公司客戶(hù)定金管理制度

公司客戶(hù)定金管理制度?總則目的為規(guī)范公司客戶(hù)定金的收取、管理與使用，保障公司與客戶(hù)雙方的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常的經(jīng)營(yíng)秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及客戶(hù)定金收取與管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷(xiāo)售合同、服務(wù)協(xié)議等?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：定金的收取、管理與使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.誠(chéng)信公平原則：公司與客戶(hù)應(yīng)遵循誠(chéng)信、公平的原則進(jìn)行定金交易，如實(shí)告知定金相關(guān)事宜，不得隱瞞或欺詐。3.專(zhuān)款專(zhuān)用原則：定金應(yīng)專(zhuān)項(xiàng)用于與該客戶(hù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得挪作他用。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：加強(qiáng)對(duì)定金業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管控，確保公司資金安全和業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。定金的收取收取條件1.根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和客戶(hù)信用狀況，由業(yè)務(wù)部門(mén)在與客戶(hù)簽訂合同或協(xié)議前，評(píng)估確定是否需要收取定金以及定金的金額。2.對(duì)于信用狀況良好、合作歷史較長(zhǎng)且業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)較低的客戶(hù)，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以適當(dāng)放寬定金收取條件或免收取定金。3.對(duì)于新客戶(hù)、信用狀況不明或業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)較高的客戶(hù)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定收取定金。收取標(biāo)準(zhǔn)1.定金金額應(yīng)根據(jù)合同或協(xié)議的標(biāo)的金額、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)程度等因素合理確定，一般不超過(guò)合同或協(xié)議總金額的一定比例（具體比例由公司根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估確定）。2.在特殊情況下，如客戶(hù)要求增加定金金額或公司認(rèn)為有必要提高定金比例的，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)共同審批。收取方式1.定金應(yīng)通過(guò)公司指定的銀行賬戶(hù)收取，不得收取現(xiàn)金或通過(guò)其他非正規(guī)渠道收取。2.業(yè)務(wù)人員在收取定金時(shí)，應(yīng)向客戶(hù)出具公司統(tǒng)一印制的收款憑證，并注明定金的性質(zhì)、金額、收取日期等信息。3.收款憑證應(yīng)一式三聯(lián)，客戶(hù)一聯(lián)、業(yè)務(wù)部門(mén)留存一聯(lián)、財(cái)務(wù)部門(mén)一聯(lián)，確保各方對(duì)定金收取情況的記錄一致。收取流程1.業(yè)務(wù)人員與客戶(hù)達(dá)成合作意向并確定需要收取定金后，填寫(xiě)《定金收取申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明客戶(hù)名稱(chēng)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、合同或協(xié)議金額、定金金額、收取方式等信息，提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《定金收取申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)定金收取的必要性、金額合理性以及客戶(hù)信用狀況等，審核通過(guò)后簽字批準(zhǔn)。3.業(yè)務(wù)人員將經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《定金收取申請(qǐng)表》提交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容開(kāi)具收款憑證，并指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員完成定金收取工作。4.業(yè)務(wù)人員收取定金后，及時(shí)將收款憑證客戶(hù)聯(lián)交予客戶(hù)，并將業(yè)務(wù)聯(lián)和財(cái)務(wù)聯(lián)分別交回業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將定金收取情況登記在客戶(hù)檔案中，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保定金款項(xiàng)準(zhǔn)確入賬。定金的管理賬戶(hù)管理1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的定金賬戶(hù)，用于存放客戶(hù)定金款項(xiàng)。定金賬戶(hù)應(yīng)與公司其他賬戶(hù)嚴(yán)格分開(kāi)，實(shí)行專(zhuān)款專(zhuān)用。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)定金賬戶(hù)的日常管理，包括賬戶(hù)的開(kāi)立、變更、注銷(xiāo)，資金的收付、核算等工作。3.定期對(duì)定金賬戶(hù)進(jìn)行核對(duì)，確保賬戶(hù)余額與財(cái)務(wù)賬面記錄一致。如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。臺(tái)賬管理1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立客戶(hù)定金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每個(gè)客戶(hù)的定金收取、使用、退還等情況。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括客戶(hù)名稱(chēng)、合同編號(hào)、定金金額、收取日期、使用情況、退還日期、退還金額等信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的定金收取和使用情況，及時(shí)更新公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的相關(guān)記錄，并與業(yè)務(wù)部門(mén)的定金臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。3.定期對(duì)定金臺(tái)賬進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核實(shí)臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況是否相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)定金的收取、管理與使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合本制度的規(guī)定以及公司的相關(guān)財(cái)務(wù)制度。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)定金賬戶(hù)資金的監(jiān)控，定期向公司管理層匯報(bào)定金資金的收支情況，確保資金安全。3.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。定金的使用使用范圍1.定金只能用于與該客戶(hù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如合同的履行、服務(wù)的提供、產(chǎn)品的生產(chǎn)等直接相關(guān)的費(fèi)用支出。2.具體使用范圍包括但不限于原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工成本、人工費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用等與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的開(kāi)支。使用審批1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，填寫(xiě)《定金使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明定金使用的用途、金額、預(yù)計(jì)支付時(shí)間等信息，并附上相關(guān)的費(fèi)用明細(xì)清單和證明材料，提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《定金使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)定金使用的必要性、合理性以及用途的合規(guī)性，審核通過(guò)后簽字批準(zhǔn)。3.對(duì)于金額較大的定金使用申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)共同審批。4.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的《定金使用申請(qǐng)表》進(jìn)行資金支付，并確保支付款項(xiàng)與申請(qǐng)用途相符。使用記錄1.業(yè)務(wù)部門(mén)在定金使用過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)費(fèi)用的支出情況，并將發(fā)票、收據(jù)等憑證整理歸檔，作為定金使用的證明材料。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄定金的使用情況，確保財(cái)務(wù)賬目清晰、準(zhǔn)確。3.定期對(duì)定金使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估定金使用效果，為公司業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù)。定金的退還退還條件1.在合同或協(xié)議履行完畢后，如客戶(hù)無(wú)任何違約行為，且公司已按照合同約定完成全部義務(wù)的，應(yīng)及時(shí)將定金全額退還客戶(hù)。2.如因公司原因?qū)е潞贤騾f(xié)議無(wú)法履行，公司應(yīng)按照合同約定雙倍返還客戶(hù)定金。3.如因客戶(hù)原因?qū)е潞贤騾f(xié)議無(wú)法履行，公司有權(quán)不予退還定金；如客戶(hù)部分履行合同或協(xié)議的，公司可根據(jù)實(shí)際履行情況扣除相應(yīng)比例的定金后，將剩余部分退還客戶(hù)。退還流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同或協(xié)議履行完畢后，確認(rèn)符合定金退還條件的，填寫(xiě)《定金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明客戶(hù)名稱(chēng)、合同編號(hào)、定金金額、退還原因等信息，提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《定金退還申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)定金退還的必要性和合規(guī)性，審核通過(guò)后簽字批準(zhǔn)。3.《定金退還申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)相關(guān)信息無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理定金退還手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式將定金退還至客戶(hù)指定的銀行賬戶(hù)，并將退款憑證交予業(yè)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將退款情況告知客戶(hù)，并在客戶(hù)檔案中記錄定金退還信息。特殊情況處理1.如客戶(hù)要求以其他方式退還定金（如現(xiàn)金、支票等），需經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同審批，并確保退還過(guò)程的安全和合規(guī)。2.如因客戶(hù)原因?qū)е露ń鹜诉€存在困難（如客戶(hù)銀行賬戶(hù)信息變更未及時(shí)通知等），業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助解決問(wèn)題，確保定金能夠及時(shí)、順利退還。違約責(zé)任公司違約責(zé)任1.如公司未按照本制度規(guī)定收取、管理或使用定金，導(dǎo)致客戶(hù)權(quán)益受損的，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.因公司原因?qū)е露ń鹜诉€不及時(shí)或錯(cuò)誤退還的，公司應(yīng)及時(shí)采取措施糾正，并向客戶(hù)支付相應(yīng)的利息損失（利息計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自挪用定金或因管理不善導(dǎo)致定金損失的相關(guān)責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任?？蛻?hù)違約責(zé)任1.如客戶(hù)未按照合同約定支付定金或支付定金后違反合同約定的，公司有權(quán)按照合同約定追究客戶(hù)的違約責(zé)任，包括但不限于沒(méi)收定金、要求客戶(hù)支付違約金、賠償公司因此遭受的損失等。2.對(duì)于客戶(hù)逾期支付定金的，公司有權(quán)按照合同約定收取逾期違約金（違約金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)按照合同約定執(zhí)行）；如逾期時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，公司有權(quán)解除合同，并要求客戶(hù)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。附則解