項目規(guī)劃合同管理制度

項目規(guī)劃合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目規(guī)劃合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目規(guī)劃合同的管理，包括但不限于項目策劃、可行性研究、設計規(guī)劃、項目管理咨詢等相關合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應體現公平公正，保障雙方的合法權益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.項目發(fā)起部門根據公司業(yè)務需求，提出項目規(guī)劃合同立項申請，填寫《項目規(guī)劃合同立項申請表》，詳細說明項目背景、目標、內容、預算、時間要求等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司主管領導審批。主管領導根據公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資源狀況等因素進行審批，同意立項的，下達立項批復。（二）合同起草1.立項批復下達后，由項目發(fā)起部門負責合同起草工作。合同起草人員應具備相關法律知識和業(yè)務經驗，確保合同條款合法、準確、完整。2.合同文本應參照公司標準合同模板進行起草，如有特殊要求或需要修改模板的，應經公司法律部門審核同意。合同內容應包括但不限于以下條款：合同雙方的名稱、地址、聯系方式等基本信息；項目名稱、內容、要求、標準等；合同金額及支付方式；項目進度安排及交付成果；雙方的權利和義務；違約責任及爭議解決方式；保密條款、知識產權條款等。（三）合同審核1.合同起草完成后，應提交至公司相關部門進行審核。審核部門包括法律部門、財務部門、業(yè)務部門等，各部門按照職責分工對合同條款進行審核。法律部門負責審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進行法律風險評估，提出法律意見和建議。財務部門負責審核合同的支付條款、預算安排等，確保合同金額合理、支付方式符合公司財務規(guī)定。業(yè)務部門負責審核合同的業(yè)務條款，對項目內容、要求、進度等進行審核，確保合同與業(yè)務需求相符。2.各審核部門應在規(guī)定時間內完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議，合同起草人員根據審核意見對合同進行修改完善。3.經各部門審核通過的合同，由項目發(fā)起部門負責人簽字后，提交至公司主管領導審批。主管領導根據審核意見和項目實際情況進行審批，審批通過的合同方可簽訂。（四）合同簽訂1.合同審批通過后，由項目發(fā)起部門負責與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同的人員應具有相應的授權，確保合同簽訂行為的有效性。2.合同簽訂前，應仔細核對合同對方當事人的主體資格、資信狀況等信息，確保合同對方具有履行合同的能力和信譽。3.合同簽訂時，應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司印章管理制度的規(guī)定進行蓋章操作。蓋章后的合同文本應一式多份，雙方當事人各執(zhí)一份，公司相關部門留存?zhèn)浞?。三、合同履行管理（一）合同交?.合同簽訂后，項目發(fā)起部門應組織相關人員進行合同交底，向參與項目實施的人員詳細介紹合同條款內容、雙方權利義務、項目目標及要求等信息，確保項目實施人員熟悉合同要求，明確工作任務。2.合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認，并留存歸檔。（二）進度跟蹤1.項目實施過程中，項目發(fā)起部門應建立合同執(zhí)行進度跟蹤機制，定期對項目進度進行檢查和評估，及時掌握項目進展情況。2.項目實施人員應按照合同約定的進度安排開展工作，如遇特殊情況需要調整進度的，應提前向項目發(fā)起部門報告，并經合同對方當事人同意。項目發(fā)起部門應根據實際情況及時調整合同相關條款，并辦理相關手續(xù)。（三）質量控制1.項目實施過程中，應嚴格按照合同約定的質量標準進行項目管理和實施，確保項目質量達到預期目標。2.項目發(fā)起部門應定期對項目質量進行檢查和評估，發(fā)現質量問題及時督促項目實施人員進行整改，確保項目質量符合要求。（四）費用支付1.合同費用支付應嚴格按照合同約定的支付方式和時間進行。項目實施人員應根據合同履行情況，及時向項目發(fā)起部門提交費用支付申請，經審核通過后，由財務部門辦理支付手續(xù)。2.費用支付申請應附合同執(zhí)行情況說明、發(fā)票等相關資料，確保費用支付的真實性、合理性和合規(guī)性。（五）變更管理1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同內容的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.變更協議應明確變更的內容、原因、對合同金額及履行期限的影響等信息，并經公司相關部門審核同意。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（六）風險管理1.項目發(fā)起部門應建立合同風險預警機制，對合同履行過程中可能出現的風險進行及時識別、評估和預警。2.針對可能出現的風險，應制定相應的風險應對措施，如加強溝通協調、調整項目進度、增加資源投入等，確保合同順利履行，降低風險損失。四、合同驗收管理（一）驗收申請1.項目完成后，項目發(fā)起部門應組織相關人員對項目進行自查，確認項目已按照合同要求完成。自查合格后，向合同對方當事人提交驗收申請，填寫《項目規(guī)劃合同驗收申請表》，詳細說明項目完成情況、交付成果等信息。2.驗收申請應附項目成果報告、測試報告、用戶反饋等相關資料，確保驗收申請資料的完整性和真實性。（二）驗收組織1.合同對方當事人收到驗收申請后，應在規(guī)定時間內組織驗收工作。驗收工作應由雙方共同參與，成立驗收小組，明確驗收人員職責。2.驗收小組應按照合同約定的驗收標準和方法，對項目進行全面檢查和評估，包括項目成果的質量、性能、功能等方面。（三）驗收報告1.驗收工作完成后，驗收小組應出具驗收報告。驗收報告應明確項目是否通過驗收，如未通過驗收，應詳細說明存在的問題及整改要求。2.驗收報告經雙方簽字確認后生效。如雙方對驗收結果存在爭議，應協商解決；協商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（四）尾款支付1.項目通過驗收后，項目發(fā)起部門應按照合同約定辦理尾款支付手續(xù)。尾款支付申請應附驗收報告等相關資料，經審核通過后，由財務部門辦理支付手續(xù)。2.如項目未通過驗收，應根據驗收報告提出的整改要求進行整改，整改完成后重新申請驗收。在整改期間，應暫停尾款支付，待整改通過驗收后再辦理尾款支付手續(xù)。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，項目發(fā)起部門應及時將合同文本及相關資料收集整理，包括合同審批表、立項申請表、審核意見、變更協議、驗收報告等。2.合同檔案應確保資料的完整性和準確性，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理1.收集的合同檔案應按照類別、時間順序進行整理，建立清晰的檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同文本應單獨成冊，并在封面注明合同名稱、編號、簽訂時間等信息。相關資料應按照與合同的關聯性進行分類裝訂，注明資料名稱和日期。（三）檔案保管1.合同檔案應由公司專門的檔案管理部門或指定人員負責保管，確保檔案的安全和保密。2.檔案保管應建立相應的保管制度，明確檔案的存放地點、保管期限、借閱流程等要求。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應按照審批意見提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、損毀檔案資料。如需復印檔案資料的，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對項目規(guī)劃合同的簽訂、履行、驗收等情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現問題并提出整改意見。2.監(jiān)督檢查內容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的合法性合規(guī)性、合同履行的進度質量、費用支付的合理性等方面。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價機制，對項目發(fā)起部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的及時性、履行的準確性、驗收的通過率、風險