下，采購流程可適當簡化或調(diào)整。例如，應(yīng)急采購可由相關(guān)部門直接進行，迅速響應(yīng)突發(fā)事件，但需在事后補充相關(guān)文件和流程，確保合規(guī)性。五、采購紀律1.采購人員應(yīng)保持高度的職業(yè)道德，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不當利益。2.采購活動中如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供虛假信息或不合格產(chǎn)品，應(yīng)立即終止與其合作，并進行相應(yīng)的法律追責。六、反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，建立定期反饋與評估機制。各部門應(yīng)定期對采購流程進行評估，提出改進建議，采購管理部門需對反饋進行整理與分析，確保流程的靈活性與適應(yīng)性。七、總結(jié)本國際貿(mào)易采購管理制度旨在