行政文件收發(fā)管理制度

行政文件收發(fā)管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政文件的收發(fā)管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在行政文件收發(fā)過程中的管理。（三）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)公司行政文件收發(fā)工作的歸口管理。制定和完善行政文件收發(fā)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)文件的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、保管、歸檔和銷毀等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的收發(fā)、保管和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。及時(shí)將需要傳達(dá)給其他部門的文件送交到行政部進(jìn)行統(tǒng)一處理。按照規(guī)定的時(shí)間和要求閱讀、處理文件，并將處理結(jié)果反饋給行政部。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.公司紅頭文件：以公司名義發(fā)布的具有正式效力的文件，如決定、通知、通報(bào)等。2.部門文件：各部門自行制定的文件，用于指導(dǎo)本部門工作。3.外來文件：公司收到的來自外部單位的文件，如政府部門文件、合作伙伴文件等。（二）文件編號(hào)1.公司紅頭文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱]+[年份]+[文件序號(hào)]，例如：[公司簡(jiǎn)稱]2023001。2.部門文件編號(hào)規(guī)則：[部門簡(jiǎn)稱]+[年份]+[文件序號(hào)]，例如：[部門簡(jiǎn)稱]2023001。3.外來文件編號(hào)規(guī)則：根據(jù)文件來源單位的編號(hào)進(jìn)行登記，如有必要可在前面加上"外"字加以區(qū)分，例如：外[單位編號(hào)]。三、文件的收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收行政部收發(fā)人員收到文件后，首先檢查文件的外包裝是否完好，文件數(shù)量是否齊全。對(duì)收到的文件進(jìn)行逐件清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后在文件簽收登記表上簽字，并注明簽收日期。2.登記將簽收的文件詳細(xì)信息錄入行政文件收發(fā)管理系統(tǒng)，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)等。按照文件的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁加蓋收文章。3.分發(fā)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的分發(fā)范圍。將文件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并在文件分發(fā)登記表上記錄分發(fā)時(shí)間、部門、人員等信息。4.傳閱需要傳閱的文件，行政部收發(fā)人員應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞，并在文件傳閱登記表上記錄傳閱人員的姓名、傳閱時(shí)間等信息。傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱讀文件，并簽署本人意見后及時(shí)將文件返回給行政部。5.承辦承辦部門或人員收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并將辦理結(jié)果反饋給行政部。對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后送行政部統(tǒng)一發(fā)文。6.催辦行政部收發(fā)人員應(yīng)對(duì)文件的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件得到及時(shí)處理。對(duì)于逾期未辦理的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，并記錄催辦情況。7.歸檔文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將文件整理好，移交行政部進(jìn)行歸檔。行政部按照檔案管理規(guī)定，將文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，存入檔案柜。（二）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司的政策法規(guī)和實(shí)際情況，語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。擬稿人應(yīng)在文件上注明擬稿日期、部門、姓名，并由部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審核行政部對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司規(guī)定、格式是否規(guī)范、語言是否通順等。對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，確保文件內(nèi)容得到各部門的認(rèn)可。3.簽發(fā)審核通過的文件，由行政部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要進(jìn)行簽發(fā)，簽發(fā)后的文件方可進(jìn)入發(fā)文流程。4.編號(hào)行政部根據(jù)文件編號(hào)規(guī)則對(duì)簽發(fā)后的文件進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁加蓋公司公章。5.打印將編號(hào)后的文件按照規(guī)定的格式進(jìn)行打印，確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。打印份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的分發(fā)范圍和存檔要求確定，避免浪費(fèi)。6.校對(duì)打印后的文件由擬稿人或其他專人進(jìn)行校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對(duì)人應(yīng)在校對(duì)記錄上簽字，對(duì)校對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)。7.分發(fā)行政部按照文件的分發(fā)范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并在文件分發(fā)登記表上記錄分發(fā)時(shí)間、部門、人員等信息。8.存檔發(fā)文完成后，行政部將文件的原稿、打印稿、電子文檔等進(jìn)行整理歸檔，以便日后查閱。四、文件的保管與保密（一）保管1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的文件保管室，配備必要的文件保管設(shè)備，如文件柜、保險(xiǎn)柜等，確保文件的安全存放。2.文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。對(duì)于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取必要的保密措施。3.定期對(duì)文件進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于過期、作廢的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。2.閱讀和處理機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.文件傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封、專人傳遞等，防止文件丟失或泄露。4.對(duì)于因工作需要查閱機(jī)密文件的人員，應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在行政部進(jìn)行登記，查閱完畢后及時(shí)歸還。5.發(fā)現(xiàn)文件丟失或泄露時(shí)，應(yīng)立即向行政部報(bào)告，并采取必要的措施進(jìn)行補(bǔ)救，防止損失擴(kuò)大。五、文件的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱公司文件的人員，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息。2.文件借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，送行政部審批。行政部根據(jù)文件的性質(zhì)和借閱人員的權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人，如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）查閱1.公司員工因工作需要查閱公司文件的，可直接到行政部進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)在行政部指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，并按照行政部的要求進(jìn)行登記，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱時(shí)間等信息。3.查閱人員不得擅自將文件帶出行政部查閱場(chǎng)所，如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)過行政部同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。六、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.過期、作廢的文件。2.已完成歷史使命，無保存價(jià)值的文件。3.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、工作變動(dòng)等原因不再使用的文件。（二）銷毀程序1.行政部定期對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行清理和登記，填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀申請(qǐng)表經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核簽字后，送公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的文件銷毀申請(qǐng)表交行政部組織實(shí)施銷毀工作