公司會(huì)務(wù)組管理制度

公司會(huì)務(wù)組管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)務(wù)組的規(guī)范化管理，提高會(huì)議組織效率和質(zhì)量，確保會(huì)議順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、籌備、服務(wù)等相關(guān)會(huì)務(wù)工作。（三）基本原則1.高效原則：以提高會(huì)議效率為核心，合理安排會(huì)議流程和資源，確保會(huì)議按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.規(guī)范原則：明確會(huì)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到流程規(guī)范、操作有序。3.服務(wù)原則：以服務(wù)參會(huì)人員為宗旨，提供周到、細(xì)致的服務(wù)，保障會(huì)議順利開(kāi)展。二、會(huì)議分類(lèi)及組織流程（一）會(huì)議分類(lèi)1.公司級(jí)會(huì)議：包括年度總結(jié)大會(huì)、季度工作會(huì)議、月度例會(huì)等，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加。2.部門(mén)級(jí)會(huì)議：由各部門(mén)自行組織召開(kāi)的部門(mén)內(nèi)部會(huì)議、部門(mén)間協(xié)調(diào)會(huì)議等。3.專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)特定項(xiàng)目、工作任務(wù)或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目研討會(huì)、問(wèn)題解決會(huì)等。（二）組織流程1.會(huì)議發(fā)起公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室根據(jù)公司工作安排發(fā)起，提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并下達(dá)會(huì)議通知。部門(mén)級(jí)會(huì)議由各部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)起，提前向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，確定會(huì)議相關(guān)信息后通知部門(mén)內(nèi)部人員。專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開(kāi)，并通知相關(guān)人員參加。2.會(huì)務(wù)籌備成立會(huì)務(wù)組：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，由發(fā)起部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)成立會(huì)務(wù)組，明確各成員職責(zé)。會(huì)務(wù)組成員一般包括會(huì)議主持人、記錄員、資料準(zhǔn)備人員、設(shè)備保障人員、后勤服務(wù)人員等。確定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題和目的，由發(fā)起部門(mén)或主持人制定會(huì)議議程，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)。會(huì)議議程應(yīng)明確會(huì)議的各項(xiàng)議題、時(shí)間安排、發(fā)言順序等。準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議資料，如會(huì)議報(bào)告、文件、數(shù)據(jù)圖表、演示文稿等。資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整、清晰，并提前發(fā)放給參會(huì)人員。布置會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和規(guī)模，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，并進(jìn)行布置。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)整潔、舒適、通風(fēng)良好，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅等。在會(huì)議前，應(yīng)檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。安排會(huì)議餐飲：根據(jù)會(huì)議時(shí)間和參會(huì)人員數(shù)量，合理安排會(huì)議餐飲。餐飲應(yīng)注重營(yíng)養(yǎng)搭配，滿足不同人員的口味需求。如有特殊飲食要求，應(yīng)提前統(tǒng)計(jì)并做好相應(yīng)安排。3.會(huì)議通知會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)布，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、所需攜帶資料等信息。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種通知方式，如郵件、短信、內(nèi)部公告等，確保通知到每一位參會(huì)人員。同時(shí)，應(yīng)提醒參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前請(qǐng)假。4.會(huì)議召開(kāi)會(huì)務(wù)組人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如簽到、發(fā)放資料、調(diào)試設(shè)備等。會(huì)議開(kāi)始前，主持人應(yīng)宣布會(huì)議紀(jì)律，要求參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，保持會(huì)議秩序。按照會(huì)議議程有序進(jìn)行會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議討論，確保會(huì)議圍繞主題進(jìn)行，避免偏離議題。記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。在會(huì)議過(guò)程中，會(huì)務(wù)組人員應(yīng)密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)展情況，及時(shí)提供必要的服務(wù)，如添加茶水、更換話筒電池等。5.會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組人員應(yīng)組織參會(huì)人員有序離場(chǎng)。清理會(huì)議場(chǎng)地，檢查設(shè)備是否關(guān)閉、資料是否齊全等。整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)，經(jīng)主持人審核后，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保會(huì)議精神得到有效貫徹執(zhí)行。三、會(huì)務(wù)組成員職責(zé)（一）會(huì)議主持人職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和主持工作，確保會(huì)議按照預(yù)定議程順利進(jìn)行。2.引導(dǎo)會(huì)議討論，把握會(huì)議節(jié)奏，避免會(huì)議偏離主題或出現(xiàn)冷場(chǎng)情況。3.協(xié)調(diào)參會(huì)人員之間的關(guān)系，處理會(huì)議中的突發(fā)情況和爭(zhēng)議問(wèn)題。4.總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，明確會(huì)議決議事項(xiàng)，并對(duì)下一步工作進(jìn)行部署。（二）記錄員職責(zé)1.認(rèn)真記錄會(huì)議發(fā)言?xún)?nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理和編輯，形成清晰、規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要。3.在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的存檔保管。（三）資料準(zhǔn)備人員職責(zé)1.根據(jù)會(huì)議議程和要求，準(zhǔn)備相關(guān)的會(huì)議資料，如會(huì)議報(bào)告、文件、數(shù)據(jù)圖表、演示文稿等。2.對(duì)資料進(jìn)行審核和校對(duì)，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。3.在會(huì)議前，將資料發(fā)放給參會(huì)人員，并在會(huì)議過(guò)程中根據(jù)需要及時(shí)提供相關(guān)資料。（四）設(shè)備保障人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地內(nèi)各種設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.在會(huì)議過(guò)程中，密切關(guān)注設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)處理設(shè)備故障和技術(shù)問(wèn)題。3.會(huì)議結(jié)束后，對(duì)設(shè)備進(jìn)行清理和檢查，做好設(shè)備的保管工作。（五）后勤服務(wù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置和清理工作，確保場(chǎng)地整潔、舒適。2.安排會(huì)議餐飲，保證餐飲質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.為參會(huì)人員提供必要的服務(wù)，如添加茶水、發(fā)放文具等。4.負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作，確保會(huì)議秩序和人員安全。四、會(huì)議資料管理（一）資料收集1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)或相關(guān)責(zé)任人應(yīng)提前收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，包括但不限于工作報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目進(jìn)展情況等。2.資料應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。（二）資料審核1.對(duì)收集到的會(huì)議資料進(jìn)行審核，確保資料內(nèi)容符合會(huì)議要求，不存在錯(cuò)誤或歧義。2.審核人員應(yīng)對(duì)資料的格式、排版等進(jìn)行檢查，保證資料的規(guī)范性。（三）資料整理與歸檔1.根據(jù)會(huì)議議程和內(nèi)容，對(duì)審核通過(guò)的資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，形成清晰的資料體系。2.會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議資料進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。歸檔資料應(yīng)包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單、會(huì)議資料等。3.建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照一定的命名規(guī)則和文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。（四）資料查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議資料，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或帶出檔案室。如需復(fù)印相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。五、會(huì)議設(shè)備管理（一）設(shè)備采購(gòu)1.根據(jù)會(huì)議需求和實(shí)際情況，由會(huì)務(wù)組提出會(huì)議設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的產(chǎn)品，并與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、售后服務(wù)等條款。（二）設(shè)備驗(yàn)收1.設(shè)備到貨后，由會(huì)務(wù)組、使用部門(mén)和相關(guān)技術(shù)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、性能等方面。2.對(duì)驗(yàn)收合格的設(shè)備，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備驗(yàn)收單》，并辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)驗(yàn)收不合格的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。（三）設(shè)備使用與維護(hù)1.制定會(huì)議設(shè)備使用操作規(guī)程，明確設(shè)備的使用方法、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。會(huì)務(wù)組人員應(yīng)按照操作規(guī)程使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。2.定期對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障。對(duì)于重要設(shè)備，應(yīng)建立維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備保障人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修方法、更換部件等信息。（四）設(shè)備報(bào)廢與更新1.對(duì)于已無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高的會(huì)議設(shè)備，由會(huì)務(wù)組提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.設(shè)備報(bào)廢后，應(yīng)及時(shí)清理資產(chǎn)賬目，并將報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行妥善處理，如變賣(mài)、捐贈(zèng)等。3.根據(jù)公司發(fā)展和會(huì)議需求，適時(shí)對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，確保設(shè)備的先進(jìn)性和適用性。六、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.在會(huì)議籌備階段，會(huì)務(wù)組應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等因素，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、交通費(fèi)用、禮品費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算經(jīng)審批后，作為會(huì)議費(fèi)用控制的依據(jù)。在會(huì)議實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費(fèi)用清單、審批單等相關(guān)資料。2.報(bào)銷(xiāo)人員應(yīng)確保報(bào)銷(xiāo)憑證真實(shí)、合法、有效，并按照規(guī)定填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單。報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)注明會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用明細(xì)等信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。對(duì)于不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)要求報(bào)銷(xiāo)人員補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。（三）費(fèi)用控制1.會(huì)務(wù)組應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前辦理審批手續(xù)。2.在會(huì)議籌備過(guò)程中，應(yīng)合理安排會(huì)議資源，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的設(shè)備、資料等，應(yīng)盡量減少不必要的采購(gòu)。3.定期對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)費(fèi)用支出情況，為今后的會(huì)議組織提供參考依據(jù)。七、會(huì)議保密管理（一）保密范圍1.會(huì)議涉及的公司機(jī)密信息，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事信息等。2.會(huì)議過(guò)程中討論的尚未公開(kāi)的決策事項(xiàng)、業(yè)務(wù)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)展等內(nèi)容。3.參會(huì)人員在會(huì)議中提供的個(gè)人隱私信息。（二）保密措施1.對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行選擇和布置時(shí)，應(yīng)考慮保密性要求，避免在公共場(chǎng)所或容易被監(jiān)聽(tīng)的地方召開(kāi)重要會(huì)議。2.限制參會(huì)人員范圍，嚴(yán)格控制知悉會(huì)議機(jī)密信息的人員數(shù)量。對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行保密教育，要求其遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。3.在會(huì)議資料準(zhǔn)備過(guò)程中，對(duì)涉及機(jī)密信息的資料進(jìn)行加密處理，并標(biāo)注保密等級(jí)。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)收回相關(guān)資料，妥善保管，防止丟失或泄露。4.會(huì)議期間，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)務(wù)組人員應(yīng)做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的安全保衛(wèi)工作，防止會(huì)議內(nèi)容被竊聽(tīng)或泄露。5.會(huì)議記錄、紀(jì)要等文件應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確傳閱范圍和保管期限。對(duì)涉及機(jī)密信息的文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并嚴(yán)格控制查閱權(quán)限。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議內(nèi)容被