集采部管理制度

集采部管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范集采部的工作流程，提高集采工作效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，加強對集采部的管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司集采部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：集采活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護公司利益。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、崗位職責(zé)（一）集采部經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)集采部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)建立和完善集采部各項管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.組織市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商資質(zhì)和信譽。4.負(fù)責(zé)采購項目的整體規(guī)劃和預(yù)算編制，審核采購合同條款，確保采購活動符合公司利益。5.協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，及時處理采購過程中的問題和糾紛，保障采購工作順利進行。6.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報集采工作進展情況，提出改進建議和措施。7.負(fù)責(zé)部門員工的培訓(xùn)、考核和激勵，提高團隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）采購專員1.根據(jù)采購計劃和需求，負(fù)責(zé)具體采購項目的實施，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。2.與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。3.收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案，做好采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析工作。4.協(xié)助處理采購過程中的退換貨、質(zhì)量問題等售后服務(wù)工作。5.及時反饋采購過程中的市場動態(tài)和供應(yīng)商情況，為部門決策提供參考依據(jù)。（三）質(zhì)量檢驗員1.負(fù)責(zé)對采購物資進行質(zhì)量檢驗，制定檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保采購物資符合公司要求。2.對檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進行記錄和分析，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。3.參與供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的評估和審核，提出改進建議，督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量。4.協(xié)助處理因質(zhì)量問題引起的糾紛和投訴，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行。三、采購流程（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性和預(yù)算進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃制定1.集采部根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)狀況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)集采部經(jīng)理審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購計劃，采購專員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商備選庫。2.對供應(yīng)商進行初步篩選，重點考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。3.組織對入圍供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，詳細(xì)記錄評估情況。評估內(nèi)容包括企業(yè)基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財務(wù)狀況、市場口碑等。4.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行分類管理，如A類（優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商）、B類（合格供應(yīng)商）、C類（一般供應(yīng)商），并定期對供應(yīng)商進行動態(tài)評估和調(diào)整。（四）采購實施1.對于常用物資和金額較小的采購項目，可采用詢價采購方式。采購專員向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。根據(jù)供應(yīng)商報價情況進行比價、議價，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的采購項目，采用招標(biāo)采購方式。集采部制定招標(biāo)方案，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.在采購過程中，采購專員要與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如遇重大問題或變更，應(yīng)及時向部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。（五）合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同由集采部負(fù)責(zé)起草，合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由集采部與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。3.采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時提醒供應(yīng)商按時交貨。供應(yīng)商交貨時，采購專員應(yīng)按照合同約定進行驗收，填寫《物資驗收單》。如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量等不符合合同要求，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。4.根據(jù)采購合同約定和物資驗收情況，采購專員辦理付款申請手續(xù)。付款申請經(jīng)部門經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財務(wù)部門辦理付款。（六）采購驗收1.質(zhì)量檢驗員按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程對采購物資進行質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、性能指標(biāo)等方面。2.對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。3.質(zhì)量檢驗員在檢驗過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時填寫《質(zhì)量檢驗報告》，通知采購專員與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)采取整改措施，直至物資質(zhì)量符合要求。4.采購物資經(jīng)驗收合格后，質(zhì)量檢驗員在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)，采購專員方可辦理入庫手續(xù)。（七）采購后評價1.采購項目完成后，集采部應(yīng)對采購過程和采購結(jié)果進行評價。評價內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制情況、采購物資的質(zhì)量、供應(yīng)商的合作情況、售后服務(wù)等方面。2.采購專員負(fù)責(zé)收集整理采購后評價相關(guān)資料，填寫《采購后評價表》，對采購項目進行全面總結(jié)和分析。3.根據(jù)采購后評價結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，不斷完善采購工作流程和方法，提高采購工作水平。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.集采部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍和重點。2.通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會等。3.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，確定入圍供應(yīng)商名單。4.組織對入圍供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，詳細(xì)記錄評估情況。評估內(nèi)容包括企業(yè)基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財務(wù)狀況、市場口碑等。5.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，將合格供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商體系，并定期對供應(yīng)商進行動態(tài)評估和調(diào)整。（二）供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，從質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行綜合評估。評估指標(biāo)應(yīng)明確、具體、可量化，并根據(jù)公司實際情況進行調(diào)整和完善。2.定期（每季度或半年）對供應(yīng)商進行評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估方式包括數(shù)據(jù)分析、實地考察、問卷調(diào)查、客戶反饋等。3.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，如A類（優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商）、B類（合格供應(yīng)商）、C類（一般供應(yīng)商）。對于A類供應(yīng)商，給予一定的政策支持和獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額、延長付款期限等；對于C類供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰。4.建立供應(yīng)商考核機制，對供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進行考核。考核結(jié)果與供應(yīng)商的合作關(guān)系、采購份額、付款方式等掛鉤，激勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量和合作水平。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予經(jīng)濟獎勵、優(yōu)先推薦參與公司其他項目等。激勵措施應(yīng)具有針對性和可操作性，能夠有效激發(fā)供應(yīng)商的積極性和合作意愿。2.對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，予以淘汰：提供虛假信息或產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失的；多次不能按時交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多，且拒不整改的；違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在嚴(yán)重違規(guī)行為的。3.淘汰供應(yīng)商時，集采部應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并與其協(xié)商解決相關(guān)問題，如未履行的合同、庫存物資處理等。同時，及時更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，避免與淘汰供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購專員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期回訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的情況，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.組織供應(yīng)商參加公司舉辦的供應(yīng)商大會、培訓(xùn)等活動，加強與供應(yīng)商的交流與合作，增進雙方的了解和信任。3.對于供應(yīng)商提出的合理建議和意見，應(yīng)認(rèn)真對待并及時反饋，共同探討改進合作方式和提高采購效率的方法。4.在供應(yīng)商遇到困難時，應(yīng)給予必要的支持和幫助，建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏。五、采購成本控制（一）成本分析與預(yù)算編制1.集采部定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等方面。通過對比不同時期、不同供應(yīng)商的采購成本，找出成本變動的原因和規(guī)律，為成本控制提供依據(jù)。2.在編制采購計劃時，應(yīng)結(jié)合市場價格走勢和公司實際需求，進行詳細(xì)的成本預(yù)算。成本預(yù)算應(yīng)包括采購物資的價格、數(shù)量、總成本等內(nèi)容，并明確成本控制的目標(biāo)和措施。3.采購專員在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照成本預(yù)算進行操作，確保采購成本不超過預(yù)算范圍。如遇特殊情況需要調(diào)整采購成本，應(yīng)及時報部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）價格談判與策略1.采購專員在與供應(yīng)商談判前，應(yīng)充分了解市場價格行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，制定合理的談判策略。談判策略應(yīng)根據(jù)采購物資的特點、供應(yīng)商的情況和市場競爭狀況等因素綜合確定，包括談判目標(biāo)、談判方式、談判技巧等方面。2.在談判過程中，采購專員要善于運用談判技巧，與供應(yīng)商進行充分溝通和協(xié)商，爭取最有利的采購價格。同時，要注意維護公司利益，避免陷入價格陷阱。3.建立價格比較機制，定期收集同類型物資的市場價格信息，與供應(yīng)商的報價進行對比分析。對于價格過高的供應(yīng)商，應(yīng)要求其說明原因，并進行降價談判。4.通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、批量采購、優(yōu)化采購渠道等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價格。（三）成本控制措施1.優(yōu)化采購流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高采購工作效率，降低采購成本。2.加強對采購物資的庫存管理，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，降低庫存成本。3.與供應(yīng)商協(xié)商優(yōu)化運輸方式和運輸路線，降低運輸費用。同時，合理安排采購批次和交貨時間，減少運輸成本和倉儲成本。4.嚴(yán)格控制采購過程中的各項費用支出，如詢價費用、談判費用、合同簽訂費用等，確保費用支出合理合規(guī)。5.加強對采購人員的培訓(xùn)和管理，提高其成本意識和業(yè)務(wù)能力，使其在采購工作中能夠自覺控制采購成本。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.集采部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等方面。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估結(jié)果應(yīng)形成報告，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對市場風(fēng)險，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格走勢和供求關(guān)系變化，合理調(diào)整采購計劃和采購策略，降低市場風(fēng)險對采購成本和物資供應(yīng)的影響。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險，建立完善的供應(yīng)商評估和管理體系，加強對供應(yīng)商的選擇、評估、考核和監(jiān)督，降低供應(yīng)商違約、破產(chǎn)等風(fēng)險。同時，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。3.為應(yīng)對質(zhì)量風(fēng)險，嚴(yán)格執(zhí)行采購物資質(zhì)量檢驗制度，加強對采購物資的質(zhì)量控制。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。4.針對合同風(fēng)險，加強采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。在合同簽訂前，組織法務(wù)部門等相關(guān)人員對合同進行審核，防范合同糾紛和法律風(fēng)險。同時，加強對合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同變更、違約等問題。5.為防范法律風(fēng)險，組織采購人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)和政策文件，提高法律意識。在采購工作中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求，確保采購活動合法合規(guī)。如遇重大法律問題，及時咨詢公司法律顧問，尋求專業(yè)法律支持。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購過程中的風(fēng)險進行監(jiān)控和檢查，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。風(fēng)險監(jiān)控內(nèi)容包括風(fēng)險指標(biāo)的變化、風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的經(jīng)營狀況等方面。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達到或超過預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。預(yù)警信號應(yīng)明確風(fēng)險的類型、等級和影響程度，為采取風(fēng)險應(yīng)對措施提供及時提示。3.根據(jù)風(fēng)險預(yù)警信號，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保風(fēng)險得到有效控制。同時，對風(fēng)險監(jiān)控和預(yù)警過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)和分析，不斷完善風(fēng)險管理體系。七、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購專員應(yīng)通過多種渠道收集采購相關(guān)信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。信息收集渠道應(yīng)廣泛、及時、準(zhǔn)確，確保信息的全面性和可靠性。2.對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括供應(yīng)商檔案、采購合同、采購訂單、物資驗收單、價格信息等內(nèi)容，并定期進行更新和維護。3.采購專員應(yīng)定期對采購信息進行分析和研究，為采購決策提供參考依據(jù)。分析內(nèi)容包括市場價格走勢、供應(yīng)商動態(tài)、采購成本變化等方面，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)問題和規(guī)律，提出改進措施和建議。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.建立采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計制度，定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和匯總。統(tǒng)計內(nèi)容包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額、采購時間、供應(yīng)商等方面。2.運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購數(shù)據(jù)進行深入分析，如采購成本分析、采購數(shù)量分析、供應(yīng)商分析等。通過數(shù)據(jù)分析，找出采購工作中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題，為制定采購策略和改進采購工作提供依據(jù)。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制采購數(shù)據(jù)分析報告，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進展情況、存在的問題及改進建議。采購數(shù)據(jù)分析報告應(yīng)內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析透徹，具有較強的針對性和實用性。