貿易采購日常管理制度

貿易采購日常管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司貿易采購日常管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司物資供應，降低采購成本，提高采購效率和質量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿易采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：在確保物資質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據生產、經營計劃及實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、需求時間等信息。2.對于緊急采購需求，使用部門應在申請表上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因。（二）采購申請審批1.采購申請表提交至部門負責人，部門負責人根據需求的合理性、必要性進行審核，并簽署意見。2.審核通過后，申請表流轉至分管領導，分管領導對采購申請進行審批，重點審核采購預算、采購時機等。3.對于金額較大或重要物資的采購申請，需經總經理審批后方可執(zhí)行。（三）采購計劃制定1.采購部門根據審批通過的采購申請表，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數量、采購時間、預計到貨時間等。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，報分管領導備案。（四）供應商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.根據采購物資的特點和要求，從供應商信息庫中篩選出若干潛在供應商，并對其進行實地考察或資質審核。考察內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等。3.對于合格的供應商，采購部門與其簽訂《采購合同》或《采購框架協(xié)議》，明確雙方的權利義務、采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。4.采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括交貨及時性、產品質量、售后服務等。對于表現優(yōu)秀的供應商，給予適當獎勵；對于表現不佳的供應商，及時進行溝通整改，如仍無改善，可考慮終止合作。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購計劃和選定的供應商，向供應商下達《采購訂單》。采購訂單應明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容。2.采購訂單下達后，采購人員應及時與供應商溝通確認訂單信息，確保雙方理解一致。（六）采購合同執(zhí)行與跟蹤1.供應商按照采購訂單要求組織生產和發(fā)貨，采購人員應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時了解生產進度、發(fā)貨情況等。2.如遇供應商無法按時交貨或出現質量問題，采購人員應及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取補救措施，并將相關情況反饋給使用部門和分管領導。3.物資到貨前，采購人員應通知使用部門做好驗收準備工作。（七）物資驗收1.使用部門按照采購合同要求對到貨物資進行驗收，驗收內容包括物資的數量、規(guī)格型號、質量等。2.對于驗收合格的物資，使用部門在《驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，使用部門應及時通知采購部門，并出具《不合格報告》，說明不合格原因。3.采購部門根據不合格報告，與供應商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。（八）采購付款1.物資驗收合格后，采購部門根據采購合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請單》，附上相關發(fā)票、驗收單等憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核通過后報總經理審批。3.總經理審批通過后，財務部門按照規(guī)定辦理付款手續(xù)。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據公司年度經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。采購預算應明確各類物資的采購金額、采購時間等。2.采購預算編制過程中，采購部門應與各相關部門溝通協(xié)調，充分考慮市場價格波動、業(yè)務發(fā)展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。3.年度采購預算經采購部門負責人審核后，報分管領導和財務部門審核，最終提交總經理審批。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。2.如遇特殊情況需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額等，按照預算審批程序進行審批。3.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購活動中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。例如，對于市場風險，可通過建立價格預警機制、與供應商簽訂價格調整條款等方式應對；對于供應商風險，可增加供應商數量、加強供應商管理和考核等。2.采購部門應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善應對措施，確保風險得到有效控制。五、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購績效評估指標應包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面。2.具體評估指標如下：采購成本指標：如采購價格降低率、采購成本節(jié)約額等。采購質量指標：如物資驗收合格率、退貨率等。采購效率指標：如采購周期、訂單處理及時率等。供應商管理指標：如供應商滿意度、供應商投訴率等。（二）評估方法1.采購績效評估采用定性與定量相結合的方法。2.定量評估主要通過對各項評估指標的數據統(tǒng)計和分析進行；定性評估主要通過問卷調查、供應商評價、內部客戶反饋等方式進行。（三）評估周期采購績效評估每季度進行一次，年度進行綜合評估。（四）評估結果應用1.根據采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于表現優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于績效不佳的部門和個人，進行批評教育，并要求其制定改進措施。2.采購績效評估結果作為采購部門和采購人員年度考核的重要依據。六、采購文件與檔案管理（一）采購文件分類1.采購文件包括采購申請表、采購計劃、采購訂單、采購合同、驗收單、付款申請單等。2.采購文件按照類別和時間順序進行分類整理。（二）檔案建立與保管1.采購部門指定專人負責采購文件的檔案管理工作，建立采購文件檔案庫。2.采購文件檔案應妥善保管，確保文件的完整性和安全性。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購文件檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經采購部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.如需借閱采購文件檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經采購部門負責人和分管領導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人員應及時歸還檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購績效等。2.采購部門應定期對自身采購工作進行自查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供采購活動的有關資料。2.接受供應商和社會公眾的監(jiān)督，對于供應商和社會公眾的