公共工具庫管理制度

公共工具庫管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司公共工具庫的管理，規(guī)范工具的采購、使用、維護、保管及報廢等流程，提高工具的使用效率，降低公司運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工對公共工具庫中工具的使用和管理。（三）管理原則1.集中管理原則：公共工具庫由公司統(tǒng)一設立和管理，確保工具的集中調配和有效利用。2.責任到人原則：明確工具使用部門和個人的管理責任，確保工具的妥善使用和保管。3.節(jié)約高效原則：鼓勵合理使用工具，避免浪費，提高工具的使用效率，降低維修成本。4.規(guī)范流程原則：對工具的采購、使用、維護、保管及報廢等環(huán)節(jié)制定規(guī)范的操作流程，確保各項工作有序進行。二、公共工具庫的設立與管理職責（一）設立公司設立公共工具庫，用于存放各類公共使用的工具、設備及耗材。公共工具庫應設置在便于各部門取用的位置，并配備必要的貨架、儲物箱等存儲設施。（二）管理職責1.行政部門負責公共工具庫的整體規(guī)劃、建設和日常管理工作。制定和完善公共工具庫管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責工具的采購、驗收、入庫、發(fā)放、盤點及報廢等工作。定期對公共工具庫進行檢查，確保工具的存放安全、整齊有序。2.使用部門負責本部門員工公共工具的領用、歸還及日常維護工作。配合行政部門做好工具的盤點工作，及時反饋工具的使用情況和存在問題。對本部門員工進行公共工具使用規(guī)范的培訓和教育，確保員工正確使用工具。3.工具使用人負責所領用工具的正確使用、保管和按時歸還。發(fā)現(xiàn)工具損壞或丟失時，應及時向本部門負責人報告，并配合做好相關處理工作。三、工具采購管理（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《公共工具采購申請表》，詳細注明工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預計使用時間等信息。2.《公共工具采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批行政部門收到《公共工具采購申請表》后，對申請內容進行審核，核實是否確有采購必要。對于金額較大或涉及重要工具的采購申請，需報公司領導審批。（三）采購實施1.經(jīng)審批通過的采購申請，行政部門根據(jù)工具的類別和采購渠道，選擇合適的供應商進行采購。2.在采購過程中，應遵循貨比三家、擇優(yōu)采購的原則，確保所采購工具的質量可靠、價格合理。3.與供應商簽訂采購合同或協(xié)議，明確工具的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準及售后服務等條款。（四）驗收入庫1.工具到貨后，行政部門會同使用部門按照采購合同或協(xié)議的要求進行驗收。2.驗收內容包括工具的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術性能等方面。對于重要工具或技術復雜的工具，可邀請專業(yè)人員進行驗收。3.驗收合格的工具，辦理入庫手續(xù)，填寫《公共工具入庫單》，注明工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期等信息，并由驗收人員簽字確認。4.驗收不合格的工具，及時與供應商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。四、工具領用管理（一）領用流程1.工具使用人填寫《公共工具領用單》，注明工具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及領用日期等信息。2.《公共工具領用單》經(jīng)部門負責人審核簽字后，到公共工具庫領取工具。3.公共工具庫管理人員根據(jù)《公共工具領用單》發(fā)放工具，并在工具庫存賬上進行記錄，同時要求領用人員簽字確認。（二）領用期限1.公共工具的領用期限根據(jù)工具的性質和使用頻率而定，一般為[x]個月。如需延長領用期限，領用人員應提前向部門負責人申請，經(jīng)批準后到公共工具庫辦理延期手續(xù)。2.對于臨時借用的工具，領用期限一般不得超過[x]天。（三）多人共用工具對于多人共用的工具，由部門指定專人負責保管和使用，并在《公共工具領用單》上注明。其他人員如需使用，應經(jīng)保管人同意，并在領用記錄上簽字。五、工具使用與維護管理（一）使用規(guī)范1.工具使用人應嚴格按照工具的操作規(guī)程進行使用，不得違規(guī)操作，以免造成工具損壞或安全事故。2.使用過程中如發(fā)現(xiàn)工具出現(xiàn)故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告部門負責人和公共工具庫管理人員。3.工具使用完畢后，應及時清理干凈，保持工具的整潔，并將工具歸還原位。（二）維護保養(yǎng)1.公共工具庫管理人員應定期對工具進行檢查和維護保養(yǎng)，確保工具處于良好的使用狀態(tài)。2.根據(jù)工具的特點和使用情況，制定合理的維護保養(yǎng)計劃，包括清潔、潤滑、調試、校準等工作。3.對于需要定期維護保養(yǎng)的工具，應建立維護保養(yǎng)記錄，詳細記錄維護保養(yǎng)的時間、內容、維護人員等信息。（三）維修管理1.工具出現(xiàn)故障需要維修時，使用部門應填寫《公共工具維修申請表》，注明工具名稱、規(guī)格型號、故障現(xiàn)象及維修要求等信息。2.《公共工具維修申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公共工具庫管理人員。3.公共工具庫管理人員根據(jù)工具的故障情況，判斷是否能夠自行維修。如能自行維修，應及時安排維修；如不能自行維修，應聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。4.維修完成后，由使用部門對維修后的工具進行試用，確認維修合格后，在《公共工具維修申請表》上簽字驗收。六、工具保管管理（一）存放要求1.公共工具應按照類別、規(guī)格型號、用途等進行分類存放，標識清晰，便于查找和取用。2.工具應存放在干燥、通風、安全的環(huán)境中，避免受潮、生銹、損壞或丟失。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險工具，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。（二）庫存盤點1.公共工具庫管理人員應定期對工具進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[x]月/季/年。2.盤點時，應認真核對工具的數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息，并填寫《公共工具盤點表》。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并填寫《公共工具盤盈/盤虧報告表》，報行政部門和公司領導審批。4.根據(jù)審批結果，對盤盈或盤虧的工具進行相應的賬務處理和調整。（三）庫存安全1.加強公共工具庫的安全管理，設置必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設施。2.制定安全管理制度，明確安全責任人，定期對公共工具庫進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.非公共工具庫管理人員未經(jīng)允許不得進入公共工具庫，如需進入，應辦理相關手續(xù)，并在管理人員的陪同下進行。七、工具報廢管理（一）報廢條件1.工具已達到規(guī)定的使用年限，且無法修復或修復成本過高。2.工具因損壞嚴重，無法正常使用，且無維修價值。3.工具因技術更新或業(yè)務調整，已不再適用，且無其他用途。（二）報廢申請1.使用部門或公共工具庫管理人員發(fā)現(xiàn)工具符合報廢條件時，應填寫《公共工具報廢申請表》，注明工具名稱、規(guī)格型號、購置日期、報廢原因等信息。2.《公共工具報廢申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（三）報廢審批行政部門收到《公共工具報廢申請表》后，組織相關人員進行鑒定和審核。對于金額較大或涉及重要工具的報廢申請，需報公司領導審批。（四）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的工具，由行政部門統(tǒng)一處理。可采取變賣、捐贈、報廢回收等方式進行處理，但應確保處理過程合法合規(guī)，并做好相關記錄。2.報廢工具處理后，應在工具庫存賬上進行核銷，并將相關資料存檔備案。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定填寫《公共工具采購申請表》、《公共工具領用單》、《公共工具維修申請表》、《公共工具報廢申請表》等相關表單。2.違規(guī)操作工具，造成工具損壞或安全事故。3.未按時歸還領用的工具，或擅自將工具轉借他人。4.未按要求對工具進行維護保養(yǎng)，導致工具損壞或使用壽命縮短。5.私自將公共工具帶出公司或挪作他用。6.在工具采購、驗收、入庫、發(fā)放、盤點及報廢等環(huán)節(jié)中弄虛作假。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告處分，并