公司打字室管理制度

公司打字室管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司打字室的管理，規(guī)范打字室工作流程，提高打字室工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各類文件、資料的準(zhǔn)確、及時(shí)處理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司打字室全體工作人員以及使用打字室服務(wù)的各部門(mén)和員工。（三）管理原則1.高效原則：以快速、準(zhǔn)確地完成打字、排版等工作任務(wù)為目標(biāo)，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行文件處理，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.保密原則：打字室工作人員對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料負(fù)有保密責(zé)任，嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密信息。4.服務(wù)原則：樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)、熱情地為各部門(mén)和員工提供優(yōu)質(zhì)的打字、排版等服務(wù)。二、打字室工作人員職責(zé)（一）打字室主管職責(zé)1.負(fù)責(zé)打字室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和工作流程，合理安排人員分工。2.組織打字室工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.審核打字、排版后的文件，確保文件質(zhì)量符合公司要求。4.協(xié)調(diào)打字室與各部門(mén)之間的工作關(guān)系，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)打字室設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)報(bào)修故障設(shè)備。6.對(duì)打字室的工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作效率。（二）打字員職責(zé)1.按照公司規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、快速地完成各類文件的打字工作。2.對(duì)輸入的文字進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保無(wú)錯(cuò)別字、漏字等錯(cuò)誤。3.根據(jù)文件內(nèi)容和排版要求，進(jìn)行合理的排版，使文件格式規(guī)范、美觀。4.負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、裝訂等工作，確保文件質(zhì)量符合要求。5.對(duì)打字室的設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)，如清潔設(shè)備、更換耗材等。6.遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料妥善保管，嚴(yán)禁泄露。（三）排版員職責(zé)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，選擇合適的排版格式和字體、字號(hào)等。2.對(duì)文件進(jìn)行精心排版，確保頁(yè)面布局合理、層次分明、美觀大方。3.檢查排版后的文件是否符合公司規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)調(diào)整排版錯(cuò)誤。4.協(xié)助打字員進(jìn)行文件的打印、復(fù)印、裝訂等工作，保證文件的整體質(zhì)量。5.對(duì)排版軟件和相關(guān)工具進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷提高排版技能和工作效率。三、打字室工作流程（一）文件接收1.各部門(mén)如需打字室服務(wù)，應(yīng)填寫(xiě)《打字室工作申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明文件的名稱、內(nèi)容、格式要求、緊急程度、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交給打字室。2.打字室工作人員收到《打字室工作申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并根據(jù)文件的緊急程度和工作量進(jìn)行合理安排。（二）打字與排版1.打字員按照《打字室工作申請(qǐng)表》的要求，對(duì)文件進(jìn)行打字錄入。錄入過(guò)程中要保持專注，確保文字輸入準(zhǔn)確無(wú)誤。2.錄入完成后，打字員應(yīng)進(jìn)行自我校對(duì)，檢查有無(wú)錯(cuò)別字、漏字等錯(cuò)誤。校對(duì)無(wú)誤后，將文件交給排版員進(jìn)行排版。3.排版員根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，選擇合適的排版格式和字體、字號(hào)等進(jìn)行排版。排版過(guò)程中要注重頁(yè)面的整體美觀和易讀性，合理設(shè)置段落格式、頁(yè)眉頁(yè)腳等。4.排版完成后，排版員應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保排版后的文件符合公司規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)排版錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（三）文件審核1.排版后的文件由打字室主管進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的格式是否規(guī)范、文字是否準(zhǔn)確、排版是否美觀等。2.打字室主管如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知打字員或排版員進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。（四）文件打印與裝訂1.審核通過(guò)的文件由打字員按照《打字室工作申請(qǐng)表》中注明的份數(shù)進(jìn)行打印。打印過(guò)程中要注意紙張的選擇和打印機(jī)的設(shè)置，確保打印質(zhì)量清晰、完整。2.打印完成后，打字員應(yīng)將文件進(jìn)行整理、排序，并按照要求進(jìn)行裝訂。裝訂要牢固、整齊，確保文件的美觀和便于查閱。（五）文件發(fā)放與存檔1.裝訂好的文件由打字室工作人員按照《打字室工作申請(qǐng)表》中注明的領(lǐng)取人或部門(mén)進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放登記。2.對(duì)于重要文件或需長(zhǎng)期保存的文件，打字室應(yīng)進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)按照類別、日期等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄，便于查找和管理。四、打字室設(shè)備管理（一）設(shè)備采購(gòu)與配置1.根據(jù)打字室工作需要，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)打字室設(shè)備的采購(gòu)與配置計(jì)劃制定。2.采購(gòu)的設(shè)備應(yīng)符合公司工作要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的性能和可靠性。3.設(shè)備采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備完好無(wú)損、配件齊全，并辦理入庫(kù)手續(xù)。（二）設(shè)備使用與維護(hù)1.打字室工作人員應(yīng)熟悉打字室設(shè)備的性能和操作方法，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行使用。2.設(shè)備使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知行政部門(mén)安排維修人員進(jìn)行維修。3.打字室工作人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，如擦拭打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備表面，更換墨盒、硒鼓等耗材，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.建立設(shè)備使用記錄檔案，記錄設(shè)備的使用時(shí)間、使用情況、維修情況等信息，以便于對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)。（三）設(shè)備報(bào)廢與更新1.對(duì)于已損壞且無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的設(shè)備，由行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)為報(bào)廢設(shè)備后，填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和打字室工作需要，及時(shí)對(duì)打字室設(shè)備進(jìn)行更新，確保設(shè)備能夠滿足工作要求。五、打字室文件資料管理（一）文件資料分類與編號(hào)1.打字室對(duì)各類文件資料應(yīng)進(jìn)行分類管理，如按照文件性質(zhì)分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等，按照文件類別分為通知、報(bào)告、合同等。2.為便于文件資料的查找和管理，應(yīng)對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有唯一性和系統(tǒng)性。（二）文件資料歸檔1.打字員在完成文件的打字、排版、打印等工作后，應(yīng)及時(shí)將文件資料按照分類和編號(hào)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件資料應(yīng)確保齊全、完整，包括文件的正文、附件、底稿等。3.建立文件資料歸檔目錄，詳細(xì)記錄文件資料的編號(hào)、名稱、日期、歸檔位置等信息，便于快速查找和檢索。（三）文件資料查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件資料，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后到打字室查閱。2.查閱文件資料時(shí)，打字室工作人員應(yīng)做好查閱登記，記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱文件資料名稱等信息。3.如需借閱文件資料，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《文件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和打字室主管審批后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的文件資料，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向打字室主管申請(qǐng)并說(shuō)明原因。5.打字室工作人員應(yīng)對(duì)借閱的文件資料進(jìn)行跟蹤管理，確保文件資料的安全和完整。（四）文件資料保密1.打字室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料妥善保管，嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密信息。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將公司文件資料帶出打字室或轉(zhuǎn)借他人。3.對(duì)于廢棄的文件資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，防止文件資料的丟失和泄露。六、打字室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.打字室工作人員應(yīng)每天對(duì)打字室進(jìn)行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、設(shè)備清潔等，保持打字室環(huán)境整潔。2.定期對(duì)打字室的門(mén)窗、墻壁、天花板等進(jìn)行清潔，清除灰塵和污漬。（二）設(shè)備擺放與整理1.打字室的設(shè)備應(yīng)擺放整齊，保持工作區(qū)域的通道暢通。2.對(duì)打字室的文件資料、辦公用品等進(jìn)行分類整理，存放有序，便于查找和使用。（三）垃圾處理1.打字室應(yīng)配備垃圾桶，每天及時(shí)清理垃圾，保持室內(nèi)環(huán)境清潔衛(wèi)生。2.對(duì)于可回收垃圾和有害垃圾，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類處理，避免環(huán)境污染。七、打字室安全管理（一）消防安全1.打字室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保消防器材完好有效。2.打字室工作人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)。3.嚴(yán)禁在打字室內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線，確保用電安全。4.定期對(duì)打字室的消防設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施正常運(yùn)行。（二）信息安全1.打字室工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的信息安全管理，設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼、屏保密碼等，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用設(shè)備。2.定期對(duì)計(jì)算機(jī)中的文件資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)禁在打字室的計(jì)算機(jī)上安裝未經(jīng)公司批準(zhǔn)的軟件，避免感染病毒和惡意軟件。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)采取加密等安全措施進(jìn)行保護(hù)，防止信息泄露。（三）人員安全1.打字室工作人員應(yīng)正確使用打字室的設(shè)備和工具，避免因操作不當(dāng)造成人身傷害。2.保持打字室地面干燥、整潔，防止滑倒摔傷。3.如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門(mén)。八、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.工作質(zhì)量：主要考核打字、排版的準(zhǔn)確性，文件格式的規(guī)范性，以及文件審核通過(guò)率等指標(biāo)。2.工作效率：根據(jù)完成打字、排版、打印等工作任務(wù)的時(shí)間，考核工作效率是否符合規(guī)定要求。3.服務(wù)態(tài)度：考核打字室工作人員對(duì)各部門(mén)和員工的服務(wù)態(tài)度，包括是否熱情、主動(dòng)、耐心等。4.設(shè)備管理：考核對(duì)打字室設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)情況，以及設(shè)備的完好率等指標(biāo)。5.文件資料管理：考核文件資料的分類、編號(hào)、歸檔、查閱、借閱等管理工作是否規(guī)范、準(zhǔn)確。6.安全與衛(wèi)生管理：考核打字室的消防安全、信息安全、人員安全以及環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的工作情況。（二）考核方式1.定期考核：每月由打字室主管對(duì)打字室工作人員進(jìn)行一次定期考核，填寫(xiě)《打字室工作人員考核表》。2.不定期抽查：公司行政部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)可對(duì)打字室工作進(jìn)行不定期抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄和反饋。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績(jī)突出的打字室工作人員，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等。在年度考核中，連續(xù)多次獲得優(yōu)秀成績(jī)