跟單管理制度

跟單管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司跟單工作流程，提高跟單工作效率和質(zhì)量，確保訂單的順利執(zhí)行，滿足客戶需求，提升客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有跟單業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于訂單接收、生產(chǎn)跟進(jìn)、出貨安排、客戶溝通等環(huán)節(jié)。（三）職責(zé)分工1.跟單員負(fù)責(zé)訂單的全程跟進(jìn)，包括與客戶溝通訂單細(xì)節(jié)、下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)、協(xié)調(diào)各部門(mén)工作、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度、安排出貨等。及時(shí)反饋訂單執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，并提出解決方案，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。維護(hù)與客戶的良好關(guān)系，定期回訪客戶，收集客戶反饋，處理客戶投訴。2.銷售部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同，明確訂單要求和交貨期，并及時(shí)將訂單信息傳遞給跟單員。協(xié)助跟單員與客戶進(jìn)行溝通，解答客戶關(guān)于產(chǎn)品和訂單的疑問(wèn)。3.生產(chǎn)部門(mén)按照跟單員下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)，組織安排生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。及時(shí)向跟單員反饋生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方案。4.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和訂單需求，及時(shí)采購(gòu)所需原材料和零部件，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。與供應(yīng)商保持良好溝通，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和控制，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析和處理，并及時(shí)向跟單員反饋。二、訂單接收與評(píng)審（一）訂單接收1.銷售部門(mén)在與客戶簽訂銷售合同后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給跟單員。2.跟單員收到合同副本后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）訂單評(píng)審1.跟單員組織銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)量等相關(guān)部門(mén)對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審。2.評(píng)審內(nèi)容包括訂單的可行性、生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)、質(zhì)量要求、交貨期等方面。3.各部門(mén)根據(jù)自身職責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)估，并提出意見(jiàn)和建議。4.對(duì)于評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的訂單，跟單員應(yīng)編制《訂單評(píng)審表》，明確各部門(mén)的責(zé)任和工作要求，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.對(duì)于評(píng)審未通過(guò)的訂單，跟單員應(yīng)及時(shí)與銷售部門(mén)溝通，反饋評(píng)審意見(jiàn)，由銷售部門(mén)與客戶協(xié)商解決。如客戶同意調(diào)整訂單要求，應(yīng)重新進(jìn)行訂單評(píng)審。三、生產(chǎn)計(jì)劃與安排（一）生產(chǎn)計(jì)劃制定1.跟單員根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，結(jié)合公司生產(chǎn)能力和庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。2.生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時(shí)間、交貨時(shí)間等信息，并下達(dá)給生產(chǎn)部門(mén)。（二）生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)1.生產(chǎn)部門(mén)接到生產(chǎn)計(jì)劃后，應(yīng)按照計(jì)劃安排生產(chǎn)任務(wù)，確保生產(chǎn)進(jìn)度的順利進(jìn)行。2.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定車(chē)間生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，明確各工序的生產(chǎn)任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并將作業(yè)計(jì)劃下達(dá)給各車(chē)間。（三）生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.跟單員應(yīng)定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，了解產(chǎn)品的生產(chǎn)情況。2.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)每天向跟單員匯報(bào)生產(chǎn)進(jìn)度，包括已完成的產(chǎn)量、未完成的產(chǎn)量、生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題等。3.跟單員根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度匯報(bào)情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保生產(chǎn)進(jìn)度不受影響。四、原材料采購(gòu)與供應(yīng)（一）采購(gòu)需求確認(rèn)1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和訂單需求，向采購(gòu)部門(mén)提出原材料采購(gòu)需求。2.采購(gòu)部門(mén)接到采購(gòu)需求后，應(yīng)與生產(chǎn)部門(mén)核對(duì)原材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保采購(gòu)需求準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求，選擇合適的供應(yīng)商，并下達(dá)采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確原材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量要求等信息，并經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（三）采購(gòu)進(jìn)度跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，了解原材料的供應(yīng)情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)原材料。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向跟單員反饋采購(gòu)進(jìn)度，如原材料供應(yīng)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。五、產(chǎn)品質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確產(chǎn)品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻率等內(nèi)容。（二）進(jìn)貨檢驗(yàn)1.原材料到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)。2.質(zhì)量部門(mén)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)原材料進(jìn)行檢驗(yàn)，確保原材料質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于檢驗(yàn)合格的原材料，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具《進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告》，并允許入庫(kù)使用；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的原材料，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具《不合格品處理單》，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）過(guò)程檢驗(yàn)1.生產(chǎn)過(guò)程中，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行過(guò)程檢驗(yàn)。2.過(guò)程檢驗(yàn)應(yīng)包括首件檢驗(yàn)、巡檢、成品檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)。3.對(duì)于檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具《檢驗(yàn)合格報(bào)告》；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具《不合格品處理單》，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工或報(bào)廢處理。（四）成品檢驗(yàn)1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行成品檢驗(yàn)。2.質(zhì)量部門(mén)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)成品進(jìn)行全面檢驗(yàn)，確保成品質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于檢驗(yàn)合格的成品，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具《成品檢驗(yàn)報(bào)告》，并允許入庫(kù)或出貨；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的成品，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)出具《不合格品處理單》，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工或報(bào)廢處理。六、出貨安排與跟蹤（一）出貨計(jì)劃制定1.跟單員根據(jù)訂單交貨期和生產(chǎn)進(jìn)度，制定出貨計(jì)劃。2.出貨計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、出貨時(shí)間、出貨方式、運(yùn)輸工具等信息，并下達(dá)給相關(guān)部門(mén)。（二）出貨準(zhǔn)備1.生產(chǎn)部門(mén)按照出貨計(jì)劃，組織安排產(chǎn)品的包裝、標(biāo)識(shí)等出貨準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門(mén)對(duì)即將出貨的產(chǎn)品進(jìn)行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.倉(cāng)庫(kù)部門(mén)根據(jù)出貨計(jì)劃，做好產(chǎn)品的備貨工作，確保產(chǎn)品能夠按時(shí)、按量出庫(kù)。（三）出貨跟蹤1.跟單員負(fù)責(zé)跟蹤出貨情況，及時(shí)了解產(chǎn)品的運(yùn)輸狀態(tài)。2.物流部門(mén)應(yīng)按照出貨計(jì)劃，按時(shí)將產(chǎn)品發(fā)運(yùn)給客戶，并及時(shí)向跟單員反饋運(yùn)輸信息。3.跟單員在產(chǎn)品發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)客戶是否收到貨物，并了解客戶對(duì)產(chǎn)品的滿意度。七、客戶溝通與服務(wù)（一）客戶溝通1.跟單員應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶需求和訂單執(zhí)行情況。2.溝通方式包括電話、郵件、傳真、拜訪等。3.對(duì)于客戶提出的問(wèn)題和要求，跟單員應(yīng)及時(shí)回復(fù)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決。（二）客戶反饋處理1.跟單員收到客戶反饋后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分析和處理。2.對(duì)于客戶投訴，跟單員應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)客戶，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給出處理結(jié)果。3.處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給客戶，并跟蹤客戶滿意度。（三）客戶滿意度調(diào)查1.跟單員應(yīng)定期對(duì)客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解客戶對(duì)公司產(chǎn)品和服務(wù)的評(píng)價(jià)。2.滿意度調(diào)查方式包括問(wèn)卷調(diào)查、電話訪談、在線調(diào)查等。3.根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，分析存在的問(wèn)題，并制定改進(jìn)措施，不斷提升客戶滿意度。八、文件與資料管理（一）訂單文件管理1.跟單員負(fù)責(zé)訂單文件的收集、整理、歸檔和保管。2.訂單文件包括銷售合同、訂單評(píng)審表、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、檢驗(yàn)報(bào)告、出貨清單等。3.訂單文件應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類整理，便于查詢和使用。（二）其他文件管理1.與跟單業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件，如客戶往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)表等，跟單員也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、整理和歸檔。2.文件的保存期限應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保文件的完整性和可追溯性。九、考核與激勵(lì)（一）考核指標(biāo)1.訂單按時(shí)完成率：考核跟單員是否能夠按照訂單交貨期完成訂單任務(wù)。2.產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核跟單員所跟進(jìn)訂單的產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求。3.客戶滿意度：考核跟單員與客戶溝通及服務(wù)的效果，客戶對(duì)公司產(chǎn)品和服務(wù)的滿意程度。4.工作失誤率：考核跟單員在工作過(guò)程中出現(xiàn)的失誤次數(shù)。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對(duì)跟單員進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果作為績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放和晉升的依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)公司實(shí)際情況，對(duì)跟單員進(jìn)行不定期考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（三