裝修公司檔案管理制度

裝修公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度所指檔案包括公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.人事管理類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同、人事檔案等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)管理類：裝修項目合同、設(shè)計圖紙、工程預(yù)算、施工方案、工程進(jìn)度記錄、竣工驗收資料等。5.市場營銷類：市場調(diào)研報告、客戶信息、營銷活動策劃與執(zhí)行資料等。6.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、固定資產(chǎn)檔案、聲像檔案等。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類檔案的順序號。2.例如：行政管理類檔案編號為xZ，人事管理類檔案編號為RS，財務(wù)管理類檔案編號為CW，業(yè)務(wù)管理類檔案編號為YW，市場營銷類檔案編號為SY，其他類檔案編號為QT。3.每一類檔案的編號應(yīng)連續(xù)，不得重復(fù)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)及時收集歸檔。2.員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、資料，如設(shè)計圖紙、工程方案等，應(yīng)在完成工作后及時提交給所在部門兼職檔案員。3.外來文件，如政府部門文件、合作單位文件等，凡與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的，應(yīng)及時收集歸檔。（二）收集時間1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期（每月）收集本部門的檔案材料，并及時移交綜合管理部。2.對于重要的臨時性文件、資料，應(yīng)在事件結(jié)束后一周內(nèi)收集歸檔。（三）整理要求1.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料裝訂成冊，確保整齊、牢固。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，放入相應(yīng)的檔案柜中，并在檔案目錄清單上注明存放位置。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行核對，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤。（二）保管1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。六、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外單位人員因工作需要查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部指定專人陪同查閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[x]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不得超過[x]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）利用服務(wù)1.綜合管理部應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的中心工作和實際需求，對檔案信息進(jìn)行整理、分析和研究，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[x]年）和短期（[x]年）。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門兼職檔案員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將申請表存檔。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映公司檔案管理工作的基本情況。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。