合同管理程序模板

協(xié)議管理程序1.目:明確協(xié)議要求,并經過協(xié)議評審確保企業(yè)有能力滿足這些要求。2適用范圍:適適用于企業(yè)產品銷售協(xié)議、訂單管理。3定義:略4職責分配:4.1銷售部:負責確定協(xié)議/訂單要求,組織對協(xié)議/訂單進行評審,并對協(xié)議/訂單實施情況進行跟進。4.2制造部、采購部、品質部、研發(fā)部等部門參與協(xié)議/訂單評審,并實施協(xié)議/訂單中相關部分。4.3總經理:負責協(xié)議/訂單評審表同意。5.過程分析烏龜圖:●計算機系統(tǒng)●電話●●計算機系統(tǒng)●電話●電子郵箱、微信等用什么資源（設備、材料等）？誰來做？●銷售部:協(xié)議/訂單管理歸口管理部門●各部門:參與協(xié)議/訂單評審●協(xié)議/訂單評審表●●協(xié)議/訂單評審表●用戶訂貨要求表●簽署正式協(xié)議●協(xié)議/訂單更改通知單●協(xié)議/訂單統(tǒng)計臺賬●用戶協(xié)議/訂單及其變更●法律法規(guī)要求協(xié)議管理過程●業(yè)務洽談●接收協(xié)議/訂單●協(xié)議/訂單評審●協(xié)議簽署和協(xié)議/訂單實施●協(xié)議/訂單更改/取消輸出輸入 輸出輸入●協(xié)議/訂單評審立刻率●訂單交期正確率●協(xié)議/訂單評審立刻率●訂單交期正確率●協(xié)議管理程序用何指標衡量？用何程序、方法？ 6步驟圖:步驟圖責任部門相關表單業(yè)務洽談業(yè)務洽談協(xié)議協(xié)議/訂單接收經過未經過協(xié)議/訂單保留協(xié)議/訂單更改/經過未經過協(xié)議/訂單保留協(xié)議/訂單更改/取消協(xié)議簽署與協(xié)議/訂單實施協(xié)議/訂單評審7程序內容:7.1業(yè)務洽談7.1.1銷售部做好與用戶業(yè)務洽談。洽談前,要做好充足準備;洽談過程中,要充足聽取用戶意見,幫助用戶掌握完整產品信息,同時要了解用戶資信情況。7.1.2洽談過程中,要就協(xié)議基礎要求,如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付、包裝、交貨期、交付方法、結算方法、違約責任、仲裁與索賠等,逐條與用戶明確,達成一致意見。7.2接收協(xié)議/訂單7.2.1本企業(yè)只接收書面購貨協(xié)議/訂單。對于用戶口頭訂單,銷售部應將其統(tǒng)計在《用戶口頭訂單統(tǒng)計表》上,用電子郵件發(fā)給用戶,由用戶書面確定后回傳。7.2.2銷售部應將協(xié)議/訂單送至銷售部跟單員,由銷售部跟單員組織對協(xié)議/訂單評審。7.2.3銷售部跟單員依據協(xié)議/訂單性質將其分成常規(guī)協(xié)議/訂單或特殊協(xié)議/訂單;1）常規(guī)協(xié)議/訂單是指針對企業(yè)已經有產品所訂協(xié)議/訂單2）特殊協(xié)議/訂單是指常規(guī)協(xié)議/訂單外協(xié)議/訂單,包含針對新產品或者對現(xiàn)有產品有附加技術要求、包裝要求協(xié)議/訂單7.2.4銷售部跟單員填寫《協(xié)議/訂單評審表》,連同協(xié)議/訂單一起送相關部門進行評審。7.3協(xié)議/訂單評審7.3.1協(xié)議/訂單要求。協(xié)議/訂單評審要確保:1）用戶各項要求（規(guī)格、數(shù)量、性能、交貨期、結算方法等）得到確定并形成文件2）協(xié)議或訂單中各項要求不存在含糊不清之處,特殊要求有明確說明,數(shù)次洽談前后不一致地方得到了處理3）協(xié)議或訂單符合相關法律法規(guī)、標準要求4）用戶潛在要求得到識別,這些要求是預期或者要求用途所必需5）本企業(yè)附加要求能確保兌現(xiàn)6）本企業(yè)有推行協(xié)議或訂單要求能力7.3.2常規(guī)協(xié)議/訂單評審1）銷售部跟單員從進銷存系統(tǒng)中知道有現(xiàn)貨時,只需將《協(xié)議/訂單評審表》送計劃科及銷售部經理進行評審2）無現(xiàn)貨時,由銷售部跟單員將《協(xié)議/訂單評審表》交計劃科就生產能力、生產完成日期進行評審,假如庫存中無所需產品物料,則還應將《協(xié)議/訂單評審表》送采購部就采購能力、到貨日期進行簽字評審,以后由銷售部經理就交貨期限進行評審。7.3.3特殊協(xié)議/訂單評審1）以專題會議形式進行,由銷售部牽頭,副總經理主持,研發(fā)部、工藝部、采購部、制造部、計劃科、品質部參與2)評審時應注意:①設計、采購和生產周期②要衡量本企業(yè)設計、工藝和檢測能力③要識別新質量要求、產品顏色要求、包裝要求④對成本和利潤進行核實7.3.4評審后,參與評審部門應在《協(xié)議/訂單評審表》中對應欄目中簽字,最終將《協(xié)議/訂單評審表》送總經理同意。7.3.5在協(xié)議/訂單評審過程中,評審人員對協(xié)議中相關內容和要求提出疑問或者修改提議時,由銷售部跟單員負責與用戶聯(lián)絡,征求其書面意見,經協(xié)商確定后變動事項需在《協(xié)議/訂單評審表》中給予統(tǒng)計。7.4協(xié)議簽署與協(xié)議/訂單實施7.4.1協(xié)議評審后,銷售部經理依據協(xié)議草案與同意評審結果,負責與用戶正式簽署協(xié)議,訂單評審經過后即生效。7.4.2銷售部跟單員將協(xié)議/訂單及《協(xié)議/訂單評審表》中內容轉化為《用戶訂貨要求表》,連同相關用戶資料分發(fā)給相關部門,作為設計、生產、檢驗、出貨等依據。7.4.3銷售部跟單員應建立《協(xié)議/訂單跟進控制表》,統(tǒng)計協(xié)議/訂單實施情況。若發(fā)生與協(xié)議/訂單不一致情況,應立刻與用戶協(xié)商處理。7.5協(xié)議/訂單更改/取消7.5.1若因非用戶原因需修改訂單或協(xié)議時,由產生原因部門通知銷售部跟單員。銷售部跟單員立刻與用戶聯(lián)絡,得到用戶同意后,在原協(xié)議或訂單上注明更改內容并填寫《協(xié)議/訂單更改通知單》。銷售部跟單員應將《協(xié)議/訂單更改通知單》送到與協(xié)議/訂單修改相關部門進行評審,并報送總經理同意,然后發(fā)至相關部門。7.5.2若因用戶提出協(xié)議/訂單條款修改時,應由銷售部跟單員填寫《協(xié)議/訂單更改通知單》,經與協(xié)議/訂單修改相關部門評審后送至總經理評審,然后發(fā)至相關部門。銷售部跟單員應在原協(xié)議或訂單中注明修改情況。7.5.3用戶取消協(xié)議/訂單時,銷售部跟單員需與用戶協(xié)商,就本企業(yè)已投入物料、已生產半成品和產品處理,以及由此產生損失,與用戶達成一致意見。銷售部跟單員應用《協(xié)議/訂單更改通知單》將協(xié)議/訂單取消情況通知相關部門。7.6協(xié)議/訂單保留7.6.1全部已經確定訂單/協(xié)議及其后修訂,以及《協(xié)議/訂單評審表》、《協(xié)議/訂單更改通知單》均由銷售部負責存檔。存檔時應注意將協(xié)議/訂單與對應《協(xié)議/訂單評審表》、《協(xié)議/訂單更改通知單》保留在一起。7.6.2協(xié)議/訂單推行中來往電子郵件應給予保留,作為協(xié)議/訂單附件。8過程績效監(jiān)視:目標名稱計算公式目標值監(jiān)視時機監(jiān)視部門8.1協(xié)議/訂單評審立刻率1.常規(guī)協(xié)議需半天評審完成,特殊協(xié)議/訂單需1天評審完成2.協(xié)議/訂單評審立刻率=（按時完成協(xié)議/訂單評審次數(shù)）/（協(xié)議/訂單評審總次數(shù)）*100%≥98%每個月銷售部8.2訂單交期正確率[1-（交期變動訂單數(shù)/訂單總數(shù)）]*100%≥90%每個月銷售部9過程中風險和機遇控制（風險應對）:風險應對方法實施時間責任人監(jiān)視方法因協(xié)議評審不嚴謹造成開發(fā)新產品不能滿足用戶要求1.新產品協(xié)議評審應在協(xié)議簽署之前進行,