銷售訂單管理制度樣板

銷售訂單管理制度樣板?一、總則（一）目的為規(guī)范公司銷售訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保銷售業(yè)務(wù)的順利開展，保障公司與客戶的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、變更、終止及結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價(jià)格等關(guān)鍵要素清晰明確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單執(zhí)行偏差。2.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂單處理的相關(guān)工作，提高訂單流轉(zhuǎn)速度，確保按時(shí)交貨，滿足客戶需求。3.完整性原則：訂單處理過程中的各項(xiàng)文件、記錄應(yīng)完整保存，以備查詢和追溯。4.客戶導(dǎo)向原則：以客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，確?？蛻魸M意度。二、訂單接收（一）客戶訂單渠道1.客戶通過以下方式下達(dá)訂單：書面訂單：客戶以紙質(zhì)文件形式提交的訂單，應(yīng)包含訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、客戶簽字等信息。電子訂單：客戶通過電子郵件、傳真、公司銷售管理系統(tǒng)等電子方式發(fā)送的訂單，訂單內(nèi)容應(yīng)符合書面訂單要求，并具備有效的電子簽名或蓋章。電話訂單：客戶通過電話方式下達(dá)的訂單，銷售人員應(yīng)詳細(xì)記錄訂單信息，并在訂單下達(dá)后及時(shí)將記錄內(nèi)容整理成書面或電子訂單形式，交客戶確認(rèn)。（二）訂單接收流程1.銷售部門：銷售人員負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并對(duì)訂單的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括訂單編號(hào)、客戶信息、產(chǎn)品信息、交貨期、交貨地點(diǎn)等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)，補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。2.訂單錄入：銷售人員將審核通過的訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)與原始訂單一致，確保系統(tǒng)中訂單信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審職責(zé)分工1.銷售部門：負(fù)責(zé)組織訂單評(píng)審工作，協(xié)調(diào)各相關(guān)部門參與評(píng)審，并向客戶反饋評(píng)審結(jié)果。2.生產(chǎn)部門：評(píng)估訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)可行性，包括生產(chǎn)能力、生產(chǎn)工藝、原材料供應(yīng)等方面，提出生產(chǎn)計(jì)劃和交貨期建議。3.技術(shù)部門：對(duì)訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求進(jìn)行評(píng)審，確保產(chǎn)品設(shè)計(jì)和技術(shù)方案滿足客戶需求，并提供必要的技術(shù)支持。4.質(zhì)量部門：審查訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，制定質(zhì)量控制計(jì)劃，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶和公司要求。5.采購(gòu)部門：根據(jù)訂單需求，評(píng)估原材料、零部件的采購(gòu)可行性和交貨期，確保按時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)所需物資。（二）評(píng)審內(nèi)容1.產(chǎn)品要求：評(píng)審訂單產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)要求等是否明確、合理，公司是否具備生產(chǎn)能力和技術(shù)條件滿足客戶需求。2.交貨期：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃和產(chǎn)能，評(píng)估訂單交貨期是否可行，能否滿足客戶要求。如交貨期存在問題，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商解決方案。3.價(jià)格條款：審核訂單價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策，價(jià)格條款是否明確、合理，是否存在潛在的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。4.質(zhì)量要求：確認(rèn)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，評(píng)估公司質(zhì)量控制措施能否保證產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)到客戶期望。5.包裝要求：審查訂單產(chǎn)品的包裝形式、包裝材料等是否符合客戶要求，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。6.其他要求：如客戶對(duì)售后服務(wù)、運(yùn)輸方式、付款方式等有特殊要求，也應(yīng)在評(píng)審過程中進(jìn)行充分考慮和溝通。（三）評(píng)審流程1.銷售部門發(fā)起評(píng)審：銷售人員在收到客戶訂單后，應(yīng)及時(shí)填寫《訂單評(píng)審表》，明確訂單基本信息、產(chǎn)品要求、交貨期等內(nèi)容，并將訂單及《訂單評(píng)審表》提交給生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)等相關(guān)部門。2.部門評(píng)審：各相關(guān)部門接到訂單評(píng)審任務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成評(píng)審工作，并在《訂單評(píng)審表》上填寫評(píng)審意見。評(píng)審意見應(yīng)明確表示是否同意接單，如不同意接單，應(yīng)說(shuō)明原因及建議解決方案。3.評(píng)審結(jié)果匯總：銷售部門負(fù)責(zé)收集各相關(guān)部門的評(píng)審意見，進(jìn)行匯總分析。如各部門評(píng)審意見一致，銷售部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果直接回復(fù)客戶；如存在分歧，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，尋求解決方案。協(xié)商達(dá)成一致后，銷售部門將最終評(píng)審結(jié)果回復(fù)客戶。4.評(píng)審記錄保存：訂單評(píng)審過程中的相關(guān)文件、記錄，如《訂單評(píng)審表》、各部門評(píng)審意見等，應(yīng)妥善保存，作為訂單管理的重要依據(jù)，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。四、訂單下達(dá)（一）下達(dá)流程1.銷售部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，如評(píng)審?fù)ㄟ^，在銷售管理系統(tǒng)中下達(dá)正式訂單。訂單下達(dá)后，系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單編號(hào)，并將訂單信息傳遞給相關(guān)部門。2.銷售部門將下達(dá)的訂單以書面或電子形式發(fā)送給客戶，確認(rèn)訂單已正式生效。書面訂單應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，電子訂單應(yīng)通過加密方式發(fā)送，并要求客戶進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)。（二）訂單變更通知1.在訂單執(zhí)行過程中，如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫《訂單變更申請(qǐng)表》。2.將《訂單變更申請(qǐng)表》提交給相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審流程同訂單評(píng)審流程。各相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)訂單變更內(nèi)容，評(píng)估對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、原材料采購(gòu)等方面的影響，并提出相應(yīng)的處理意見。3.銷售部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與客戶協(xié)商確定變更方案，并在銷售管理系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行相應(yīng)變更。同時(shí)，及時(shí)將訂單變更信息通知相關(guān)部門，確保各部門能夠按照變更后的訂單要求進(jìn)行工作。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)計(jì)劃安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)下達(dá)的訂單信息，結(jié)合公司生產(chǎn)能力和庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品生產(chǎn)批次、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)進(jìn)度安排、各工序完成時(shí)間等內(nèi)容，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。2.生產(chǎn)部門將生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)給各生產(chǎn)車間，并組織召開生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中可能出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)計(jì)劃的順利執(zhí)行。（二）物料采購(gòu)1.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和訂單需求，制定物料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息，并及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保原材料、零部件按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)到公司。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪瞎?yīng)延遲或質(zhì)量問題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施減少對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度的影響。（三）生產(chǎn)過程控制1.生產(chǎn)車間按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)工藝和操作規(guī)程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.質(zhì)量部門對(duì)生產(chǎn)過程進(jìn)行全程質(zhì)量監(jiān)控，定期對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和抽檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正質(zhì)量問題。對(duì)不合格產(chǎn)品，應(yīng)按照公司質(zhì)量管理規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)禁不合格產(chǎn)品流入下道工序或出廠。3.生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)進(jìn)度，定期向銷售部門反饋訂單執(zhí)行情況。如生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常情況，如設(shè)備故障、人員短缺、原材料供應(yīng)不足等，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向銷售部門說(shuō)明情況及預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。（四）產(chǎn)品包裝與入庫(kù)1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)車間按照訂單包裝要求進(jìn)行產(chǎn)品包裝。包裝應(yīng)牢固、美觀，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.包裝完成后的產(chǎn)品經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照訂單要求對(duì)入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格與訂單一致，并做好入庫(kù)記錄。六、訂單發(fā)貨（一）發(fā)貨通知1.銷售部門根據(jù)訂單交貨期和生產(chǎn)進(jìn)度情況，在產(chǎn)品發(fā)貨前[X]天向客戶發(fā)送《發(fā)貨通知》，告知客戶產(chǎn)品預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量、運(yùn)輸方式等信息。2.《發(fā)貨通知》應(yīng)明確客戶需準(zhǔn)備的收貨事項(xiàng)，如收貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等，并要求客戶在收到通知后進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)。（二）發(fā)貨流程1.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)銷售部門下達(dá)的《發(fā)貨通知》，組織安排產(chǎn)品發(fā)貨。發(fā)貨前，應(yīng)對(duì)發(fā)貨產(chǎn)品進(jìn)行再次核對(duì)，確保發(fā)貨產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等與訂單一致。2.按照客戶要求的運(yùn)輸方式，選擇合適的物流公司進(jìn)行產(chǎn)品運(yùn)輸，并辦理托運(yùn)手續(xù)。在辦理托運(yùn)手續(xù)時(shí)，應(yīng)確保托運(yùn)單上的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括發(fā)貨人、收貨人、貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、運(yùn)輸路線等。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)跟蹤產(chǎn)品運(yùn)輸情況，及時(shí)掌握貨物運(yùn)輸狀態(tài)。如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞等異常情況，應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)商解決，并將情況反饋給銷售部門。（三）發(fā)貨記錄倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好發(fā)貨記錄，記錄內(nèi)容包括發(fā)貨日期、訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、運(yùn)輸單號(hào)、物流公司名稱等信息。發(fā)貨記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。七、訂單結(jié)算（一）結(jié)算方式與周期1.公司與客戶的結(jié)算方式主要包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票結(jié)算等，具體結(jié)算方式由雙方在簽訂銷售合同時(shí)約定。2.訂單結(jié)算周期根據(jù)不同客戶和業(yè)務(wù)情況而定，一般分為月結(jié)、季結(jié)、貨到付款等。銷售部門應(yīng)在訂單評(píng)審階段與客戶明確結(jié)算方式和周期，并在訂單執(zhí)行過程中及時(shí)跟蹤客戶付款情況。（二）結(jié)算流程1.銷售部門在訂單發(fā)貨后，按照約定的結(jié)算周期及時(shí)向客戶開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與訂單產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息一致，并確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核銷售部門提交的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，跟蹤客戶付款情況，及時(shí)與客戶溝通催收貨款。3.如客戶逾期未付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知銷售部門，銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通協(xié)商解決付款問題。如協(xié)商無(wú)果，可根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的法律措施追討貨款。（三）結(jié)算記錄與核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的訂單結(jié)算記錄，詳細(xì)記錄每筆訂單的結(jié)算情況，包括發(fā)票開具日期、金額、客戶付款日期、付款金額等信息。2.定期與客戶進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。八、訂單跟蹤與反饋（一）跟蹤職責(zé)1.銷售部門負(fù)責(zé)對(duì)訂單執(zhí)行全過程進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解訂單進(jìn)度、發(fā)貨情況、客戶反饋等信息，并向相關(guān)部門反饋訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合銷售部門的訂單跟蹤工作，及時(shí)提供訂單執(zhí)行過程中的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。（二）跟蹤方式1.銷售部門通過銷售管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單執(zhí)行狀態(tài)，定期與生產(chǎn)部門、倉(cāng)庫(kù)管理人員等溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)品入庫(kù)情況等。2.建立訂單跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄訂單執(zhí)行過程中的各項(xiàng)信息，包括訂單編號(hào)、客戶名稱、訂單下達(dá)時(shí)間、交貨期、生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸狀態(tài)、客戶反饋等內(nèi)容。3.定期向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，及時(shí)解答客戶疑問，處理客戶投訴，提高客戶滿意度。反饋方式可采用電話、郵件、書面報(bào)告等形式。（三）異常情況處理1.在訂單跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行出現(xiàn)異常情況，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題、運(yùn)輸事故等，銷售部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析和處理。2.針對(duì)異常情況，各相關(guān)部門應(yīng)制定具體的解決方案和措施，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保問題得到及時(shí)解決，減少對(duì)訂單交付的影響。3.銷售部門負(fù)責(zé)將異常情況及處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶，保持與客戶的溝通和協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。九、訂單檔案管理（一）檔案內(nèi)容訂單檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.客戶訂單原件（書面訂單或電子訂單）；2.《訂單評(píng)審表》及各部門評(píng)審意見；3.訂單下達(dá)記錄（銷售管理系統(tǒng)訂單下達(dá)記錄、書面訂單下達(dá)通知等）；4.訂單變更相關(guān)文件（《訂單變更申請(qǐng)表》、變更評(píng)審記錄等）；5.生產(chǎn)計(jì)劃、物料采購(gòu)計(jì)劃、發(fā)貨記錄等訂單執(zhí)行過程中的相關(guān)文件和記錄；6.發(fā)票、結(jié)算憑證等財(cái)務(wù)相關(guān)資料；7.客戶反饋記錄、投訴處理記錄等與訂單相關(guān)的其他資料。（二）檔案整理與歸檔1.銷售部門負(fù)責(zé)訂單檔案的收集、整理工作，按照訂單編號(hào)順序?qū)⒂唵蜗嚓P(guān)資料進(jìn)行分類整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.整理完成的訂單檔案應(yīng)定期移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案管理制度對(duì)訂單檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和可查詢性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱訂單檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)