供需方管理制度

供需方管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司與供需方之間的合作關(guān)系，確保物資采購、服務(wù)提供等活動的順利進行，保障公司利益，提高運營效率，促進供需雙方的長期穩(wěn)定合作。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及物資采購、服務(wù)外包等與供需方相關(guān)的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料供應(yīng)商、零部件供應(yīng)商、服務(wù)提供商等。3.基本原則公平公正原則：在選擇、評估和管理供需方過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供需方享有平等的機會。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的供需方，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和客戶需求。誠實守信原則：供需雙方應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護良好的合作關(guān)系。互利共贏原則：追求供需雙方的共同發(fā)展，實現(xiàn)互利共贏的合作目標。二、供需方選擇與評估1.供需方信息收集渠道市場調(diào)研：通過行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)報告等方式收集潛在供需方信息。供應(yīng)商推薦：現(xiàn)有供需方、合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等的推薦。公司內(nèi)部推薦：公司員工根據(jù)業(yè)務(wù)需求推薦合適的供需方。內(nèi)容收集的信息應(yīng)包括供需方的基本情況（如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等）、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽狀況等。2.初步篩選根據(jù)收集到的信息，對潛在供需方進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供需方，如生產(chǎn)能力不足、信譽不佳等。3.實地考察對于通過初步篩選的供需方，安排實地考察，了解其實際生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、設(shè)備設(shè)施等情況?？疾靸?nèi)容可包括：生產(chǎn)車間：查看生產(chǎn)流程、設(shè)備運行狀況、生產(chǎn)環(huán)境等。質(zhì)量控制部門：了解質(zhì)量檢驗標準、檢驗流程、檢測設(shè)備等。倉庫管理：考察庫存管理情況，確保物資存儲符合要求。人員管理：觀察員工工作狀態(tài)、培訓(xùn)情況等。4.資質(zhì)審核審核供需方的相關(guān)資質(zhì)文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書、稅務(wù)登記證等，確保其具備合法經(jīng)營資格。5.樣品測試與試用對于重要物資或服務(wù)，要求供需方提供樣品進行測試或試用，根據(jù)測試結(jié)果和試用反饋評估其是否符合公司要求。6.評估指標體系建立供需方評估指標體系，包括但不限于以下方面：質(zhì)量指標：產(chǎn)品合格率、服務(wù)達標率等。價格指標：價格合理性、價格穩(wěn)定性等。交貨期指標：按時交貨率、交貨準時性等。售后服務(wù)指標：響應(yīng)時間、解決問題能力等。信譽指標：是否有違約記錄、商業(yè)信譽評價等。7.綜合評估組織相關(guān)部門和人員對供需方進行綜合評估，根據(jù)評估指標體系進行打分，確定其綜合得分。根據(jù)綜合得分對供需方進行排名，選擇排名靠前的供需方作為合作對象。三、供需方合作協(xié)議1.協(xié)議簽訂流程確定合作意向后，由采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草合作協(xié)議草案。草案提交法務(wù)部門審核，確保協(xié)議內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。根據(jù)法務(wù)部門審核意見修改協(xié)議草案，經(jīng)公司授權(quán)代表與供需方協(xié)商一致后簽訂正式合作協(xié)議。2.協(xié)議主要內(nèi)容雙方基本信息：包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式等。合作內(nèi)容：明確物資采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、服務(wù)的具體內(nèi)容等。價格條款：約定物資價格、服務(wù)費用及其調(diào)整方式。交貨期與交貨地點：規(guī)定交貨時間和交貨地點。質(zhì)量標準：明確產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)達到的質(zhì)量要求。驗收條款：制定驗收標準、驗收流程和驗收期限。付款方式：確定付款時間、付款比例和付款方式。售后服務(wù)：約定售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時間和解決問題的期限。保密條款：規(guī)定雙方在合作過程中知悉的對方商業(yè)秘密等信息的保密責(zé)任。違約責(zé)任：明確雙方違反協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。爭議解決方式：約定雙方在合作過程中發(fā)生爭議的解決途徑，如協(xié)商、仲裁或訴訟。四、供需方日常管理1.溝通協(xié)調(diào)機制建立定期溝通會議制度，供需雙方定期就合作情況、問題解決、需求變更等進行溝通交流。設(shè)立專門的溝通渠道，如聯(lián)系人電話、郵箱、即時通訊工具等，確保信息傳遞及時準確。對于緊急事項，雙方應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。2.訂單管理公司根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求向供需方下達訂單，訂單內(nèi)容應(yīng)明確物資規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。訂單下達后，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供需方溝通訂單進度，確保按時交貨。如有訂單變更需求，應(yīng)及時通知供需方，并協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。3.質(zhì)量監(jiān)控要求供需方建立質(zhì)量管理體系，定期對其質(zhì)量管理體系進行評估。加強進貨檢驗和驗收工作，按照驗收標準對采購的物資或服務(wù)進行嚴格檢驗，確保質(zhì)量合格。對于質(zhì)量問題，及時通知供需方，要求其采取整改措施，如退換貨、補貨、返工等，并跟蹤整改情況。4.交貨期管理與供需方明確交貨期要求，并將交貨期納入考核指標。提前了解供需方生產(chǎn)計劃和庫存情況，對于可能影響交貨期的因素及時溝通協(xié)調(diào)，采取措施確保按時交貨。對于延遲交貨的供需方，按照協(xié)議約定追究其違約責(zé)任。5.價格管理定期對市場價格進行調(diào)研，了解同類物資或服務(wù)的價格動態(tài)。根據(jù)市場價格變化和公司成本情況，與供需方協(xié)商價格調(diào)整事宜，確保價格合理。對于價格調(diào)整，應(yīng)簽訂價格變更協(xié)議，并明確價格調(diào)整的生效時間和范圍。6.售后服務(wù)管理要求供需方提供良好的售后服務(wù)，明確售后服務(wù)內(nèi)容和響應(yīng)時間。對于客戶反饋的關(guān)于供需方產(chǎn)品或服務(wù)的問題，及時轉(zhuǎn)交給供需方，并跟蹤處理進度和結(jié)果。定期對供需方售后服務(wù)質(zhì)量進行評價，評價結(jié)果作為合作評估的重要依據(jù)。五、供需方考核與激勵1.考核周期定期對供需方進行考核，考核周期可根據(jù)業(yè)務(wù)特點確定，一般為季度或年度。2.考核內(nèi)容質(zhì)量考核：根據(jù)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量檢驗結(jié)果進行評分。交貨期考核：統(tǒng)計按時交貨率等指標進行考核。價格考核：評估價格合理性和穩(wěn)定性。售后服務(wù)考核：根據(jù)客戶反饋和處理情況進行評價。其他考核：如配合度、創(chuàng)新能力等方面的考核。3.考核方式由采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集考核數(shù)據(jù)，包括檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等。組織相關(guān)部門和人員對考核數(shù)據(jù)進行分析和評估，確定考核得分。4.激勵措施優(yōu)秀供應(yīng)商評選：根據(jù)考核結(jié)果，評選出優(yōu)秀供需方，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、增加訂單份額、提供優(yōu)惠政策等。合作機會優(yōu)先：在后續(xù)合作中，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供需方，優(yōu)先給予合作機會，優(yōu)先考慮新產(chǎn)品、新項目的合作。培訓(xùn)與輔導(dǎo)：為有提升潛力的供需方提供培訓(xùn)和輔導(dǎo)，幫助其提高產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平等，促進共同發(fā)展。5.懲罰措施警告：對于考核結(jié)果不合格的供需方，發(fā)出警告通知，要求其限期整改。減少訂單份額：根據(jù)整改情況，適當(dāng)減少訂單份額，直至其改進達到要求。暫停合作：對于問題嚴重且整改不力的供需方，暫停合作一段時間，待其整改合格后再恢復(fù)合作。終止合作：對于屢教不改、嚴重影響公司利益的供需方，終止合作關(guān)系，并按照協(xié)議追究其違約責(zé)任。六、供需方風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別市場風(fēng)險：如原材料價格波動、市場需求變化等可能影響供需方的供應(yīng)能力和價格水平。質(zhì)量風(fēng)險：供需方提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，給公司帶來損失。交貨期風(fēng)險：供需方因各種原因無法按時交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營進度。信譽風(fēng)險：供需方存在違約、欺詐等行為，損害公司利益。法律風(fēng)險：合作協(xié)議存在漏洞或違反法律法規(guī)，導(dǎo)致法律糾紛。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。3.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對與供需方協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格波動的調(diào)整方式。建立市場監(jiān)測機制，及時了解市場動態(tài)，提前做好應(yīng)對準備。開發(fā)多個供應(yīng)渠道，降低對單一供需方的依賴。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強進貨檢驗和驗收，增加檢驗頻次和項目。要求供需方提供質(zhì)量擔(dān)保，對質(zhì)量問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。定期對供需方質(zhì)量管理體系進行審核和評估，督促其持續(xù)改進質(zhì)量。交貨期風(fēng)險應(yīng)對提前與供需方制定詳細的生產(chǎn)計劃和交貨計劃，明確關(guān)鍵節(jié)點。建立交貨期預(yù)警機制，對可能延遲交貨的情況提前采取措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應(yīng)商等。在合作協(xié)議中明確延遲交貨的違約責(zé)任，加大違約成本。信譽風(fēng)險應(yīng)對加強對供需方信譽調(diào)查和評估，選擇信譽良好的合作伙伴。在合作協(xié)議中明確信譽條款，對違約行為進行約束。建立信譽檔案，記錄供需方的