高管備案管理制度

高管備案管理制度?一、總則（一）目的為加強對公司高級管理人員（以下簡稱"高管"）的管理，規(guī)范高管備案工作，確保公司治理結(jié)構(gòu)的完善和運營的合規(guī)性，根據(jù)國家法律法規(guī)及相關監(jiān)管要求，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司董事會成員、監(jiān)事會成員、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務負責人等高級管理人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則高管備案工作應嚴格遵守國家法律法規(guī)、規(guī)范性文件以及監(jiān)管部門的要求，確保備案信息真實、準確、完整、合法。2.及時準確原則高管人員發(fā)生變動或相關信息發(fā)生變更時，應及時辦理備案手續(xù)，保證備案信息與實際情況一致，不得延誤或隱瞞。3.保密原則對備案過程中涉及的公司商業(yè)秘密、高管個人隱私等信息予以嚴格保密，防止信息泄露。二、備案管理機構(gòu)及職責（一）備案管理部門公司人力資源部作為高管備案工作的歸口管理部門，負責組織、協(xié)調(diào)和辦理高管備案的具體工作。（二）職責分工1.人力資源部負責收集、整理高管備案所需的各類資料，確保資料的真實性和完整性。按照規(guī)定的程序和要求，及時向相關部門報送備案材料，并跟蹤備案進展情況。建立高管備案檔案，妥善保管備案資料，以備查閱。定期對高管備案情況進行梳理和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。2.高管所在部門協(xié)助人力資源部做好本部門高管備案資料的準備工作，提供準確、詳細的信息。負責督促本部門高管及時辦理備案手續(xù)，確保備案工作的順利進行。3.法務合規(guī)部門對高管備案材料進行合規(guī)性審查，確保備案內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。為備案工作提供法律咨詢和指導，協(xié)助解決備案過程中遇到的法律問題。三、備案內(nèi)容及要求（一）任職備案1.備案時間高管任職后[X]個工作日內(nèi)，公司應向相關部門辦理任職備案手續(xù)。2.備案材料公司出具的任職文件，明確高管的任職職位、職責、任期等信息。高管的身份證明文件（身份證、護照等）復印件。高管的學歷、學位證書復印件。高管的簡歷，包括工作經(jīng)歷、主要業(yè)績等。法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章規(guī)定的其他相關材料。3.備案程序人力資源部負責填寫高管任職備案表，連同上述備案材料一并提交法務合規(guī)部門進行合規(guī)性審查。經(jīng)法務合規(guī)部門審查通過后，人力資源部將備案材料報送至相應的備案機關，并按照要求進行網(wǎng)上申報或現(xiàn)場提交。備案機關對備案材料進行審核，如無異議，予以備案登記；如有問題，將反饋意見，公司應根據(jù)反饋意見及時補充或修改備案材料，重新報送備案。（二）變更備案1.變更情形高管在任職期間發(fā)生下列情形之一的，公司應及時辦理變更備案手續(xù)：職位變動，如晉升、降職、調(diào)動等。任期屆滿不再續(xù)任。辭職、免職、撤職等原因離職。個人信息發(fā)生變更，如姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼等。2.備案時間職位變動、任期屆滿不再續(xù)任、辭職、免職、撤職等原因離職的，應在變動或離職后[X]個工作日內(nèi)辦理變更備案手續(xù)；個人信息發(fā)生變更的，應在變更后[X]個工作日內(nèi)辦理備案手續(xù)。3.備案材料因職位變動辦理變更備案的，需提供公司出具的職位變動文件及相關說明材料。因任期屆滿不再續(xù)任、辭職、免職、撤職等原因離職辦理變更備案的，需提供公司出具的離職文件及相關證明材料。個人信息發(fā)生變更辦理備案的，需提供變更后的身份證明文件（身份證、護照等）復印件、學歷、學位證書復印件及相關說明材料。法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章規(guī)定的其他相關材料。4.備案程序參照任職備案程序執(zhí)行，即先由人力資源部填寫高管變更備案表，提交法務合規(guī)部門審查，通過后報送備案機關。（三）備案信息公開1.公開內(nèi)容公司應按照相關法律法規(guī)和監(jiān)管要求，在規(guī)定的時間和渠道內(nèi)，將高管備案信息向社會公開。公開內(nèi)容包括高管的姓名、職位、任職時間、學歷、工作經(jīng)歷等基本信息。2.公開渠道公司官方網(wǎng)站設立高管信息專欄，定期更新高管備案信息。按照證券監(jiān)管部門的要求，在指定的信息披露媒體上披露高管備案信息。3.公開時間任職備案信息應在高管任職后[X]個工作日內(nèi)公開；變更備案信息應在辦理變更備案手續(xù)后[X]個工作日內(nèi)公開。四、備案流程（一）準備階段1.人力資源部收到高管任職或變更的通知后，及時與高管本人及所在部門溝通，明確備案事項和所需材料清單。2.高管本人或所在部門按照要求準備備案材料，并提交給人力資源部。（二）審核階段1.人力資源部對備案材料進行初步審核，檢查材料的完整性和準確性。2.將初步審核通過的備案材料提交法務合規(guī)部門進行合規(guī)性審查。3.法務合規(guī)部門對備案材料進行嚴格審查，重點審查備案內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保不存在法律風險和合規(guī)問題。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給人力資源部，要求補充或修改材料。（三）報送階段1.經(jīng)法務合規(guī)部門審查通過的備案材料，由人力資源部按照規(guī)定的格式和要求進行整理和裝訂。2.人力資源部確定備案報送的方式（網(wǎng)上申報或現(xiàn)場提交），并按照備案機關的要求填寫相關表格和文件。3.在規(guī)定的時間內(nèi)，將備案材料報送至相應的備案機關。對于網(wǎng)上申報的，確保申報信息準確無誤；對于現(xiàn)場提交的，安排專人負責送達，并留存送達憑證。（四）跟蹤反饋階段1.人力資源部負責跟蹤備案機關的審核進度，及時了解備案情況。2.如備案機關提出反饋意見，人力資源部應及時與法務合規(guī)部門溝通，分析研究反饋意見，制定整改措施。3.組織相關人員對備案材料進行補充或修改，確保備案材料符合要求后，重新報送備案機關。（五）歸檔階段1.備案手續(xù)辦理完成后，人力資源部將備案材料原件及相關文件進行整理歸檔，建立高管備案檔案。2.備案檔案應包括備案申請表、任職文件、身份證明、學歷學位證書、簡歷、備案機關的審核意見等資料，按照檔案管理的要求進行分類存放，便于查閱和保管。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對高管備案工作進行審計檢查，重點檢查備案程序是否合規(guī)、備案材料是否真實完整、信息公開是否及時準確等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反備案管理制度的行為，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。（二）外部監(jiān)督1.積極配合監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實提供高管備案信息及相關資料。2.對于監(jiān)管部門提出的問題和要求，及時整改落實，并將整改情況報告監(jiān)管部門。六、責任追究（一）責任認定1.因高管本人原因?qū)е聜浒感畔⑻摷?、不準確、不完整，或未按時辦理備案手續(xù)，給公司造成不良影響或法律風險的，高管本人應承擔相應責任。2.因公司相關部門或工作人員在備案工作中敷衍塞責、弄虛作假、故意延誤等原因，導致備案工作出現(xiàn)問題的，相關責任人應承擔相應責任。（二）責任追究方式1.對高管本人的責任追究方式包括但不限于警告、罰款、降職、免職等。2.對公司相關部門或工作人員的責任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、績效扣分、解除勞動合同等。3.對于因備案工作失誤給公司造成經(jīng)濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。七、附則（一）解釋權