超市采購(gòu)合同管理制度

超市采購(gòu)合同管理制度?總則1.目的本制度旨在規(guī)范超市采購(gòu)合同的管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和有效性，保障超市與供應(yīng)商的合法權(quán)益，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，促進(jìn)超市業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于超市所有采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)合同的簽訂和履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。平等自愿原則：超市與供應(yīng)商在簽訂采購(gòu)合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則。全面履行原則：合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。效益原則：采購(gòu)合同的管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)質(zhì)量。采購(gòu)合同的簽訂1.采購(gòu)申請(qǐng)與審批超市各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、分析和評(píng)估，根據(jù)超市庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，確定是否批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)。如批準(zhǔn)，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；如不批準(zhǔn)，應(yīng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門并說明原因。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，通過多種渠道選擇潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，了解其經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的情況。采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)環(huán)境、管理水平、質(zhì)量控制體系等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)審和評(píng)估，確保供應(yīng)商的持續(xù)合格。3.合同談判與起草采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)合同的條款進(jìn)行談判，包括商品價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。在談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，同時(shí)確保合同條款符合超市利益和法律法規(guī)要求。根據(jù)談判結(jié)果，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性表述。4.合同審核與審批采購(gòu)合同文本起草完成后，首先提交至采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合談判結(jié)果，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門審核通過后，合同文本提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款方式、結(jié)算周期、預(yù)算控制等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同符合財(cái)務(wù)規(guī)定和超市預(yù)算安排。經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，合同文本提交至超市總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。總經(jīng)理根據(jù)超市整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對(duì)合同進(jìn)行全面審查并做出審批決定。5.合同簽訂采購(gòu)合同經(jīng)審批通過后，由超市法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。簽訂合同前，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與審批通過的文本一致。合同簽訂過程中，應(yīng)加蓋雙方單位公章或合同專用章，并由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)留存合同正本一份，并將副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、物流部門等，以便各部門按照合同要求履行各自的職責(zé)。采購(gòu)合同的履行1.供應(yīng)商交貨管理采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定，提前向供應(yīng)商發(fā)送交貨通知，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。供應(yīng)商應(yīng)按照交貨通知要求，按時(shí)、足額、準(zhǔn)確地將貨物交付至指定地點(diǎn)。采購(gòu)部門應(yīng)安排專人對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。如供應(yīng)商未能及時(shí)解決問題，采購(gòu)部門有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)貨款或追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。2.超市付款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)安排付款。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)及相關(guān)憑證，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。對(duì)于貨到付款的采購(gòu)合同，財(cái)務(wù)部門在收到采購(gòu)部門提交的驗(yàn)收合格報(bào)告及發(fā)票后，按照合同約定及時(shí)支付貨款。對(duì)于分期付款的采購(gòu)合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)和金額，按時(shí)支付各期款項(xiàng)。每次付款前，采購(gòu)部門應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供供應(yīng)商出具的收款確認(rèn)函等相關(guān)證明文件。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同付款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆采購(gòu)合同的付款情況，包括付款時(shí)間、金額、付款方式等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。3.合同執(zhí)行跟蹤與協(xié)調(diào)采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、貨物質(zhì)量不符合要求、超市付款出現(xiàn)問題等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施確保合同順利履行。對(duì)于因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法正常履行的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并根據(jù)合同約定和法律法規(guī)要求，辦理相關(guān)變更或解除合同手續(xù)。采購(gòu)合同的變更與解除1.變更情形在采購(gòu)合同履行過程中，如因市場(chǎng)行情變化、超市業(yè)務(wù)調(diào)整、供應(yīng)商原因等因素，需要對(duì)合同的條款進(jìn)行變更，包括商品價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等。合同變更應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更程序提出變更申請(qǐng)：由采購(gòu)部門或相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況填寫采購(gòu)合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。變更申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核，如認(rèn)為變更合理且必要，組織與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判。雙方就變更事項(xiàng)達(dá)成一致意見后，簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和備案。3.解除情形在采購(gòu)合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同雙方可以協(xié)商解除合同：因不可抗力致使合同無法繼續(xù)履行的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的；法律規(guī)定的其他情形。4.解除程序提出解除申請(qǐng)：由采購(gòu)部門或相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況填寫采購(gòu)合同解除申請(qǐng)表，詳細(xì)說明解除合同的原因及依據(jù)。解除申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)解除申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核，如認(rèn)為解除合同合理且必要，組織與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判。雙方就解除合同事項(xiàng)達(dá)成一致意見后，簽訂書面的解除協(xié)議。解除協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和備案。合同解除后，雙方應(yīng)按照解除協(xié)議的約定，辦理相關(guān)結(jié)算和清理手續(xù)，如退還貨物、支付貨款、清理債權(quán)債務(wù)等。采購(gòu)合同的檔案管理1.檔案收集與整理采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同檔案的收集工作，在合同簽訂后及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料收集齊全。對(duì)收集到的采購(gòu)合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、供應(yīng)商名稱等進(jìn)行編號(hào)和歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案保管與存儲(chǔ)建立專門的采購(gòu)合同檔案保管制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。檔案保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，確保檔案資料的安全和保密。采購(gòu)合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，注明檔案編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、供應(yīng)商名稱等信息，并建立檔案目錄索引，便于查閱和檢索。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.檔案查閱與借閱超市內(nèi)部各部門因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至采購(gòu)部門檔案保管人員。采購(gòu)部門檔案保管人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合查閱條件，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。因特殊原因需要借閱采購(gòu)合同檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至采購(gòu)部門檔案保管人員。采購(gòu)部門檔案保管人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如符合借閱條件，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并要求借閱人員出具借條。借條應(yīng)注明檔案編號(hào)、合同名稱、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.檔案銷毀采購(gòu)合同檔案保管期限屆滿后，采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。對(duì)于確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、供應(yīng)商名稱等信息，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等簽字確認(rèn)。檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存，一份交檔案保管人員作為銷毀依據(jù)。檔案保管人員按照檔案銷毀清單的要求，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。采購(gòu)合同的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制建立采購(gòu)合同監(jiān)督機(jī)制，由超市內(nèi)部審計(jì)部門、監(jiān)察部門等相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審計(jì)，審查合同的簽訂程序是否合規(guī)、合同條款是否合法有效、合同履行情況是否良好等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。監(jiān)察部門對(duì)采購(gòu)合同履行過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督查處，維護(hù)超市的合法權(quán)益和正常經(jīng)營(yíng)秩序。2.考核指標(biāo)制定采購(gòu)合同考核指標(biāo)體系，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的采購(gòu)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂及時(shí)率、合同履行率、合同變更率、合同解除率、采購(gòu)成本控制情況、供應(yīng)商滿意度等。合同簽訂及時(shí)率=按時(shí)簽訂合同的數(shù)量/應(yīng)簽訂合同的數(shù)量×100%合同履行率=實(shí)際履行合同的數(shù)量/應(yīng)履行合同的數(shù)量×100%合同變更率=發(fā)生變更的合同數(shù)量/簽訂合同的總數(shù)量×100%合同解除率=解除合同的數(shù)量/簽訂合同的總數(shù)量×100%3.考核方式與結(jié)果應(yīng)用采購(gòu)合同考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每季度進(jìn)行一次，由采購(gòu)部門提交采購(gòu)合同管理工作自評(píng)報(bào)告，審計(jì)部門、監(jiān)察部門等相關(guān)部門根據(jù)考核指標(biāo)體系進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)打分。不定期考核根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)進(jìn)行，重點(diǎn)對(duì)