員工檔案管理制度

員工檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司員工檔案由人力資源部門(mén)集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的個(gè)人信息和工作經(jīng)歷。3.保密原則：嚴(yán)格保密員工檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、績(jī)效考核等情況及時(shí)更新檔案信息。二、員工檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（家庭電話、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）。3.婚姻狀況、政治面貌。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)。2.學(xué)位證書(shū)編號(hào)、學(xué)歷證書(shū)編號(hào)。3.入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司時(shí)間、離職時(shí)間（如有）。2.歷任公司名稱、部門(mén)、職位。3.工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)描述。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的內(nèi)部培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間、培訓(xùn)講師。2.參加的外部培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、時(shí)間。（五）績(jī)效考核記錄1.月度、季度、年度績(jī)效考核結(jié)果。2.考核評(píng)語(yǔ)、改進(jìn)建議。（六）薪資福利記錄1.工資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄。2.社保繳納記錄、公積金繳納記錄。3.福利享受情況（如年假、病假、婚假等）。（七）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)部門(mén)、時(shí)間。2.受到的處罰名稱、處罰原因、處罰時(shí)間。（八）勞動(dòng)合同及協(xié)議1.勞動(dòng)合同文本。2.培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。（九）其他重要資料1.職業(yè)資格證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職稱證書(shū)。2.體檢報(bào)告。3.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等。三、員工檔案建立與接收（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)將填寫(xiě)完整的《員工檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料（身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件等）提交至人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)對(duì)員工提交的材料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核無(wú)誤后，將相關(guān)材料整理歸檔，建立員工個(gè)人檔案。（二）檔案接收1.對(duì)于從外部調(diào)入公司的員工，人力資源部門(mén)應(yīng)要求其提供原工作單位的檔案轉(zhuǎn)遞通知單及個(gè)人檔案。2.審核檔案的完整性和真實(shí)性，檢查檔案材料是否齊全、有無(wú)涂改、破損等情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與原工作單位溝通解決。審核通過(guò)后，將檔案接收并歸入公司員工檔案管理系統(tǒng)。四、員工檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。2.確保檔案材料齊全、完整，無(wú)遺漏、重復(fù)。3.檔案材料應(yīng)裝訂整齊、規(guī)范，便于查閱和保管。（二）分類方法1.個(gè)人基本信息類：包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等復(fù)印件。2.工作經(jīng)歷類：包括勞動(dòng)合同、離職證明、工作業(yè)績(jī)報(bào)告等。3.培訓(xùn)經(jīng)歷類：包括培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。4.績(jī)效考核類：包括績(jī)效考核表、考核評(píng)語(yǔ)等。5.薪資福利類：包括工資條、社保繳納記錄等。6.獎(jiǎng)懲記錄類：包括獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、處罰決定等。7.其他類：包括職業(yè)資格證書(shū)、體檢報(bào)告等。（三）編號(hào)規(guī)則1.為便于檔案管理和查詢，對(duì)每一份員工檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則]，確保編號(hào)的唯一性。2.編號(hào)應(yīng)包含員工所在部門(mén)代碼、入職年份、順序號(hào)等信息。例如，[部門(mén)代碼][入職年份][001]表示公司[部門(mén)名稱]在[入職年份]入職的第1位員工。五、員工檔案保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，并按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（二）保管期限1.員工檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和重要性確定。一般情況下，個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位等永久性保存；工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等保存至員工離職后[X]年；績(jī)效考核記錄、薪資福利記錄等保存至員工離職后[X]年；獎(jiǎng)懲記錄等保存至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后[X]年。2.超過(guò)保管期限的檔案，經(jīng)人力資源部門(mén)審核后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施落實(shí)到位。3.對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。六、員工檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，需填寫(xiě)《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排檔案管理人員協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。3.涉及員工個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱員工檔案的，需出具正式的借閱函，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)申請(qǐng)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次查閱與借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人姓名、部門(mén)、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.查閱與借閱記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查詢。七、員工檔案信息變更（一）信息變更申請(qǐng)1.員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《員工檔案信息變更申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。2.證明材料應(yīng)真實(shí)、有效，如身份證變更需提供新的身份證復(fù)印件，學(xué)歷學(xué)位變更需提供學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)原件及復(fù)印件等。（二）信息審核與更新1.人力資源部門(mén)對(duì)員工提交的信息變更申請(qǐng)及證明材料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，及時(shí)更新員工檔案信息。2.涉及薪資福利、績(jī)效考核等信息變更的，應(yīng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)后進(jìn)行更新。（三）檔案材料補(bǔ)充1.如因信息變更需要補(bǔ)充檔案材料的，員工應(yīng)按照要求及時(shí)提交相關(guān)材料，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)整理歸檔。2.補(bǔ)充的檔案材料應(yīng)與原檔案材料一并保存，確保檔案的完整性。八、員工檔案轉(zhuǎn)移（一）離職員工檔案轉(zhuǎn)移1.員工離職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)將其檔案轉(zhuǎn)出。2.檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案轉(zhuǎn)移通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)出原因、接收單位等信息，并密封檔案。3.將《員工檔案轉(zhuǎn)移通知單》及檔案一并交予員工本人，由其按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。（二）檔案轉(zhuǎn)移接收1.員工將檔案轉(zhuǎn)移至新的工作單位后，應(yīng)及時(shí)將檔案接收證明反饋給人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)核實(shí)檔案接收情況，并將相關(guān)信息記錄在員工檔案中。九、員工檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且經(jīng)人力資源部門(mén)審核確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無(wú)法修復(fù)或查找的。（二）銷毀程序1.由人力資源部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人、監(jiān)銷人等信息，保存至少[X]年。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立員工檔案管理監(jiān)督機(jī)制，人力資源部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)員工檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范、合規(guī)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、借閱、涂