集中采購耗材管理制度

集中采購耗材管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司集中采購耗材的管理，提高采購效率，降低采購成本，確保耗材質(zhì)量，滿足公司日常運(yùn)營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門集中采購的各類耗材，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備耗材、生產(chǎn)耗材、維修耗材等。（三）基本原則1.集中采購原則：對通用耗材實(shí)行集中采購，以獲取規(guī)模效益，降低采購成本。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的耗材符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司使用要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價(jià)格，控制采購成本。4.流程規(guī)范原則：建立規(guī)范的采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保采購活動(dòng)公開、公平、公正。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立集中采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議和決策集中采購的重大事項(xiàng)，包括采購策略、供應(yīng)商選擇、采購預(yù)算等。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)集中采購耗材的具體實(shí)施工作，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商篩選、采購談判、合同簽訂、訂單跟蹤、驗(yàn)收付款等。（三）需求部門職責(zé)1.定期向采購部門提交耗材需求計(jì)劃，詳細(xì)說明所需耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察、樣品測試等工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和使用反饋。3.負(fù)責(zé)對采購回來的耗材進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)通知采購部門處理。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)相關(guān)的建議和意見。2.負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款流程符合公司財(cái)務(wù)制度。3.按照合同約定及時(shí)支付采購款項(xiàng)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。三、采購流程（一）需求計(jì)劃申報(bào)1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求和庫存情況，每月定期填寫《耗材需求計(jì)劃表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。2.對于臨時(shí)性或緊急的耗材需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急耗材需求申請表》，注明需求原因、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時(shí)提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到各部門的需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定月度集中采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等方面的評估，篩選出符合要求的供應(yīng)商名單。3.組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。4.根據(jù)考察結(jié)果，選擇若干家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作對象，建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、合作歷史、交易情況等。5.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門針對具體采購項(xiàng)目，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，并報(bào)公司法律部門審核。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）訂單下達(dá)與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.建立訂單跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如催貨、換貨、補(bǔ)貨等，以減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。（六）驗(yàn)收與付款1.耗材到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對到貨耗材進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《耗材驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收不合格的耗材，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收合格的《耗材驗(yàn)收單》和采購合同，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)與合同約定一致，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。四、庫存管理（一）庫存管理制度1.建立集中采購耗材庫存管理制度，明確庫存管理的職責(zé)和流程。2.設(shè)立專門的倉庫或儲物區(qū)域，用于存放集中采購的耗材，并安排專人負(fù)責(zé)庫存管理工作。3.對庫存耗材進(jìn)行分類、編號管理，建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄耗材的入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。（二）庫存盤點(diǎn)1.定期對庫存耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)工作由倉庫管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)盤。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《庫存盤點(diǎn)表》，如實(shí)反映庫存耗材的實(shí)際數(shù)量、金額等情況。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理，并形成盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）庫存預(yù)警1.設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，根據(jù)不同耗材的使用頻率、采購周期、安全庫存等因素，確定各類耗材的最低庫存和最高庫存限額。2.當(dāng)庫存數(shù)量低于最低庫存限額時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨；當(dāng)庫存數(shù)量高于最高庫存限額時(shí)，應(yīng)暫停采購，采取促銷、調(diào)配等措施，降低庫存水平。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對集中采購耗材的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、庫存管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對集中采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)處理相關(guān)責(zé)任人。（二）考核機(jī)制1.建立集中采購耗材管理考核制度，對采購部門、需求部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購效率、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、庫存管理等方面?？己私Y(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)。3.對于在集中采購耗材管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予