公司報帳員管理制度

公司報帳員管理制度?總則目的為加強公司財務管理，規(guī)范報賬員行為，提高報賬工作效率和質量，確保公司財務信息的準確、及時、完整，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有報賬員?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：報賬工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司財務制度。2.真實性原則：報賬憑證必須真實、合法、有效，如實反映經(jīng)濟業(yè)務的實際情況。3.準確性原則：報賬數(shù)據(jù)必須準確無誤，計算清晰，確保財務信息的質量。4.及時性原則：報賬員應及時辦理報賬業(yè)務，不得拖延，保證資金流轉的順暢。5.保密性原則：報賬員應對公司財務信息嚴格保密，不得泄露。報賬員職責財務知識與制度執(zhí)行1.深入學習并熟練掌握國家財經(jīng)法規(guī)、政策以及公司的財務管理制度，確保報賬工作合法合規(guī)。2.積極參加公司組織的財務培訓活動，不斷更新財務知識，提高業(yè)務水平。日常報賬工作1.負責收集、整理、審核本部門或相關業(yè)務范圍內(nèi)的原始報賬憑證，確保憑證的真實性、完整性和合法性。2.對審核無誤的原始憑證進行分類、粘貼，并按照公司財務制度的規(guī)定填寫報賬審批單，注明經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、金額、用途等信息。3.將整理好的報賬資料及時提交給財務部門進行審核，配合財務人員的工作，解答財務人員提出的疑問。4.跟蹤報賬進度，及時了解報賬結果，對不符合要求的報賬進行整改，重新提交審核。財務信息溝通與反饋1.定期與財務部門溝通，了解公司財務政策的變化和報賬要求的調(diào)整，及時傳達給本部門員工。2.及時向本部門負責人反饋報賬過程中出現(xiàn)的問題和異常情況，提出改進建議和措施。備用金管理1.按照公司規(guī)定負責本部門備用金的領取、保管和使用。2.定期對備用金進行盤點，確保備用金賬實相符。3.嚴格控制備用金的使用范圍和額度，不得擅自擴大使用范圍或超額度使用。4.及時辦理備用金的報銷和歸還手續(xù)，不得長期占用備用金。財務檔案管理1.負責本部門報賬資料的整理、裝訂和歸檔工作，確保財務檔案的完整和安全。2.按照公司財務檔案管理制度的要求，妥善保管報賬資料，不得擅自銷毀或丟失。3.配合公司財務部門和檔案管理部門的工作，接受對財務檔案的檢查和審計。報賬流程報賬準備1.報賬員在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，應及時收集相關的原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、審批單、合同等。2.對原始憑證進行初步審核，檢查憑證的真實性、合法性、完整性和準確性。審核內(nèi)容包括：憑證是否為正規(guī)發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票內(nèi)容是否與經(jīng)濟業(yè)務相符，發(fā)票金額是否正確，發(fā)票印章是否齊全，審批手續(xù)是否完備等。3.將審核無誤的原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務的性質和類別進行分類整理，確保同類業(yè)務的憑證集中在一起。4.根據(jù)原始憑證的內(nèi)容和公司財務制度的規(guī)定，填寫報賬審批單。報賬審批單應包括報賬日期、報賬部門、報賬員姓名、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、金額、用途、審批意見等欄目。部門審批1.報賬員將填寫好的報賬審批單及原始憑證提交給本部門負責人進行審批。2.部門負責人應認真審核報賬內(nèi)容，檢查經(jīng)濟業(yè)務是否真實、合理、合規(guī)，審批手續(xù)是否齊全。對于不符合規(guī)定的報賬，部門負責人應拒絕審批，并說明理由。3.部門負責人審批通過后，在報賬審批單上簽署審批意見并簽字確認。財務審核1.報賬員將經(jīng)過部門審批的報賬資料提交給財務部門。2.財務人員對報賬資料進行詳細審核，重點審核原始憑證的真實性、合法性、完整性和準確性，報賬審批單的填寫是否規(guī)范，審批手續(xù)是否完備，費用開支是否符合公司財務制度的規(guī)定等。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財務人員應及時與報賬員溝通，要求報賬員補充或更正相關資料。報賬員應積極配合財務人員的工作，按照要求及時整改。4.財務人員審核通過后，在報賬審批單上簽署審核意見并簽字確認。領導審批1.對于超過一定金額或重要的報賬事項，財務審核通過后，還需提交給公司領導進行審批。2.公司領導根據(jù)公司財務狀況、預算安排和相關規(guī)定，對報賬事項進行審批。領導審批通過后，在報賬審批單上簽署審批意見并簽字確認。報銷付款1.報賬資料經(jīng)過部門審批、財務審核和領導審批后，報賬員將報賬審批單及原始憑證提交給財務部門進行報銷付款。2.財務人員根據(jù)報賬審批單和原始憑證，按照公司財務制度的規(guī)定辦理報銷付款手續(xù)。報銷付款方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉賬等。3.對于采用銀行轉賬方式支付的款項，財務人員應確保收款賬號信息的準確無誤，及時辦理轉賬手續(xù)。轉賬成功后，將轉賬憑證附在報賬資料中。4.對于采用現(xiàn)金支付的款項，財務人員應按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定，確?，F(xiàn)金支付的安全和合規(guī)。支付現(xiàn)金后，要求報賬員在收款憑證上簽字確認。報賬歸檔1.報賬業(yè)務完成后，報賬員負責將報賬資料進行整理、裝訂和歸檔。2.報賬資料應按照時間順序、類別進行分類整理，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。3.裝訂后的報賬資料應加具封面，注明報賬年度、月份、報賬部門、報賬員姓名等信息，并按照公司財務檔案管理制度的要求進行保管。報賬憑證要求憑證的真實性1.報賬憑證必須是由經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的實際交易方開具的正規(guī)發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應加蓋財務專用章或收款專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應真實反映經(jīng)濟業(yè)務的性質、數(shù)量、金額等信息，不得虛假開具或篡改發(fā)票內(nèi)容。3.報賬憑證上的日期、單位名稱、貨物或勞務名稱、數(shù)量、單價、金額等要素應填寫齊全、清晰，不得遺漏或模糊不清。憑證的合法性1.報賬憑證必須符合國家法律法規(guī)和稅收政策的規(guī)定，不得使用非法票據(jù)進行報賬。2.對于涉及增值稅發(fā)票的報賬業(yè)務，應確保發(fā)票的開具和取得符合增值稅相關規(guī)定，包括發(fā)票的抵扣聯(lián)應認證相符等。3.報賬憑證的取得和使用應遵守公司財務制度的規(guī)定，不得違反公司規(guī)定進行報賬。憑證的完整性1.報賬憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、審批單、合同等相關資料，確保經(jīng)濟業(yè)務的全貌得到完整反映。2.發(fā)票應附有對應的清單，清單內(nèi)容應與發(fā)票內(nèi)容一致，注明貨物或勞務的詳細名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。3.對于需要審批的經(jīng)濟業(yè)務，應附有完整的審批手續(xù)，包括部門負責人、財務人員、公司領導等的審批意見和簽字。4.合同作為經(jīng)濟業(yè)務的重要依據(jù)，應與報賬憑證一并保存，合同內(nèi)容應明確雙方的權利和義務、交易金額、付款方式等條款。憑證的準確性1.報賬憑證上的金額計算應準確無誤，大小寫金額應一致。2.發(fā)票上的稅率、稅額等計算應正確，不得出現(xiàn)計算錯誤導致的少繳或多繳稅款情況。3.報賬憑證上的各項信息應與實際經(jīng)濟業(yè)務相符，不得張冠李戴或故意混淆。費用報銷標準差旅費報銷標準1.交通費用飛機票：根據(jù)公司實際情況和業(yè)務需要，規(guī)定不同職級人員乘坐飛機的艙位等級和票價標準。如高管可乘坐頭等艙或商務艙，中層管理人員可乘坐經(jīng)濟艙全價票或折扣票，普通員工可乘坐經(jīng)濟艙折扣票?；疖嚻保喊凑詹煌瘎e規(guī)定報銷標準，如軟臥、硬臥、硬座等。員工應盡量選擇經(jīng)濟實惠的車次，但因工作需要乘坐高鐵一等座或動車一等座的，需經(jīng)部門負責人批準。長途汽車票：根據(jù)實際票價實報實銷，但應選擇正規(guī)客運公司的車票。市內(nèi)交通費：在出差目的地市內(nèi)，可憑有效票據(jù)報銷市內(nèi)交通費用。一般員工可乘坐公共交通工具，特殊情況下經(jīng)批準可乘坐出租車，但應注明乘坐原因。市內(nèi)交通費用報銷標準可根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟水平和實際情況設定一定的限額，如每天不超過[x]元。2.住宿費用根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為一類地區(qū)、二類地區(qū)、三類地區(qū)等，分別規(guī)定不同的住宿費用報銷標準。一類地區(qū)如北京、上海、廣州等一線城市，住宿標準相對較高；二類地區(qū)如省會城市和經(jīng)濟較發(fā)達的地級市，住宿標準次之；三類地區(qū)為其他地區(qū)，住宿標準相對較低。員工應選擇符合公司規(guī)定標準的酒店或住宿場所，憑有效發(fā)票報銷住宿費用。住宿費用應與出差時間、人數(shù)、業(yè)務需求等相匹配，不得超標準住宿。3.餐飲補貼按照出差自然天數(shù)給予餐飲補貼，補貼標準根據(jù)地區(qū)不同分為不同檔次。如一類地區(qū)每天補貼[x]元，二類地區(qū)每天補貼[x]元，三類地區(qū)每天補貼[x]元。餐飲補貼已包含出差期間的正常餐飲費用，員工無需再提供餐飲發(fā)票報銷，但如有招待客戶等特殊情況，需單獨審批并提供相關證明材料。業(yè)務招待費報銷標準1.業(yè)務招待費應嚴格按照公司規(guī)定的用途和范圍使用，主要用于招待客戶、供應商、合作伙伴等與公司業(yè)務相關的人員。2.業(yè)務招待費的報銷應提供詳細的招待清單，包括招待時間、地點、人員、事由等信息。招待清單應與發(fā)票、報銷審批單等資料相互印證。3.根據(jù)招待對象的重要程度和業(yè)務性質，設定不同的業(yè)務招待費報銷標準。如招待重要客戶或合作伙伴，可適當放寬標準，但需經(jīng)公司領導批準。4.業(yè)務招待費報銷時，應注明招待費用的具體用途，如招待用餐、禮品贈送、娛樂活動等。對于禮品贈送，應符合公司禮品管理規(guī)定，禮品價值不得超過一定限額，并應在發(fā)票上注明禮品名稱、數(shù)量、金額等信息。辦公用品及設備購置報銷標準1.辦公用品的購置應根據(jù)公司實際需求進行，嚴格控制辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格。2.辦公用品的報銷應提供發(fā)票、購物清單等憑證，購物清單應詳細列出辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。3.對于辦公設備的購置，如電腦、打印機、復印機等，應按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批和采購。辦公設備購置報銷時，除提供發(fā)票、購物清單外，還應提供設備驗收單等資料。4.辦公用品及設備購置報銷標準應根據(jù)市場價格和公司實際情況定期進行調(diào)整，確保公司采購的辦公用品及設備性價比合理。通訊費報銷標準1.根據(jù)員工的工作崗位和職級，設定不同的通訊費報銷標準。如高管每月報銷限額為[x]元，中層管理人員每月報銷限額為[x]元，普通員工每月報銷限額為[x]元。2.員工應憑通訊運營商開具的正規(guī)發(fā)票報銷通訊費用，發(fā)票上應注明手機號碼、費用所屬期間等信息。3.通訊費報銷標準僅適用于因工作需要發(fā)生的通訊費用，員工應確保通訊費用的真實性和合理性，不得將個人通訊費用混入工作通訊費用報銷。報賬審批權限部門負責人審批權限1.部門負責人負責對本部門員工的報賬事項進行初審，審核報賬內(nèi)容是否真實、合理、合規(guī)，是否符合本部門的工作需要和預算安排。2.對于金額較小的報賬事項，部門負責人可直接審批報銷，但應確保審批結果符合公司財務制度的規(guī)定。3.對于金額較大或重要的報賬事項，部門負責人應在審核后簽署意見，提交給財務部門進行進一步審核。財務部門審核權限1.財務部門負責對報賬資料進行全面審核，重點審核原始憑證的真實性、合法性、完整性和準確性，報賬審批單的填寫是否規(guī)范，審批手續(xù)是否完備，費用開支是否符合公司財務制度的規(guī)定等。2.財務人員有權對不符合規(guī)定的報賬資料提出整改意見，要求報賬員補充或更正相關資料。對于不符合財務制度規(guī)定的報賬事項，財務人員有權拒絕報銷。3.財務部門審核通過后，將報賬資料提交給公司領導進行最終審批。公司領導審批權限1.公司領導根據(jù)公司財務狀況、預算安排和相關規(guī)定，對超過一定金額或重要的報賬事項進行審批。2.公司領導審批時，應綜合考慮公司的整體利益和業(yè)務需求，確保報賬事項的合理性和必要性。3.對于涉及重大資金支出或特殊業(yè)務的報賬事項，公司領導應組織相關部門進行專題研究和決策，確保決策的科學性和公正性。報賬時間規(guī)定日常報賬時間1.報賬員應在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)辦理報賬手續(xù)，一般情況下，應在取得原始憑證后的[x]個工作日內(nèi)進行整理、填寫報賬審批單，并提交給本部門負責人審批。2.部門負責人應在收到報賬資料后的[x]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批后的資料提交給財務部門。3.財務部門應在收到報賬資料后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，對于審核通過的報賬事項，應及時提交給公司領導審批。定期報賬時間1.公司可根據(jù)實際情況設定定期報賬時間，如每月的[x]日為集中報賬日。報賬員應在集中報賬日前將本部門的報賬資料整理好，提交給財務部門。2.在集中報賬日，財務部門應集中處理報賬業(yè)務，提高報賬工作效率。對于在集中報賬日未能提交的報賬資料，應順延至下一個報賬周期進行處理。特殊情況報賬時間1.對于緊急或特殊的經(jīng)濟業(yè)務，報賬員應及時辦理報賬手續(xù)，不受日常報賬時間和定期報賬時間的限制。2.在辦理緊急報賬業(yè)務時，報賬員應向財務部門說明情況，并提供相關證明材料，財務部門應優(yōu)先處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對報賬員的工作進行審計監(jiān)督，檢查報賬業(yè)務的合規(guī)性、準確性和完整性。2.內(nèi)部審計人員應審查報賬憑證、審批手續(xù)、報銷標準等是否符合公司財務制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)報賬、虛假報賬等問題。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。財務部門日常監(jiān)督1.財務部門在日常工作中應加強對報賬員的監(jiān)督管理，定期對報賬業(yè)務進行抽查和復核。2.財務人員應檢查報賬資料的真實性、合法性、完整性和準確性，對報賬員的工作進行指導和培訓，提高報賬工作質量。