部門廣告合同管理制度

部門廣告合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司廣告合同管理，規(guī)范廣告合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有廣告合同，包括但不限于平面廣告、電視廣告、網(wǎng)絡廣告、戶外廣告等各類形式的廣告合作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：廣告合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：加強對廣告合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：廣告合同實行統(tǒng)一歸口管理，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂流程（一）合同立項1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，提出廣告投放需求，填寫《廣告合同立項申請表》，詳細說明廣告投放的目的、形式、預算、時間要求等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至市場部。市場部對申請進行初步評估，判斷其必要性和可行性。3.對于重大廣告項目，市場部組織相關部門進行聯(lián)合評審，形成評審意見，報公司主管領導審批。（二）合同起草與審核1.經(jīng)審批通過的廣告合同立項申請，由市場部負責起草廣告合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、廣告內(nèi)容、投放時間、費用支付方式、違約責任等關鍵條款。2.合同起草完成后，市場部將合同文本提交至法務部進行審核。法務部從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規(guī)，避免法律風險。3.法務部審核通過后，合同文本返回市場部，同時抄送至財務部。財務部對合同中的費用條款進行審核，確保費用預算合理、支付方式明確。（三）合同簽訂1.市場部將審核通過的合同文本提交至合作方，雙方就合同條款進行協(xié)商。如雙方達成一致意見，在合同上簽字蓋章。2.合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司內(nèi)部根據(jù)需要留存相關部門。市場部負責將簽訂后的合同副本分發(fā)給財務部、法務部等相關部門，以便各部門履行相應職責。三、合同履行管理（一）廣告投放執(zhí)行1.市場部負責按照合同約定，組織廣告投放工作。投放過程中，應嚴格監(jiān)控廣告投放的質量和效果，確保廣告按照合同要求進行投放。2.廣告投放執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)與合同約定不符的情況，市場部應及時與合作方溝通協(xié)調(diào)，采取措施予以糾正。如無法協(xié)商解決，應及時上報公司主管領導。（二）費用支付管理1.財務部根據(jù)合同約定的費用支付方式和時間，審核市場部提交的付款申請。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。2.付款申請應附合同副本、廣告投放證明（如廣告投放截圖、監(jiān)測報告等）等相關資料，確保付款依據(jù)充分。（三）合同變更管理1.廣告合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，應由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并經(jīng)公司內(nèi)部相關部門審核通過。市場部負責將變更協(xié)議副本分發(fā)給財務部、法務部等相關部門。（四）合同終止管理1.廣告合同履行完畢后，合同自動終止。市場部應及時對合同履行情況進行總結評估，形成總結報告。2.如合同提前終止，應由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同終止協(xié)議。市場部負責將終止協(xié)議副本分發(fā)給財務部、法務部等相關部門。同時，財務部應按照合同約定和公司財務制度，辦理相關費用結算手續(xù)。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.市場部負責收集廣告合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括合同文本、立項申請表、審批文件、變更協(xié)議、終止協(xié)議、廣告投放證明、付款憑證等。2.收集的文件資料應確保真實、完整、有效，并按照時間順序和類別進行整理。（二）檔案整理與歸檔1.市場部將整理好的文件資料移交至公司檔案室。檔案室按照檔案管理規(guī)定，對文件資料進行分類、編號、裝訂等整理工作，并建立電子和紙質檔案。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廣告合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案查閱和借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、復印、轉借或丟失檔案。查閱和借閱完畢后，應及時歸還檔案。五、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立廣告合同監(jiān)督機制，由市場部、法務部、財務部等相關部門組成監(jiān)督小組，定期對廣告合同的簽訂、履行情況進行檢查。2.監(jiān)督小組應重點檢查合同條款的執(zhí)行情況、廣告投放效果、費用支付情況、合同變更與終止手續(xù)辦理情況等，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。（二）考核指標1.合同簽訂及時率：考核廣告合同從立項到簽訂的時間間隔，確保合同簽訂不延誤業(yè)務開展。2.合同履行準確率：考核廣告合同的實際履行情況與合同約定的符合程度，確保廣告投放達到預期效果。3.費用支付合規(guī)率：考核廣告合同費用支付的合規(guī)性，確保費用支付符合合同約定和公司財務制度。4.合同糾紛發(fā)生率：考核廣告合同履行過程中發(fā)生的糾紛數(shù)量，降低合同糾紛對公司造成的損失。（三）考核方式與結果應用1.公司定期對各部門的廣告合同管理工作進行考核，考核方式包括查閱檔案、數(shù)據(jù)分析、實地檢查等。2.考核結果與部門績效掛鉤，對于廣告合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予相應的獎勵；對于存在問題的部門和個人，責令限期整改，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。六、合同風險防范（一）風險識別1.市場部、法務部、財務部等相關部門應定期對廣告合同進行風險識別，重點關注合同主體資格、合同條款合法性、廣告內(nèi)容合規(guī)性、費用支付風險、違約責任等方面的風險。2.對于識別出的風險，應進行詳細記錄，并分析風險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.根據(jù)風險識別的結果，對廣告合同風險進行評估，確定風險等級。風險等級一般分為高、中、低三個等級。2.風險評估應綜合考慮風險發(fā)生的可能性和影響程度，為風險應對提供依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取嚴格的控制措施，如加強合同審核、增加擔保條款等；對于中等風險，應采取適當?shù)姆婪洞胧缍ㄆ诟櫤贤男星闆r、加強溝通協(xié)調(diào)等；對于低風險，應進行日常監(jiān)控，確保風險處于可控狀態(tài)。2.風險應對