預(yù)選采購(gòu)管理制度

預(yù)選采購(gòu)管理制度?目的本制度旨在規(guī)范公司預(yù)選采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)工作的科學(xué)性、合理性、高效性和公正性，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有預(yù)選采購(gòu)項(xiàng)目，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)。基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購(gòu)過(guò)程公平、公正、公開(kāi)。3.效益原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)預(yù)選采購(gòu)工作的組織與實(shí)施。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求可下設(shè)不同的采購(gòu)小組，如原材料采購(gòu)組、設(shè)備采購(gòu)組、辦公用品采購(gòu)組等。采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.制定和完善預(yù)選采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。3.組織預(yù)選采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購(gòu)活動(dòng)。4.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。6.分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效，提出改進(jìn)建議。其他部門(mén)職責(zé)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審和商務(wù)談判。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)驗(yàn)收采購(gòu)物資。2.財(cái)務(wù)部門(mén)參與采購(gòu)預(yù)算的編制和審核。負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付和核算。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和控制。3.質(zhì)量部門(mén)制定采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保物資質(zhì)量符合要求。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽(yù)。具備較強(qiáng)的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量控制能力。產(chǎn)品質(zhì)量可靠，價(jià)格合理，交貨期有保障。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)解決客戶問(wèn)題。2.供應(yīng)商選擇流程采購(gòu)部門(mén)發(fā)布供應(yīng)商招募信息，收集供應(yīng)商資料。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。組織對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等。根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商評(píng)估與考核1.評(píng)估指標(biāo)產(chǎn)品質(zhì)量：包括產(chǎn)品合格率、退貨率等。交貨期：按時(shí)交貨率。價(jià)格：價(jià)格合理性。售后服務(wù)：響應(yīng)速度、解決問(wèn)題的能力等。合作態(tài)度：配合度、溝通效率等。2.評(píng)估周期定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為[具體時(shí)間周期，如每季度或每年]。3.考核方式采購(gòu)部門(mén)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行綜合評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.激勵(lì)措施對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、價(jià)格優(yōu)惠、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。與供應(yīng)商共同開(kāi)展技術(shù)研發(fā)和質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)，提高雙方合作水平。2.淘汰機(jī)制對(duì)于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系，并從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除其信息。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.編制依據(jù)采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、業(yè)務(wù)需求預(yù)測(cè)、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)等進(jìn)行編制。2.編制流程需求部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交采購(gòu)需求計(jì)劃。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整和完善，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。采購(gòu)金額較小的，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額較大的，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)、市場(chǎng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，如招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。招標(biāo)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的項(xiàng)目。詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)物資規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)貨源充足、價(jià)格波動(dòng)較小的項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目等。單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)等情形。2.采購(gòu)文件編制根據(jù)選定的采購(gòu)方式，編制相應(yīng)的采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、談判文件等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.發(fā)布采購(gòu)信息通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、專業(yè)采購(gòu)平臺(tái)等渠道發(fā)布采購(gòu)信息，邀請(qǐng)供應(yīng)商參與采購(gòu)活動(dòng)。4.供應(yīng)商響應(yīng)供應(yīng)商按照采購(gòu)文件的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交響應(yīng)文件，包括報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。5.評(píng)審與談判采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)選擇入圍供應(yīng)商。對(duì)于采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式的項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)與入圍供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定最終的采購(gòu)價(jià)格、合同條款等。合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并報(bào)公司相關(guān)部門(mén)備案。采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門(mén)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.需求部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字。4.如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格為止。采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核簽字后提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付貨款。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，合理預(yù)測(cè)市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格把控采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)質(zhì)量不合格的物資及時(shí)進(jìn)行處理。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)范采購(gòu)合同的簽訂和管理，明確合同條款，加強(qiáng)合同審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。同時(shí)，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同糾紛。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司制度，避免因法律問(wèn)題給公司帶來(lái)?yè)p失。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為。外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)公眾等的監(jiān)督，積極配合外部監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等。2.采購(gòu)質(zhì)量：物資合格率、退貨率等。3.采購(gòu)效率：采購(gòu)周期、按時(shí)交貨率等。4.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。評(píng)估方法1.定量評(píng)估：通過(guò)計(jì)算各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的數(shù)值，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行量化評(píng)估。2.定性評(píng)估：通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的工作質(zhì)量、服務(wù)水平、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行定性評(píng)估。評(píng)估周期采購(gòu)績(jī)效評(píng)估周期為[具體時(shí)間周期，如每半年或每年]。