檔案制度管理制度

檔案制度管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司，涵蓋公司各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司各項活動和業(yè)務情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理中心，負責公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理中心配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等具體工作。（二）各部門職責1.各部門負責本部門文件、資料、記錄等檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期移交至檔案管理中心。2.各部門指定專人作為兼職檔案員，協(xié)助檔案管理中心開展檔案管理工作，確保本部門檔案的及時、準確歸檔。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業(yè)務管理類、項目管理類等五大類，每大類下再細分若干小類。具體分類如下：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章管理、辦公自動化文件等。2.人事管理類：涵蓋員工檔案、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核檔案、薪酬福利資料、勞動合同等。3.財務管理類：包含會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料、資金管理檔案等。4.業(yè)務管理類：根據(jù)公司業(yè)務特點，分為市場營銷、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、客戶服務等不同業(yè)務模塊的檔案。5.項目管理類：針對公司各類項目，包括項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收資料等。（二）檔案編號為便于檔案的識別、查詢和管理，對每一份檔案進行編號。編號采用分類代碼+年度+順序號的方式，具體規(guī)則如下：1.分類代碼：根據(jù)檔案分類，分別賦予不同的代碼，如行政管理類為"XZ"，人事管理類為"RS"，財務管理類為"CW"，業(yè)務管理類為"YW"，項目管理類為"XM"。2.年度：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字，如"22"代表2022年。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，一份2022年形成的行政管理類文件，其編號為"XZ22001"。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等均應作為檔案進行收集。具體包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關下發(fā)的與公司有關的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.公司內(nèi)部會議記錄、紀要、決議等。4.員工的各類人事檔案材料，如簡歷、學歷證書、培訓證書、績效考核表等。5.財務活動中產(chǎn)生的各類憑證、賬簿、報表等。6.業(yè)務活動中的合同、訂單、報價單、客戶資料等。7.項目實施過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應定期對本部門形成的檔案進行清理和收集，確保檔案的齊全、完整。2.檔案材料應真實、準確、清晰，不得擅自涂改、偽造。3.收集的檔案應按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)的集中歸檔。（三）整理方法1.檔案管理中心對收集到的檔案進行進一步整理，按照分類要求進行分類存放。2.每份檔案應編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，確保目錄清晰、準確。3.對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂、編頁，去除金屬物等影響檔案保存的物品；對于電子檔案，應進行分類存儲，并建立相應的索引。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應在每年[具體日期]前，將上一年度形成的檔案移交至檔案管理中心。2.對于一些重要的、時效性較強的檔案，應及時歸檔，確保檔案的及時性和完整性。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行核對，確保檔案齊全、完整后，填寫《檔案移交清單》一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至檔案管理中心。2.檔案管理中心接收檔案時，應對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進行認真核對，核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案入庫保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年，如公司年度工作計劃、總結(jié)、財務報表等。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體年限]年，如一般性的會議記錄、臨時性的文件等。（四）保管要求1.檔案管理中心應設置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應按照類別、保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄，做到賬物相符。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、高效、規(guī)范的原則，確保檔案的合理利用和安全。2.檔案利用應根據(jù)公司實際工作需要，提供必要的檔案信息支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理中心查閱。查閱時，檔案管理人員應在場，負責提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理中心同意。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等，確認無誤后，在《檔案借閱申請表》上簽字注銷。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理中心定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理中心負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理中心編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。（三）特殊情況處理對于涉及公司機密或重要業(yè)務的檔案，即使已到保管期限，也不得擅自銷毀，應按照國家有關保密規(guī)定進行妥善處理。八、電子檔案管理（一）電子檔案的定義電子檔案是指公司在工作活動中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?、資料、記錄等。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應及時進行收集，并按照規(guī)定的分類標準進行整理。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保文件的可讀性和可利用性。3.建立電子文件的元數(shù)據(jù)，對文件的背景、來源、形成時間、保管期限等信息進行詳細記錄。（三）電子檔案的歸檔與保管1.電子檔案應定期進行歸檔，歸檔時應確保電子文件的完整性和準確性。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理中心應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、檢索和管理，方便檔案的查詢和利用。（四）電子檔案的利用與借閱1.公司內(nèi)部人員利用電子檔案的方式與紙質(zhì)檔案相同，可通過電子檔案管理系統(tǒng)進行查閱和下載。2.借閱電子檔案時，應填寫《