銀行辦公耗材管理制度

銀行辦公耗材管理制度?一、總則1.目的為加強銀行辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高辦公耗材使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于銀行總部及各分支機構(gòu)的辦公耗材管理。3.定義辦公耗材指銀行在日常辦公過程中消耗的各類材料，包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本、筆等。二、職責(zé)分工1.采購部門根據(jù)各部門需求及庫存情況，制定辦公耗材采購計劃。負責(zé)辦公耗材供應(yīng)商的選擇、評估與管理。組織實施辦公耗材的采購工作，確保采購的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量。2.使用部門定期提交辦公耗材需求申請，明確所需耗材的種類、規(guī)格和數(shù)量。合理使用辦公耗材，避免浪費，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估。3.倉庫管理部門負責(zé)辦公耗材的驗收入庫、存儲保管和發(fā)放工作。定期盤點庫存，確保賬實相符，及時反饋庫存信息。對庫存辦公耗材的質(zhì)量進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.財務(wù)管理部門負責(zé)辦公耗材采購費用的審核與報銷。對辦公耗材的成本進行核算與分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理1.采購計劃各使用部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，每月末提交下月辦公耗材需求申請表，詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。采購部門匯總各部門需求申請，結(jié)合庫存情況，制定辦公耗材采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購種類、數(shù)量、預(yù)算、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。采購計劃需經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。如遇特殊情況需臨時采購，使用部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，按上述審批流程辦理。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立辦公耗材供應(yīng)商名錄，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)、信譽等因素。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等方面。對于評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)整，如暫停合作、更換供應(yīng)商等。3.采購實施采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，按照采購合同要求組織采購。在采購過程中，應(yīng)嚴格控制采購成本，確保采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。對于批量采購的辦公耗材，采購人員應(yīng)進行市場調(diào)研，爭取最優(yōu)惠的采購價格。同時，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定合理的交貨期，確保辦公耗材及時供應(yīng)。采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時收集采購發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證，并將采購信息錄入系統(tǒng)，以便進行后續(xù)的驗收、入庫和報銷等工作。四、驗收管理1.驗收標(biāo)準(zhǔn)倉庫管理部門應(yīng)依據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對辦公耗材進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。對于紙張、文件夾等辦公用品，應(yīng)檢查其外觀是否完好，包裝是否符合要求，數(shù)量是否準(zhǔn)確。對于墨盒、硒鼓等打印耗材，應(yīng)檢查其是否為原裝正品，有無損壞、漏粉等情況，打印效果是否符合要求。2.驗收流程辦公耗材到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購人員和使用部門。采購人員應(yīng)提供采購合同及相關(guān)資料，協(xié)助倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對辦公耗材進行逐一核對和檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。驗收合格的辦公耗材，倉庫管理人員應(yīng)填寫驗收單，注明驗收情況，并簽字確認。驗收單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門作為報銷憑證。對于驗收不合格的辦公耗材，倉庫管理人員應(yīng)拒絕入庫，并及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。如因質(zhì)量問題造成的損失，應(yīng)根據(jù)采購合同要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、庫存管理1.庫存分類與標(biāo)識倉庫管理部門應(yīng)按照辦公耗材的種類、規(guī)格、用途等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。對于貴重或易損的辦公耗材，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的防護措施，如防潮、防火、防盜等。2.庫存盤點倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點工作應(yīng)在月末進行。盤點前，倉庫管理人員應(yīng)整理庫存，核對賬目，確保盤點數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。盤點過程中，應(yīng)逐一清點庫存辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并與庫存臺賬進行核對。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫盤點報告，注明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議等內(nèi)容。盤點報告經(jīng)部門負責(zé)人審核后報財務(wù)部門。對于盤盈盤虧的辦公耗材，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整庫存臺賬，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。如因人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.庫存安全倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫存辦公耗材的安全。倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。對于庫存辦公耗材的出入庫情況，應(yīng)及時登記，做到賬目清晰。定期對庫存辦公耗材進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)庫存辦公耗材有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時清理，并按照相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。六、使用管理1.領(lǐng)用制度各使用部門應(yīng)指定專人負責(zé)辦公耗材的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫辦公耗材領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用日期、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并簽字確認。辦公耗材領(lǐng)用申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核后，到倉庫管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)審批后的申請表發(fā)放辦公耗材，并在領(lǐng)用表上簽字確認。領(lǐng)用人員應(yīng)及時將領(lǐng)用的辦公耗材帶回部門，并妥善保管。嚴禁將辦公耗材挪作他用或私自外借。2.使用規(guī)范銀行員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，合理使用辦公耗材。在辦公過程中，應(yīng)盡量雙面打印、復(fù)印文件，減少紙張浪費。對于墨盒、硒鼓等打印耗材，應(yīng)按照正確的使用方法進行安裝和更換，以延長其使用壽命。各部門應(yīng)定期對辦公耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時查找原因并采取措施加以解決。3.廢舊耗材處理對于廢舊的辦公耗材，如紙張、墨盒、硒鼓等，各部門應(yīng)分類收集，并交倉庫管理部門統(tǒng)一處理。倉庫管理部門應(yīng)定期對廢舊辦公耗材進行清理和回收，并按照環(huán)保要求進行妥善處理。對于可回收利用的廢舊耗材，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)回收企業(yè)進行回收處理；對于不可回收利用的廢舊耗材，應(yīng)按照當(dāng)?shù)丨h(huán)保部門的要求進行處置。七、費用管理1.預(yù)算管理財務(wù)管理部門應(yīng)根據(jù)銀行年度經(jīng)營計劃和辦公耗材使用情況，編制辦公耗材年度預(yù)算。辦公耗材年度預(yù)算應(yīng)明確預(yù)算金額、預(yù)算項目、預(yù)算執(zhí)行進度等內(nèi)容。辦公耗材預(yù)算需經(jīng)銀行管理層審批后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過程中，各部門應(yīng)嚴格控制辦公耗材費用支出，確保不超出預(yù)算范圍。如遇特殊情況需調(diào)整辦公耗材預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等內(nèi)容，按預(yù)算審批流程辦理。2.報銷管理辦公耗材采購費用報銷時，采購人員應(yīng)提供采購發(fā)票、送貨單、驗收單等相關(guān)憑證，并填寫費用報銷單，注明報銷日期、報銷部門、報銷金額、報銷用途等信息。費用報銷單需經(jīng)采購人員、部門負責(zé)人、財務(wù)審核人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等簽字審批后，方可到財務(wù)部門報銷。財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照財務(wù)制度和審批流程對辦公耗材采購費用進行審核，對于不符合規(guī)定的報銷憑證，應(yīng)拒絕報銷。3.成本核算與分析財務(wù)管理部門應(yīng)定期對辦公耗材的成本進行核算與分析，包括采購成本、使用成本、庫存成本等方面。通過成本核算與分析，找出成本控制的關(guān)鍵點，為銀行節(jié)約辦公成本提供決策依據(jù)。每月末，財務(wù)部門應(yīng)編制辦公耗材成本分析報告，分析辦公耗材成本的變動情況、原因及影響因素，并提出相應(yīng)的改進措施和建議。辦公耗材成本分析報告需報銀行管理層審閱。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查銀行內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對辦公耗材管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程、驗收管理、庫存管理、使用管理、費用管理等方面。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，審計部門應(yīng)進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。各部門應(yīng)積極配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。對于拒絕配合或提供虛假資料的部門和個人，銀行將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核評價人力資源部門應(yīng)將辦公耗材管理納入各部門績效考核體系，對辦公耗材管理工作進行考核評價。考核評價指標(biāo)包括采購成本控制、庫存管理水平、使用效率、費用報銷合規(guī)性