檔案信息化管理規(guī)范

ICS01.140.20

CCSR01

團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)

T/WHGX008—2023

檔案信息化管理規(guī)范

學(xué)兔兔標(biāo)準(zhǔn)下載

2023-11-10發(fā)布2023-11-15實(shí)施

武漢市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布

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檔案信息化管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了檔案信息化管理的總則、應(yīng)用系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)、電子文件管理。

本文件適用于檔案信息化的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件。不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T22239信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求

GB/T22240信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指南

GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T47版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)

DA/T70文書類電子檔案檢測(cè)一般要求

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

DA/T58界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件

3.1

電子文件electronicdocument

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、信

學(xué)兔兔息化加工、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。標(biāo)準(zhǔn)下載

3.2

電子檔案electronicrecord

具有憑證、查考和利用價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

3.3

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元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

4總則

4.1總體要求

4.1.1電子文件與電檔案管應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的的管理原

則。

4.1.2應(yīng)建設(shè)、配備必要的檔室信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)，為電子文件與電子檔案管理提供技術(shù)保障。

4.1.3應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和離線存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)施電子文件和電子檔案管理，保障數(shù)據(jù)信息安全。

4.1.4電子文件及電子檔案管理系統(tǒng)功能的規(guī)劃設(shè)計(jì)，應(yīng)符合GB/T29194、GB/T39784等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

4.2工作原則

4.2.1可靠性原則

電子文件與電子檔案，應(yīng)由經(jīng)過(guò)授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在特定的時(shí)間內(nèi)，

通過(guò)經(jīng)過(guò)安全核驗(yàn)的系統(tǒng)生成。

4.2.2規(guī)范性原則

電子檔案管理應(yīng)明確管理和技術(shù)要求，對(duì)電子檔案的形成、歸檔、保存、利用等全過(guò)程進(jìn)行控制，

做到各環(huán)節(jié)程序規(guī)范。

4.2.3合規(guī)性原則

電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)及管理數(shù)據(jù)等要素，均應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，各組成要素齊全、完

整、規(guī)范、可讀。

4.2.4安全性原則

電子檔案管理，應(yīng)符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)書的管理工作，

確保數(shù)字化檔案的安全。

4.3元數(shù)據(jù)

4.3.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置元數(shù)據(jù)方案，并實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的傳輸、解析、交換、利用。

4.3.2元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點(diǎn)應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)過(guò)程中進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)

4.3.3元數(shù)據(jù)的捕獲方式包括直接提取、計(jì)算寫入、默認(rèn)賦值及人工錄入等。

4.3.4元數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點(diǎn)包括但不限于:項(xiàng)目電子文件管理生命周期中的捕獲、歸檔、接收、整理、保

管、利用、鑒定、處置、移交等各個(gè)節(jié)點(diǎn)。

4.3.5電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)歸檔對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與所描述的項(xiàng)目電子文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)

系。

學(xué)兔兔4.3.6電子文件與電子檔案元數(shù)據(jù)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)DA/T46的要求,設(shè)置文標(biāo)準(zhǔn)下載件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體業(yè)務(wù)實(shí)

體、關(guān)系實(shí)體。

5應(yīng)用系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)

5.1一般要求

5.1.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施應(yīng)能夠保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電

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子文件形成、歸檔與電子檔案管理活動(dòng)的實(shí)際需求。

5.1.2信息系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)能滿足檔案資源安全管理的要求，應(yīng)為檔案部門部

署局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。

5.1.3應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境：

a)硬件系統(tǒng)，包括但不限于：

—直接使用服務(wù)器；

—存儲(chǔ)等物理設(shè)備。

b）軟件系統(tǒng)，包括但不限于：

—關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；

—網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)；

—中間件。

5.1.4應(yīng)為電子檔案系統(tǒng)配置備份設(shè)備，可采用但不限于：

—虛擬帶庫(kù)；

—物理帶庫(kù)；

—藍(lán)光光盤帶庫(kù)；

—磁盤陣列；

—網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。

5.1.5根據(jù)系統(tǒng)硬件與基礎(chǔ)軟件生命周期、技術(shù)升級(jí)、故障、性能等實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行更新、升級(jí)。

5.2功能要求

5.2.1系統(tǒng)文件管理功能執(zhí)行GB/T18894中5.1的要求。

5.2.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照GB/T18894中5.2給出的要求開(kāi)發(fā)、配置電子檔案管理基本功能和

擴(kuò)展功能。

5.3安全管理要求

5.3.1電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)執(zhí)行GB/T18894中5.4的要求

5.3.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)類型的不同，滿足網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)要求。

5.3.3電子檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》《檔案

信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》，并執(zhí)行GB/T22239、GB/T22240的規(guī)定。

5.3.4電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)符合GB/T39784的規(guī)定。

6電子文件管理

6.1文件歸檔

6.1.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件管理功能，通過(guò)設(shè)置電子文件管理模塊或?qū)ｉT的電子文件管理系統(tǒng)實(shí)

施電子文件管理。

6.1.2電子文件應(yīng)能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家規(guī)范的文件格式，應(yīng)具備格式開(kāi)放，可轉(zhuǎn)換，易于利用等要求。

學(xué)兔兔6.1.3電子文件應(yīng)以單份文文件或一個(gè)組合文件作為一個(gè)保管單位，并能標(biāo)準(zhǔn)下載夠按照內(nèi)置規(guī)則對(duì)單份電子

文件及組合電子文件命名。

6.1.4應(yīng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理、審核、匯總成套等工作。

6.1.5電子檔案的整理應(yīng)根據(jù)GB/T11822、DA/T50、DA/T78的要求。

6.2文件存儲(chǔ)

6.2.1電子檔案管理系統(tǒng)可參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行分類，集中有序地存儲(chǔ)電子檔案

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6.2.2采取在線存儲(chǔ)項(xiàng)目電子檔案時(shí)，應(yīng)配備相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境。

6.2.3在線存儲(chǔ)應(yīng)定期掃描、診斷，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)處理。

6.2.4電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)執(zhí)行GB/T18894中第9.1的規(guī)定。

6.3備份

6.3.1重要的電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

6.3.2應(yīng)同時(shí)備份保障數(shù)據(jù)恢復(fù)的管理系統(tǒng)與應(yīng)用軟件。

6.3.3電子檔案的各份應(yīng)執(zhí)行GB/T18894中9.2的規(guī)定。

6.4利用

6.4.1應(yīng)建立電子檔案利用制度，對(duì)利用的范圍、方式、對(duì)象、審批等做出規(guī)定。

6.4.2電子檔案保管單位應(yīng)建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)利用庫(kù)，與長(zhǎng)期保存的項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)分離。

6.4.3應(yīng)根據(jù)職務(wù)、職責(zé)等要求為利用者設(shè)置相應(yīng)的利用權(quán)限，并在利用權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、

復(fù)制、下載電子檔案及其元數(shù)據(jù)。

6.4.4對(duì)電子檔案采取在線利用方式時(shí)，應(yīng)實(shí)行審批和登記程序，建立可溯源的審計(jì)跟蹤記錄，確保

項(xiàng)目電子檔案不會(huì)超授權(quán)利用、復(fù)制或公布。

6.4.5電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

6.5統(tǒng)計(jì)

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)接收、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并建立臺(tái)賬，應(yīng)執(zhí)行GB/T18894中9.4的規(guī)

定。

6.6鑒定

6.6.1應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，鑒定方法及程序應(yīng)符合DA/T70的要求。

6.6.2檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷毀鑒定，提出鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷毀意

見(jiàn)，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門。

6.6.3鑒定意見(jiàn)需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

6.7轉(zhuǎn)換與遷移

電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移，應(yīng)執(zhí)行GB/T18894中第10.2的規(guī)定。

6.8移交與銷毀

6.8.1電子檔案的驗(yàn)收與移交應(yīng)參照《電子檔案移交與接收辦法》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.8.2電子檔案及其元數(shù)據(jù)的銷毀，應(yīng)執(zhí)行GB/T18894中第10.3的規(guī)定。

7保密管理

學(xué)兔兔7.1運(yùn)行管理要求標(biāo)準(zhǔn)下載

檔案管理責(zé)任部門或第三方檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)接受檔案行政管理部門、保密工作部門的保密審查

和指導(dǎo)監(jiān)督，并與信息化實(shí)施單位簽訂保密協(xié)議。

7.2人員管理

檔案信息化加工人員卜崗前應(yīng)接受保密安全培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，并保持相對(duì)穩(wěn)定。信息化服

務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)參加信息化工作的人員，應(yīng)進(jìn)行身份登記和安全保密審查。

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7.3管理制度

檔案信息化過(guò)程中應(yīng)實(shí)行保密管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，制定與信息涉密等級(jí)相應(yīng)的管理制度，定期對(duì)制度

實(shí)施情況進(jìn)行檢查。

7.4場(chǎng)所管理

7.4.1信心化加工場(chǎng)所一般設(shè)在數(shù)字化實(shí)施單位內(nèi)部，按臨時(shí)保密要害部位進(jìn)行管理。加工場(chǎng)所應(yīng)安

裝監(jiān)控?cái)z像頭和錄像設(shè)備，全程攝錄加工現(xiàn)場(chǎng)情況備查。

7.4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備專門的儲(chǔ)物柜，用于工作人員存放私人物品。不得數(shù)字化加工人員將個(gè)

人手機(jī)、數(shù)碼拍攝設(shè)備及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。不得存放易燃、易爆物品。

7.4.3應(yīng)制定消防預(yù)案，配備一定數(shù)量的手?jǐn)y消防器材，定期、專人檢查。設(shè)置兼職消防安全員，實(shí)

施消防安全員值日制度，定期檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況立即報(bào)告并采取適當(dāng)措施。

7.5設(shè)備管理

7.5.1信息化加工過(guò)程中所使用的掃描儀、照相機(jī)、計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)等設(shè)備，應(yīng)符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

和保密要求。

7.5.2應(yīng)根據(jù)所加工檔案的最高密級(jí)，確定計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)質(zhì)的密級(jí)，并采取