餐飲外出采購管理制度

餐飲外出采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范餐飲外出采購行為，確保采購食材及相關(guān)物品的質(zhì)量安全，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司餐飲部門所有外出采購活動(dòng)，包括食材、調(diào)料、餐具、廚具及其他相關(guān)用品的采購。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：采購的物品必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和食品安全要求，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)、新鮮、無污染的食材和用品。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保采購活動(dòng)的公正性。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。二、采購計(jì)劃與審批（一）采購計(jì)劃制定1.食材采購計(jì)劃餐飲部門廚師長應(yīng)根據(jù)每日菜單、庫存情況及預(yù)估客流量，提前制定食材采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類食材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等信息。采購計(jì)劃應(yīng)考慮食材的季節(jié)性、市場供應(yīng)情況及庫存周轉(zhuǎn)率，避免食材積壓或缺貨。2.其他物品采購計(jì)劃餐飲部門其他物品（如調(diào)料、餐具、廚具等）的采購計(jì)劃由相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)使用情況和庫存狀況制定。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的用途、規(guī)格、數(shù)量及采購時(shí)間，并報(bào)餐飲部門主管審核。（二）采購計(jì)劃審批1.食材采購計(jì)劃廚師長制定的食材采購計(jì)劃需報(bào)餐飲部門主管審核，餐飲部門主管應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和審批。采購計(jì)劃經(jīng)餐飲部門主管審批后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案，作為采購資金安排的依據(jù)。2.其他物品采購計(jì)劃相關(guān)負(fù)責(zé)人制定的其他物品采購計(jì)劃需報(bào)餐飲部門主管審核，餐飲部門主管審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計(jì)劃經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案，作為采購資金安排的依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證等相關(guān)證件齊全。具備良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良經(jīng)營記錄。產(chǎn)品質(zhì)量可靠，符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和食品安全要求。價(jià)格合理，具有一定的價(jià)格優(yōu)勢(shì)。供應(yīng)能力強(qiáng)，能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)所需物品。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)處理客戶反饋的問題。2.供應(yīng)商選擇程序采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。采購人員根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面。采購人員根據(jù)實(shí)地考察情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫供應(yīng)商評(píng)估表。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面。采購部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估表的評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等方面。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.評(píng)估周期采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每季度一次。2.評(píng)估內(nèi)容供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面。3.考核指標(biāo)產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核供應(yīng)商提供的產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的比例。交貨及時(shí)率：考核供應(yīng)商按時(shí)交貨的比例。價(jià)格合理性：考核供應(yīng)商提供的產(chǎn)品價(jià)格是否合理。售后服務(wù)滿意度：考核客戶對(duì)供應(yīng)商售后服務(wù)的滿意程度。4.評(píng)估與考核方式采購部門通過定期檢查、抽樣檢驗(yàn)、客戶反饋等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核。采購部門根據(jù)評(píng)估與考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，責(zé)令其限期整改，整改仍不合格的，取消其合作資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.定期溝通采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品供應(yīng)情況及市場價(jià)格變化等信息。采購人員應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求，確保雙方信息暢通。2.合作協(xié)調(diào)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，共同解決采購過程中出現(xiàn)的問題。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況，合理安排采購計(jì)劃，避免給供應(yīng)商造成過大的壓力。3.投訴處理公司員工如對(duì)采購物品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等方面有異議，可向采購部門投訴。采購部門應(yīng)及時(shí)受理投訴，并對(duì)投訴內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如投訴屬實(shí)，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.食材采購申請(qǐng)廚師長根據(jù)食材采購計(jì)劃，填寫食材采購申請(qǐng)表。食材采購申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列出采購食材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等信息。食材采購申請(qǐng)表經(jīng)餐飲部門主管審核后，提交給采購部門。2.其他物品采購申請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)其他物品采購計(jì)劃，填寫其他物品采購申請(qǐng)表。其他物品采購申請(qǐng)表應(yīng)明確采購物品的用途、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等信息。其他物品采購申請(qǐng)表經(jīng)餐飲部門主管審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，提交給采購部門。（二）采購詢價(jià)1.詢價(jià)方式采購人員根據(jù)采購申請(qǐng)，通過電話、郵件、實(shí)地走訪等方式向多家供應(yīng)商詢價(jià)。采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.詢價(jià)記錄采購人員應(yīng)做好詢價(jià)記錄，記錄內(nèi)容包括詢價(jià)時(shí)間、供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)清單等信息。采購人員應(yīng)將詢價(jià)記錄整理歸檔，以備后續(xù)查詢和比較。（三）采購比價(jià)1.比價(jià)原則在保證采購物品質(zhì)量的前提下，選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。采購比價(jià)應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等因素。2.比價(jià)方式采購人員根據(jù)詢價(jià)記錄，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇合適的供應(yīng)商。采購人員可采用表格形式對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比，列出各供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，以便做出決策。（四）采購合同簽訂1.合同起草采購人員根據(jù)采購比價(jià)結(jié)果，與選定的供應(yīng)商起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等方面。采購合同應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)提交給公司法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同的合法性、有效性、條款完整性等方面。法務(wù)部門審核通過后，采購合同應(yīng)提交給公司財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同的資金安排是否合理，確保采購資金的安全。3.合同簽訂采購合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，由采購人員與供應(yīng)商簽訂合同。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（五）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和食品安全要求，以及采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購人員應(yīng)根據(jù)采購物品的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的驗(yàn)收流程和方法。2.驗(yàn)收流程采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知餐飲部門相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。餐飲部門相關(guān)人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，包括外觀、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面。驗(yàn)收合格的采購物品，餐飲部門相關(guān)人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的采購物品，餐飲部門相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，并在驗(yàn)收單上注明不合格原因。3.驗(yàn)收記錄采購人員應(yīng)做好采購驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括驗(yàn)收時(shí)間、采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收結(jié)果等信息。采購驗(yàn)收記錄應(yīng)整理歸檔，以備后續(xù)查詢和追溯。（六）采購付款1.付款申請(qǐng)采購人員根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，填寫采購付款申請(qǐng)表。采購付款申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)列出采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商名稱、付款金額等信息。采購付款申請(qǐng)表經(jīng)餐飲部門主管審核后，提交給公司財(cái)務(wù)部門。2.付款審核公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，對(duì)采購付款申請(qǐng)表進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購物品的真實(shí)性、價(jià)格合理性、驗(yàn)收情況等方面。公司財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。五、采購人員管理（一）崗位職責(zé)1.采購主管崗位職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善采購管理制度，規(guī)范采購流程。負(fù)責(zé)組織采購人員開展采購工作，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、考核和管理，建立良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。負(fù)責(zé)采購成本的控制和管理，降低采購成本。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保采購工作順利進(jìn)行。2.采購專員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)根據(jù)采購計(jì)劃和采購申請(qǐng)，開展采購詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物品的驗(yàn)收工作，確保采購物品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。負(fù)責(zé)采購文件和資料的整理、歸檔工作，建立采購檔案。負(fù)責(zé)完成采購主管交辦的其他工作任務(wù)。（二）工作紀(jì)律1.遵守法律法規(guī)采購人員應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，依法開展采購工作。2.遵守公司制度采購人員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照采購流程操作。3.廉潔自律采購人員應(yīng)廉潔自律，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。4.保守商業(yè)秘密采購人員應(yīng)保守公司的商業(yè)秘密，不得泄露采購信息和供應(yīng)商信息。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計(jì)劃采購部門應(yīng)制定采購人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織采購人員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)、溝通技巧、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.培訓(xùn)方式采購人員培訓(xùn)可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行。3.職業(yè)發(fā)展公司應(yīng)根據(jù)采購人員的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展需求，為其提供晉升機(jī)會(huì)和職業(yè)發(fā)展通道。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等方面。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題，并提出整改建議，督促采購部門進(jìn)行整改。2.財(cái)務(wù)部門監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購資金的管理和監(jiān)督，確保采購資金的安全和合理使用。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購付款情況進(jìn)行核對(duì)，檢查采購付款是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定。（二