廳合同管理制度

廳合同管理制度?（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性條款。2.平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)過(guò)雙方充分協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)，確保合同內(nèi)容明確、具體、可行。4.防范風(fēng)險(xiǎn)原則：在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的防范措施。二、合同管理部門(mén)及職責(zé)（一）合同管理部門(mén)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會(huì)下設(shè)合同管理辦公室，掛靠在公司法務(wù)部，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。（二）職責(zé)分工1.合同管理委員會(huì)職責(zé)審議重大合同的簽訂、變更、終止等事項(xiàng)；協(xié)調(diào)解決合同簽訂、履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題；對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度；組織合同文本的起草、審核、簽訂、備案等工作；對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤、檢查和監(jiān)督；處理合同糾紛，參與合同訴訟、仲裁等活動(dòng)；建立和管理合同檔案。3.業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的洽談、起草、初審等工作；按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)向合同管理辦公室通報(bào)合同履行情況；協(xié)助合同管理辦公室處理合同糾紛。4.法務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行法律審核，提出法律意見(jiàn)和建議；參與合同糾紛的處理，提供法律支持；對(duì)合同管理工作進(jìn)行法律指導(dǎo)。5.財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)意見(jiàn)和建議；按照合同約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督；協(xié)助合同管理辦公室處理合同糾紛。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同洽談：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行洽談，就合同的主要條款達(dá)成初步意向。2.合同起草：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本，合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。3.合同審核：合同文本起草完成后，應(yīng)依次提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。審核部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)提出審核意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。4.合同簽訂：經(jīng)審核通過(guò)的合同文本，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同副本及時(shí)送交合同管理辦公室備案。（二）合同簽訂的注意事項(xiàng)1.合同對(duì)方的主體資格審查：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)要求合同對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，核實(shí)其主體資格是否合法有效。2.合同條款的明確性：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)明確。3.合同的審批權(quán)限：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的合同審批權(quán)限進(jìn)行審批，未經(jīng)審批的合同不得簽訂。4.合同的簽字蓋章：合同簽字蓋章應(yīng)符合公司規(guī)定的程序和要求，確保合同簽字蓋章的真實(shí)性和有效性。四、合同的履行（一）履行原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)簽訂合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。2.合同管理辦公室定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和通報(bào)，對(duì)履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合合同管理辦公室的工作，提供合同履行情況的相關(guān)資料和信息。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。五、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防1.在合同簽訂前，應(yīng)充分了解合同對(duì)方的資信狀況和履約能力，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的防范措施。2.在合同履行過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，避免糾紛的發(fā)生。3.加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)防范合同糾紛的能力。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理辦公室會(huì)同法務(wù)部門(mén)對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查分析，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門(mén)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，確保公司合法權(quán)益得到有效維護(hù)。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送交合同管理辦公室，合同管理辦公室負(fù)責(zé)收集、整理合同相關(guān)資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、履行記錄、糾紛處理文件等。（二）檔案整理與歸檔合同管理辦公室對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、合同名稱等順序進(jìn)行編號(hào)裝訂，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)一式兩份，一份由合同管理辦公室保存，一份交檔案室存檔。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到合同管理辦公室查閱。2.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、合同管理辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.查閱、借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借、丟失合同檔案。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、糾紛處理、檔案管理等全過(guò)程信息化管理。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、流程審批、電子簽章、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同相關(guān)信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。合同管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)合同管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)合同管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理委員會(huì)定期對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況等。2.合同管理辦公室不定期對(duì)各部門(mén)合同管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂數(shù)量、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)