合同員管理制度

合同員管理制度?總則目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同員的工作行為，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及合同簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)工作的合同員及相關(guān)部門。職責(zé)分工1.合同管理部門負責(zé)制定和完善合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督合同員的工作，審核合同文本，協(xié)調(diào)合同履行過程中的問題。2.合同員負責(zé)具體合同的起草、審核、簽訂、履行跟蹤、歸檔等工作，確保合同的合法性、完整性和有效性。3.其他部門協(xié)助合同員做好合同相關(guān)工作，提供必要的信息和資料，配合合同履行。合同員任職資格基本條件1.具有良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，誠實守信，保守公司商業(yè)秘密。2.具備大專及以上學(xué)歷，法律、經(jīng)濟、管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。3.熟悉國家法律法規(guī)和公司合同管理制度，具有一定的合同管理經(jīng)驗。專業(yè)技能1.具備較強的文字表達能力和溝通協(xié)調(diào)能力，能夠準(zhǔn)確起草和審核合同文本。2.掌握基本的法律知識，能夠識別合同中的法律風(fēng)險并提出防范措施。3.熟練使用辦公軟件，具備一定的信息化管理能力。培訓(xùn)與考核1.公司定期組織合同員參加相關(guān)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立合同員考核機制，對合同員的工作表現(xiàn)進行定期考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。合同簽訂管理合同起草1.合同員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，按照公司合同模板或相關(guān)法律法規(guī)要求起草合同文本。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式等主要條款，確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同審核1.合同起草完成后，合同員應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門審核。2.合同管理部門應(yīng)從法律合規(guī)、風(fēng)險防范、公司利益等方面對合同進行審核，并提出修改意見。3.合同員根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同符合公司要求。合同審批1.修改后的合同文本經(jīng)合同管理部門審核通過后，提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險程度進行審批，簽署審批意見。3.未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的合同不得簽訂。合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，合同員應(yīng)與對方當(dāng)事人簽訂合同。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度辦理印章使用手續(xù)。3.合同簽訂過程中，合同員應(yīng)確保雙方當(dāng)事人的簽字（蓋章）真實、有效，合同份數(shù)符合公司要求。合同履行管理履行跟蹤1.合同簽訂后，合同員應(yīng)及時跟進合同履行情況，定期與對方當(dāng)事人溝通，了解合同執(zhí)行進度。2.合同履行過程中出現(xiàn)問題或風(fēng)險時，合同員應(yīng)及時向合同管理部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出解決方案。變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，合同員應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同員應(yīng)將變更協(xié)議及時提交給合同管理部門備案。終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同員應(yīng)及時與對方當(dāng)事人辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，合同員應(yīng)將合同履行情況進行總結(jié)，整理相關(guān)資料并歸檔。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，合同員應(yīng)及時收集合同文本、審批文件、變更協(xié)議、履行記錄等相關(guān)資料，并進行整理。2.合同資料應(yīng)齊全、完整，能夠反映合同簽訂、履行的全過程。檔案整理1.合同員應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，對合同資料進行分類、編號、裝訂。2.合同檔案應(yīng)建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的安全性和可查閱性。檔案保管1.合同檔案應(yīng)由專人負責(zé)保管，存放于安全、保密的場所。2.定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。3.涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。合同風(fēng)險防范風(fēng)險識別1.合同員應(yīng)在合同簽訂和履行過程中，識別可能存在的風(fēng)險，如法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險，應(yīng)進行詳細分析和評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險防范措施1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，合同員應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如增加擔(dān)保條款、約定違約責(zé)任、加強合同履行監(jiān)督等。2.在合同起草和審核過程中，應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素，確保合同條款能夠有效防范風(fēng)險。風(fēng)險預(yù)警與處理1.合同員應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的風(fēng)險信號，并向合同管理部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.對于出現(xiàn)的風(fēng)險事件，應(yīng)及時采取措施進行處理，降低風(fēng)險損失。同時，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善風(fēng)險防范措施。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)定期對合同員的工作進行檢查，包括合同簽訂、履行、檔案管理等方面。2.檢查結(jié)果應(yīng)及時反饋給合同員，并要求其對存在的問題進行整改。外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對合同管理工作進行審計，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況和合同風(fēng)險防范措施的有效性。2.審計報告應(yīng)及時提交給公司管理層，針對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出改進建議。獎勵與處罰獎勵1.對于在合同管理工作中表現(xiàn)突出，為公司避免重大經(jīng)濟損失或挽回經(jīng)濟損失的合同員，公司給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升等。處罰1.對于違反合同管理制度，導(dǎo)致公司利益受損的合同員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。