供應(yīng)科檔案管理制度

供應(yīng)科檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)供應(yīng)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在供應(yīng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供應(yīng)科在物資采購、供應(yīng)商管理、庫存管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：供應(yīng)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映供應(yīng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。3.保密性原則：對涉及商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商信息等敏感檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)供應(yīng)科檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交檔案。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（二）各崗位人員職責(zé)1.采購人員：在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)文件、資料、合同等交檔案管理人員歸檔。對所提供檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。2.供應(yīng)商管理人員：負(fù)責(zé)整理供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、評估報(bào)告等，并按時(shí)移交檔案管理人員。3.庫存管理人員：做好庫存物資出入庫記錄、盤點(diǎn)報(bào)告等檔案資料的整理和保管工作，并定期向檔案管理人員移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采購業(yè)務(wù)檔案：采購計(jì)劃、采購訂單、采購合同、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告等。2.供應(yīng)商檔案：供應(yīng)商注冊登記表、資質(zhì)證明文件、業(yè)績證明、評估報(bào)告、合作協(xié)議等。3.庫存管理檔案：庫存盤點(diǎn)表、庫存臺賬、物資出入庫憑證、庫存分析報(bào)告等。4.其他與供應(yīng)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如市場調(diào)研報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、退貨記錄等。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。3.對電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。如采購業(yè)務(wù)可分為辦公用品采購、生產(chǎn)物資采購等類別；供應(yīng)商檔案可按行業(yè)、地區(qū)等分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.采購業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在采購項(xiàng)目結(jié)束后[x]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)在與供應(yīng)商建立合作關(guān)系后的[x]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.庫存管理檔案應(yīng)每月末[x]個(gè)工作日內(nèi)歸檔當(dāng)月資料。4.其他臨時(shí)性業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后立即歸檔。（二）歸檔流程1.各崗位人員將整理好的檔案資料移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對符合歸檔要求的檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并裝入檔案盒或檔案袋。4.在檔案盒或檔案袋上注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。5.將歸檔后的檔案按照類別存放于檔案庫房。五、檔案的保管（一）保管期限1.采購合同、重要供應(yīng)商檔案等涉及重要權(quán)益和長期業(yè)務(wù)關(guān)系的檔案，保管期限為[x]年。2.一般采購業(yè)務(wù)檔案、庫存管理檔案等保管期限為[x]年。3.臨時(shí)性業(yè)務(wù)檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但最短不得少于[x]年。（二）保管方式1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[x]℃[x]℃之間，相對濕度控制在[x]%[x]%之間。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)可選用光盤、移動硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.供應(yīng)科內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請。2.公司其他部門人員查閱供應(yīng)科檔案的，須經(jīng)供應(yīng)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.供應(yīng)科內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)供應(yīng)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.公司其他部門人員借閱供應(yīng)科檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案，特殊情況確需借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議。（四）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交檔案管理人員。3.檔案管理人員對借閱人進(jìn)行借閱登記，發(fā)放檔案，并告知借閱注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由供應(yīng)科負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、無效或已被新文件替代的檔案。3.內(nèi)容涉及商業(yè)機(jī)密已不再具有保密價(jià)值的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確需銷毀的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)供應(yīng)科負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案，采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立供應(yīng)科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案的保管期限變更、密級調(diào)整等。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限