銷售合同跟蹤管理制度

銷售合同跟蹤管理制度?總則目的為了加強(qiáng)銷售合同的全過(guò)程管理，確保銷售合同的順利履行，提高客戶滿意度，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的跟蹤管理，包括合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)。職責(zé)分工1.銷售部門負(fù)責(zé)銷售合同的洽談、起草、簽訂工作。對(duì)銷售合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，反饋合同執(zhí)行情況，處理客戶投訴和異議。2.法務(wù)部門參與銷售合同的起草、審核工作，提供法律意見(jiàn)和建議。對(duì)銷售合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。協(xié)助處理銷售合同糾紛，提供法律支持和服務(wù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)銷售合同的收款管理，跟蹤款項(xiàng)到賬情況。對(duì)銷售合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。提供銷售合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。4.其他相關(guān)部門根據(jù)銷售合同的要求，配合銷售部門完成相關(guān)工作，確保合同順利履行。負(fù)責(zé)本部門涉及銷售合同的信息傳遞和溝通協(xié)調(diào)工作。合同簽訂管理合同洽談1.銷售業(yè)務(wù)人員在與客戶洽談合同前，應(yīng)充分了解客戶需求、市場(chǎng)情況、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等信息，制定詳細(xì)的洽談方案。2.在洽談過(guò)程中，要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)合同條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，確保合同條款合理、公平、可行。3.洽談結(jié)束后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)整理洽談?dòng)涗洠蜾N售部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)洽談情況，提交合同草案。合同起草1.銷售部門根據(jù)洽談結(jié)果，指定專人負(fù)責(zé)合同的起草工作。2.合同起草人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同模板和相關(guān)法律法規(guī)的要求，擬定合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。3.合同草案應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。合同審核1.合同草案起草完成后，應(yīng)提交銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同條款是否符合公司利益、業(yè)務(wù)要求和法律規(guī)定，文字表述是否準(zhǔn)確、規(guī)范。2.銷售部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同草案提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議，確保合同的合法性、合規(guī)性。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同草案中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開(kāi)具等內(nèi)容，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。4.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。合同簽訂1.合同審核通過(guò)后，由銷售業(yè)務(wù)人員與客戶簽訂正式合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方已對(duì)合同條款達(dá)成一致意見(jiàn)，并在合同上加蓋公司合同專用章和客戶公章或合同專用章。2.合同簽訂后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將合同原件交回公司存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門及時(shí)了解合同執(zhí)行情況。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可簽訂。合同執(zhí)行跟蹤建立合同執(zhí)行臺(tái)賬1.銷售部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，對(duì)每一份銷售合同的執(zhí)行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、簽訂日期、客戶名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、實(shí)際履行情況、收款情況、付款情況、發(fā)貨情況、驗(yàn)收情況等。2.合同執(zhí)行臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將合同執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)信息錄入臺(tái)賬，并對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和分析。進(jìn)度跟蹤與監(jiān)控1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同約定的履行期限，對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。及時(shí)掌握客戶的需求變化和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.在合同執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)客戶有違約行為或可能影響合同履行的情況，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向銷售部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如與客戶溝通協(xié)商、追究違約責(zé)任、調(diào)整合同履行計(jì)劃等，以維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效的措施加以解決。對(duì)于重大合同或執(zhí)行難度較大的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，制定解決方案。溝通協(xié)調(diào)1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶保持密切溝通，及時(shí)向客戶反饋合同執(zhí)行情況，了解客戶的意見(jiàn)和需求，解決客戶提出的問(wèn)題。對(duì)于客戶的投訴和異議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)處理，確保客戶滿意度。2.銷售部門應(yīng)與公司內(nèi)部各相關(guān)部門保持良好的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)傳遞合同執(zhí)行過(guò)程中的信息，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。各部門應(yīng)積極配合銷售部門的工作，按照合同要求履行各自的職責(zé)，共同推進(jìn)合同的順利履行。合同變更管理變更申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、客戶需求調(diào)整、法律法規(guī)變更等原因，需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。2.提出變更申請(qǐng)的一方應(yīng)填寫《銷售合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并提交給銷售部門負(fù)責(zé)人審核。3.《銷售合同變更申請(qǐng)表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同編號(hào)、變更事項(xiàng)、變更原因、變更內(nèi)容、變更后的條款、對(duì)合同履行的影響、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期等。變更審核1.銷售部門負(fù)責(zé)人收到《銷售合同變更申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、可行性，以及對(duì)公司利益和合同履行的影響等。2.法務(wù)部門對(duì)變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)和建議。財(cái)務(wù)部門對(duì)變更后的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。變更執(zhí)行1.變更申請(qǐng)審核通過(guò)后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶簽訂變更協(xié)議，并將變更協(xié)議原件交回公司存檔。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、生效日期等條款。2.銷售部門應(yīng)及時(shí)將變更信息通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更情況，調(diào)整工作安排，按照變更后的合同要求履行各自的職責(zé)。3.在合同變更執(zhí)行過(guò)程中，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)跟蹤變更的執(zhí)行情況，及時(shí)解決變更執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保合同變更順利實(shí)施。合同終止管理終止原因1.銷售合同在履行過(guò)程中，出現(xiàn)以下情形之一的，合同可以終止：合同雙方協(xié)商一致，同意終止合同；合同約定的履行期限屆滿，雙方已按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)；因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；合同被依法確認(rèn)無(wú)效或被撤銷；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。2.在合同終止前，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向銷售部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同終止的原因和進(jìn)展情況，并提交相關(guān)證明材料。終止流程1.銷售部門負(fù)責(zé)人收到合同終止的匯報(bào)后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同終止的原因是否合法、合規(guī)，是否符合公司利益，以及合同終止后的后續(xù)事宜處理等。2.法務(wù)部門對(duì)合同終止的合法性進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)和建議。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同終止后的財(cái)務(wù)結(jié)算進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)審核意見(jiàn)，辦理合同終止手續(xù)。4.合同終止后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與客戶辦理相關(guān)交接手續(xù)，如收回剩余貨物、結(jié)算款項(xiàng)、清理債權(quán)債務(wù)等。同時(shí)，將合同終止情況通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門，停止相關(guān)工作安排。后續(xù)事宜處理1.合同終止后，銷售部門應(yīng)及時(shí)整理合同檔案，將合同原件、變更協(xié)議、終止協(xié)議等相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)財(cái)務(wù)制度，對(duì)合同終止后的款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于應(yīng)收款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行催收，確保公司資金安全。3.各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)合同終止后的實(shí)際情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的銷售合同管理工作提供參考?？己伺c獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)1.銷售合同簽訂率：考核銷售部門簽訂合同的數(shù)量與目標(biāo)任務(wù)的完成比例。2.合同履行率：考核銷售合同實(shí)際履行情況與合同約定的符合程度。3.客戶滿意度：通過(guò)客戶反饋和調(diào)查，考核客戶對(duì)銷售合同履行過(guò)程和結(jié)果的滿意程度。4.合同糾紛發(fā)生率：考核銷售合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的次數(shù)與合同總數(shù)的比例。5.應(yīng)收賬款回收率：考核銷售合同款項(xiàng)的回收情況，計(jì)算應(yīng)收賬款的實(shí)際回收金額與應(yīng)回收金額的比例。考核周期1.對(duì)銷售合同跟蹤管理工作的考核實(shí)行季度考核與年度考核相結(jié)合的方式。2.季度考核于每季度末進(jìn)行，對(duì)本季度銷售合同跟蹤管理工作的各項(xiàng)指標(biāo)完成情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.年度考核于每年年末進(jìn)行，對(duì)全年銷售合同跟蹤管理工作進(jìn)行全面考核評(píng)價(jià)，確定年度考核結(jié)果。獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于在銷售合同跟蹤管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)于在銷售合同跟蹤管理工