交易合同管理制度

交易合同管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司交易合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類(lèi)交易合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動(dòng)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，確定合同條款。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同管理，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益最大化。合同管理職責(zé)合同管理部門(mén)及職責(zé)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見(jiàn)和建議。處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草工作，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式等條款。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。配合法務(wù)部門(mén)處理合同糾紛。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同的經(jīng)濟(jì)可行性和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，確保資金安全。參與合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)分析。4.行政部門(mén)負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用，按照規(guī)定程序用印。負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管工作。合同管理人員職責(zé)1.合同管理員協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)起草、修改合同文本。負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、登記、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。跟蹤合同履行情況，及時(shí)提醒相關(guān)部門(mén)和人員履行合同義務(wù)。協(xié)助處理合同糾紛。2.合同談判人員參與合同談判，了解對(duì)方的資信狀況、履約能力等。負(fù)責(zé)合同條款的協(xié)商和擬定，維護(hù)公司利益。及時(shí)向合同管理部門(mén)匯報(bào)談判進(jìn)展情況。合同簽訂管理合同簽訂流程1.合同發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫(xiě)合同申請(qǐng)表，明確合同名稱(chēng)、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式等基本信息，并附上相關(guān)背景資料。2.合同評(píng)審合同申請(qǐng)表提交后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求，條款是否明確、合理。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否違反法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，評(píng)估合同的經(jīng)濟(jì)可行性和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)需要進(jìn)行會(huì)審，提出意見(jiàn)和建議。3.合同談判：經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，爭(zhēng)取有利的合同條款。談判過(guò)程中，談判人員應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.合同起草：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。5.合同審核：合同文本起草完成后，依次提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，提出修改意見(jiàn)和建議。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。6.合同審批：修改后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批，簽署審批意見(jiàn)。7.合同簽訂：經(jīng)審批通過(guò)的合同，由授權(quán)代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的文本一致，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（蓋章）。合同授權(quán)管理1.授權(quán)原則：公司實(shí)行合同授權(quán)管理制度，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限和授權(quán)程序。授權(quán)應(yīng)遵循"誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)"的原則，確保合同簽訂和履行的責(zé)任明確。2.授權(quán)方式：公司通過(guò)簽訂授權(quán)委托書(shū)的方式授予相關(guān)人員合同簽訂權(quán)。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限、被授權(quán)人姓名、職務(wù)等內(nèi)容。3.授權(quán)變更與終止：如需變更或終止授權(quán)，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，收回原授權(quán)委托書(shū)，并重新出具授權(quán)委托書(shū)。合同印章管理1.印章保管：合同印章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管，設(shè)立印章使用登記簿，記錄印章使用情況。2.印章使用：合同簽訂時(shí)，需使用合同印章的，應(yīng)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。印章使用人應(yīng)在印章使用登記簿上簽字確認(rèn)。3.印章保管人員職責(zé)：印章保管人員應(yīng)妥善保管合同印章，不得擅自將印章交予他人使用。如因工作需要攜帶印章外出，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好印章的安全保管工作。合同履行管理合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行情況，包括對(duì)方當(dāng)事人的履行進(jìn)度、質(zhì)量狀況、付款情況等。2.定期匯報(bào)：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況，遇有重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供依據(jù)。合同變更管理1.變更申請(qǐng)：合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)提出變更申請(qǐng)，填寫(xiě)合同變更申請(qǐng)表，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。2.變更評(píng)審：合同變更申請(qǐng)表提交后，按照合同簽訂流程進(jìn)行評(píng)審，經(jīng)法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.變更簽訂：經(jīng)審批通過(guò)的合同變更事項(xiàng)，應(yīng)簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。合同解除管理1.解除條件：符合下列條件之一的，合同可以解除：雙方協(xié)商一致解除合同。因不可抗力致使合同無(wú)法履行。一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)。一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行。一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的。法律規(guī)定的其他情形。2.解除申請(qǐng)：合同解除應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)合同解除申請(qǐng)表，說(shuō)明解除合同的原因、依據(jù)等。3.解除評(píng)審：合同解除申請(qǐng)表提交后，按照合同簽訂流程進(jìn)行評(píng)審，經(jīng)法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.解除通知：合同解除經(jīng)審批通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)手續(xù)。通知應(yīng)采用書(shū)面形式，明確合同解除的時(shí)間、原因等內(nèi)容。合同糾紛處理糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程操作，確保合同條款明確、合法、有效。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。3.加強(qiáng)對(duì)員工的合同法律知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。糾紛處理流程1.糾紛報(bào)告：合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告。合同管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛原因，提出處理意見(jiàn)。2.糾紛協(xié)商：合同管理部門(mén)應(yīng)首先嘗試與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，形成協(xié)商紀(jì)要。3.糾紛調(diào)解：如協(xié)商不成，可以尋求第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，達(dá)成調(diào)解協(xié)議后，雙方應(yīng)按照協(xié)議履行。4.糾紛仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，選擇仲裁或訴訟解決糾紛。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合法務(wù)部門(mén)做好仲裁或訴訟的相關(guān)工作，提供證據(jù)材料，參與庭審等活動(dòng)。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交給行政部門(mén)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行收集、整理。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同申請(qǐng)表、合同評(píng)審意見(jiàn)、談判紀(jì)要、授權(quán)委托書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行記錄、糾紛處理文件等相關(guān)資料。檔案整理與歸檔1.行政部門(mén)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制合同檔案目錄。2.將整理好的合同檔案按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改等。合同監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取自查、抽查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改?？己嗽u(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理部門(mén)和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。