取證管理制度

取證管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司取證管理工作，確保公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中能夠合法、合規(guī)地獲取和使用各類證據(jù)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、法律糾紛、行政管理等方面的取證工作。（三）基本原則1.合法性原則取證工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，確保所獲取的證據(jù)具有法律效力。2.真實(shí)性原則證據(jù)應(yīng)真實(shí)、客觀地反映事實(shí)情況，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關(guān)聯(lián)性原則所取證據(jù)應(yīng)與待證事實(shí)具有直接或間接的關(guān)聯(lián)性，能夠證明案件或事項(xiàng)的關(guān)鍵事實(shí)。4.及時(shí)性原則在需要取證的情況下，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行收集，避免證據(jù)滅失或難以獲取。二、取證管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司取證管理制度及流程。2.為公司各部門提供取證方面的法律專業(yè)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。3.參與重大案件或重要事項(xiàng)的取證工作，協(xié)助制定取證策略，并對(duì)所取證據(jù)進(jìn)行法律審查。4.負(fù)責(zé)保管公司重要證據(jù)原件，并建立證據(jù)檔案。（二）業(yè)務(wù)部門1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，按照公司要求及時(shí)、準(zhǔn)確地收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類證據(jù)，確保證據(jù)的完整性和真實(shí)性。2.配合法務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行取證工作，提供必要的協(xié)助和信息支持。3.對(duì)本部門所取證據(jù)進(jìn)行初步整理和保管，并按照規(guī)定及時(shí)移交。（三）行政部門1.協(xié)助法務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行行政事務(wù)方面的取證工作，如文件資料的查找、復(fù)印等。2.負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所的安全管理，保障證據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境的安全，防止證據(jù)丟失或損壞。（四）其他部門根據(jù)公司整體取證工作安排，在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合做好相關(guān)取證工作。三、取證范圍（一）業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)1.合同協(xié)議類：包括各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、采購(gòu)合同、銷售合同等，以及合同的變更、補(bǔ)充、解除等相關(guān)文件。2.交易記錄：如訂單、發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、付款憑證、收款憑證等，用于證明業(yè)務(wù)交易的真實(shí)性和履行情況。3.溝通文件：業(yè)務(wù)往來(lái)中的郵件、信函、傳真、即時(shí)通訊記錄等，涉及業(yè)務(wù)洽談、工作安排、問(wèn)題溝通等內(nèi)容。4.會(huì)議紀(jì)要：業(yè)務(wù)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等形成的紀(jì)要，記錄會(huì)議討論的重要事項(xiàng)、決策結(jié)果等。5.產(chǎn)品或服務(wù)記錄：產(chǎn)品研發(fā)文檔、測(cè)試報(bào)告、服務(wù)記錄、客戶反饋等，用于證明公司產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和性能。（二）法律糾紛證據(jù)1.糾紛起因證據(jù)：如糾紛發(fā)生前的相關(guān)通知、函件、溝通記錄等，證明糾紛的起始點(diǎn)和雙方的前期態(tài)度。2.爭(zhēng)議事實(shí)證據(jù)：圍繞糾紛爭(zhēng)議焦點(diǎn)所涉及的各類證據(jù)，如合同履行情況的證明、侵權(quán)行為的相關(guān)證據(jù)、違約行為的表現(xiàn)等。3.損失證據(jù)：因糾紛導(dǎo)致公司產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損失等方面的證據(jù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表、評(píng)估報(bào)告、媒體報(bào)道等。4.責(zé)任認(rèn)定證據(jù)：用于確定糾紛責(zé)任歸屬的各類證據(jù)，如過(guò)錯(cuò)方的行為記錄、相關(guān)法律法規(guī)依據(jù)等。（三）行政管理證據(jù)1.內(nèi)部規(guī)章制度文件：公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、流程手冊(cè)、崗位職責(zé)說(shuō)明書等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理和員工行為。2.人事管理證據(jù)：?jiǎn)T工入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄、考勤記錄等，涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等方面。3.財(cái)務(wù)審計(jì)證據(jù)：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、賬目明細(xì)、費(fèi)用報(bào)銷憑證等，反映公司財(cái)務(wù)狀況和資金流動(dòng)情況。4.行政事務(wù)證據(jù)：辦公場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備采購(gòu)合同、辦公用品采購(gòu)發(fā)票、車輛使用記錄等，與公司日常行政管理活動(dòng)相關(guān)。四、取證流程（一）取證申請(qǐng)1.當(dāng)需要取證時(shí)，相關(guān)部門或人員應(yīng)填寫《取證申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明取證的事項(xiàng)、目的、證據(jù)類型、預(yù)計(jì)獲取時(shí)間等信息。2.將《取證申請(qǐng)表》提交給本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)的必要性和可行性進(jìn)行評(píng)估，并簽署審核意見(jiàn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給法務(wù)部門進(jìn)行備案。對(duì)于重大或復(fù)雜的取證申請(qǐng)，法務(wù)部門可要求申請(qǐng)部門提供進(jìn)一步的說(shuō)明或補(bǔ)充材料。（二）取證準(zhǔn)備1.法務(wù)部門根據(jù)備案的取證申請(qǐng)，會(huì)同相關(guān)部門制定取證計(jì)劃，明確取證的方式、方法、步驟以及參與人員的分工。2.參與取證的人員應(yīng)熟悉取證事項(xiàng)的背景和相關(guān)法律法規(guī)要求，準(zhǔn)備好必要的取證工具和材料，如相機(jī)、錄音設(shè)備、文件復(fù)印設(shè)備、授權(quán)委托書等。3.對(duì)于涉及第三方的取證，如向客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等獲取證據(jù)，應(yīng)提前與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，明確取證的范圍、方式和時(shí)間，并爭(zhēng)取對(duì)方的配合與支持。（三）證據(jù)收集1.根據(jù)取證計(jì)劃，按照不同的證據(jù)類型和來(lái)源，采取相應(yīng)的收集方法：文件資料收集：通過(guò)查閱公司檔案、辦公系統(tǒng)、第三方平臺(tái)等方式獲取相關(guān)文件，并進(jìn)行復(fù)印、掃描或拍照留存。對(duì)于重要文件原件，應(yīng)辦理借閱或提取手續(xù)，并妥善保管。電子數(shù)據(jù)收集：運(yùn)用專業(yè)的數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件、網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具等技術(shù)手段，對(duì)電子設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等存儲(chǔ)介質(zhì)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行提取和固定。在收集電子數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)遵循電子數(shù)據(jù)取證的相關(guān)規(guī)范和程序，確保數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。證人證言獲?。簩?duì)相關(guān)證人進(jìn)行詢問(wèn)，并制作詢問(wèn)筆錄。詢問(wèn)筆錄應(yīng)詳細(xì)記錄證人的基本信息、與案件的關(guān)系、所知曉的事實(shí)情況等內(nèi)容，由證人簽字確認(rèn)。必要時(shí)，可對(duì)證人詢問(wèn)過(guò)程進(jìn)行錄音或錄像。實(shí)地調(diào)查取證：對(duì)于需要實(shí)地查看、了解情況的證據(jù)，如現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、設(shè)備狀態(tài)等，安排專人進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，并制作調(diào)查記錄，拍攝現(xiàn)場(chǎng)照片或視頻。2.在證據(jù)收集過(guò)程中，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：確保證據(jù)的原始性和完整性，盡量獲取原始證據(jù)，避免對(duì)證據(jù)進(jìn)行不必要的修改或刪減。對(duì)于無(wú)法獲取原始證據(jù)的，應(yīng)注明原因，并說(shuō)明證據(jù)的來(lái)源和獲取過(guò)程。嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和相關(guān)程序要求，不得采用非法手段收集證據(jù)。對(duì)于涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的證據(jù)收集，應(yīng)履行相應(yīng)的保密義務(wù)。及時(shí)記錄證據(jù)收集的過(guò)程和結(jié)果，包括收集時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、證據(jù)內(nèi)容等信息，形成證據(jù)收集記錄。（四）證據(jù)整理與審核1.證據(jù)收集完成后，由負(fù)責(zé)取證的人員對(duì)收集到的證據(jù)進(jìn)行初步整理，按照證據(jù)的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào)，制作證據(jù)清單，并將證據(jù)清單與證據(jù)原件或復(fù)印件一并提交給法務(wù)部門。2.法務(wù)部門對(duì)提交的證據(jù)進(jìn)行全面審核，主要審核證據(jù)的合法性、真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性以及完整性。對(duì)于不符合要求的證據(jù)，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，要求補(bǔ)充或重新收集證據(jù)。3.在審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在疑問(wèn)或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，法務(wù)部門可會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，必要時(shí)可聘請(qǐng)專業(yè)的鑒定機(jī)構(gòu)或律師進(jìn)行協(xié)助。（五）證據(jù)保管1.經(jīng)審核通過(guò)的證據(jù)，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)妥善保管。對(duì)于重要證據(jù)原件，應(yīng)建立專門的證據(jù)檔案，進(jìn)行分類存放，并做好檔案的借閱登記和保管期限管理。2.證據(jù)檔案應(yīng)包括證據(jù)清單、證據(jù)原件或復(fù)印件、證據(jù)收集記錄、審核意見(jiàn)等相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)于電子證據(jù)，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子證據(jù)的查閱權(quán)限管理制度，確保電子證據(jù)的安全性和保密性。（六）證據(jù)使用與共享1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《證據(jù)使用申請(qǐng)表》，注明使用證據(jù)的用途、使用期限、歸還時(shí)間等信息，提交給法務(wù)部門審批。2.法務(wù)部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要案件或機(jī)密信息的證據(jù)使用，應(yīng)嚴(yán)格控制使用范圍和審批流程。經(jīng)審批同意后，使用部門方可從法務(wù)部門借閱證據(jù)，并按照規(guī)定的用途和期限使用。3.在證據(jù)使用過(guò)程中，使用部門應(yīng)妥善保管證據(jù)，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改證據(jù)內(nèi)容。如需對(duì)證據(jù)進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門同意，并注明復(fù)制或摘錄的范圍和用途。4.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可在法務(wù)部門的協(xié)調(diào)下進(jìn)行證據(jù)共享。證據(jù)共享應(yīng)遵循保密原則，明確共享證據(jù)的范圍、使用目的和保密責(zé)任，確保證據(jù)的安全性和合規(guī)性使用。五、特殊情況取證處理（一）緊急情況下的取證1.在緊急情況下，如可能導(dǎo)致證據(jù)滅失或難以獲取的情況下，相關(guān)人員可先行采取必要的取證措施，但應(yīng)在事后及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，并補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。2.緊急取證措施應(yīng)盡量遵循合法性、真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性原則，確保所取證據(jù)能夠得到法律認(rèn)可。（二）涉及第三方保密信息的取證1.當(dāng)取證涉及第三方保密信息時(shí)，公司應(yīng)與第三方簽訂保密協(xié)議或在已有的合作協(xié)議中明確保密條款，要求第三方配合取證工作，并對(duì)所獲取的保密信息承擔(dān)保密義務(wù)。2.在取證過(guò)程中，公司應(yīng)采取必要的措施保護(hù)第三方保密信息的安全，不得泄露或擅自使用第三方保密信息。如需使用第三方保密信息作為證據(jù)，應(yīng)事先獲得第三方的書面授權(quán)。（三）涉外取證1.涉及境外取證的，應(yīng)嚴(yán)格遵守我國(guó)和相關(guān)國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)以及國(guó)際條約的規(guī)定。如需通過(guò)司法協(xié)助等方式進(jìn)行境外取證，應(yīng)按照我國(guó)司法機(jī)關(guān)的要求和程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.在涉外取證過(guò)程中，可聘請(qǐng)具有涉外業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)提供協(xié)助，確保取證工作的順利進(jìn)行和所取證據(jù)的合法性、有效性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司整體取證管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門的取證工作進(jìn)行抽查，確保取證工作符合本制度的規(guī)定和要求。2.對(duì)于在取證過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或違規(guī)行為，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將取證管理工作納入公司各部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)在取證工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。2.對(duì)于未按照本制度規(guī)定進(jìn)行取證工作，導(dǎo)致證據(jù)缺失、證據(jù)無(wú)效或給公司造成損失的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)賠償、紀(jì)律處分等。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.法務(wù)部門應(yīng)定期組織公司員工進(jìn)行取證管理方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)知識(shí)、取證技巧與方法、證據(jù)整理與保管等方面。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和取證工作實(shí)際需要，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，并提前通知各部門培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，確保員工能夠按時(shí)參加培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)方式1.采用內(nèi)部培訓(xùn)與外部培訓(xùn)相結(jié)合的方式，邀請(qǐng)法律專家、律師等進(jìn)行專題講座，分享最新的法律法規(guī)和取證實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)，由法務(wù)部門內(nèi)部人員進(jìn)行案例分析和實(shí)務(wù)操作培訓(xùn)，提高員工的實(shí)際操作能力。2.利用線上學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供取證管理相關(guān)的學(xué)習(xí)資料和視頻課程，方便員工自主學(xué)習(xí)和復(fù)習(xí)。（三）宣傳推廣1.通過(guò)公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、辦公系統(tǒng)等渠道，宣傳取證管理的重要