項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度

項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司項(xiàng)目過程資產(chǎn)的管理，確保項(xiàng)目過程資產(chǎn)的有效積累、共享和利用，提高公司項(xiàng)目管理水平和項(xiàng)目執(zhí)行效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目，包括但不限于軟件開發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、市場推廣項(xiàng)目等。（三）定義1.項(xiàng)目過程資產(chǎn)：指公司在項(xiàng)目實(shí)施過程中積累的各種有價(jià)值的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、文檔、模板、工具、技術(shù)等，包括但不限于項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目文檔、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、最佳實(shí)踐、歷史數(shù)據(jù)等。2.知識(shí)管理：對(duì)公司內(nèi)的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行識(shí)別、收集、整理、存儲(chǔ)、共享和應(yīng)用的過程，以促進(jìn)知識(shí)的傳承和創(chuàng)新。3.文檔管理：對(duì)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各種文檔進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、借閱和銷毀等操作的過程，以確保文檔的完整性和可追溯性。二、項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度和相關(guān)流程。2.提供項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理所需的資源和支持。3.監(jiān)督項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況。（二）項(xiàng)目管理辦公室（PMO）1.負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度和相關(guān)流程。2.組織項(xiàng)目過程資產(chǎn)的培訓(xùn)和推廣。3.定期收集、整理和分析項(xiàng)目過程資產(chǎn)，形成公司的知識(shí)資產(chǎn)庫。4.監(jiān)督項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)的使用情況。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)1.負(fù)責(zé)在項(xiàng)目實(shí)施過程中積累和更新項(xiàng)目過程資產(chǎn)。2.按照項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度和相關(guān)流程，使用項(xiàng)目過程資產(chǎn)。3.及時(shí)向PMO反饋項(xiàng)目過程資產(chǎn)使用過程中遇到的問題和建議。（四）職能部門1.負(fù)責(zé)提供本部門相關(guān)的項(xiàng)目過程資產(chǎn)，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范等。2.協(xié)助PMO進(jìn)行項(xiàng)目過程資產(chǎn)的收集、整理和分析工作。三、項(xiàng)目過程資產(chǎn)分類與編碼（一）分類原則1.按照項(xiàng)目過程資產(chǎn)的性質(zhì)、用途和來源進(jìn)行分類。2.分類應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。（二）分類方法1.項(xiàng)目管理文檔類：包括項(xiàng)目啟動(dòng)文檔、項(xiàng)目計(jì)劃文檔、項(xiàng)目執(zhí)行文檔、項(xiàng)目監(jiān)控文檔、項(xiàng)目收尾文檔等。2.技術(shù)文檔類：包括需求規(guī)格說明書、設(shè)計(jì)文檔、測試文檔、技術(shù)方案等。3.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)類：包括項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)、失敗教訓(xùn)、問題解決方案等。4.最佳實(shí)踐類：包括優(yōu)秀的項(xiàng)目管理案例、技術(shù)應(yīng)用案例等。5.工具模板類：包括項(xiàng)目管理工具、文檔模板、報(bào)表模板等。6.其他類：包括與項(xiàng)目相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、市場信息等。（三）編碼規(guī)則1.采用層次編碼法，編碼由若干位數(shù)字組成，每一位數(shù)字代表不同的含義。2.編碼的第一位數(shù)字表示項(xiàng)目過程資產(chǎn)的大類，如1表示項(xiàng)目管理文檔類，2表示技術(shù)文檔類等。3.編碼的第二位數(shù)字表示大類下的中類，如11表示項(xiàng)目啟動(dòng)文檔，12表示項(xiàng)目計(jì)劃文檔等。4.編碼的第三位數(shù)字及以后表示中類下的小類，如111表示項(xiàng)目立項(xiàng)申請書，112表示項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等。（四）示例|分類|編碼|示例||||||項(xiàng)目管理文檔類|1|111項(xiàng)目立項(xiàng)申請書<br>121項(xiàng)目總體計(jì)劃||技術(shù)文檔類|2|211需求規(guī)格說明書<br>221系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明書||經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)類|3|311項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)<br>321項(xiàng)目失敗教訓(xùn)分析||最佳實(shí)踐類|4|411優(yōu)秀項(xiàng)目管理案例<br>421先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用案例||工具模板類|5|511項(xiàng)目管理軟件<br>521項(xiàng)目文檔模板||其他類|6|611相關(guān)法律法規(guī)文件<br>621行業(yè)市場調(diào)研報(bào)告|四、項(xiàng)目過程資產(chǎn)收集與整理（一）收集渠道1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)及時(shí)收集和整理與項(xiàng)目相關(guān)的各類資產(chǎn)。2.項(xiàng)目干系人：包括客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等，通過溝通和協(xié)作，獲取相關(guān)的項(xiàng)目過程資產(chǎn)。3.內(nèi)部審計(jì)與檢查：通過內(nèi)部審計(jì)、項(xiàng)目檢查等方式，發(fā)現(xiàn)和收集項(xiàng)目過程中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和存在的問題。4.外部資源：關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)、學(xué)術(shù)研究成果等外部資源，收集對(duì)公司項(xiàng)目管理有價(jià)值的信息。（二）收集內(nèi)容1.項(xiàng)目文檔：按照項(xiàng)目生命周期的不同階段，收集項(xiàng)目啟動(dòng)階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段、監(jiān)控階段和收尾階段產(chǎn)生的各類文檔。2.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題、解決方案、成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)等。3.最佳實(shí)踐：公司內(nèi)部或行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀的項(xiàng)目管理案例、技術(shù)應(yīng)用案例等。4.工具模板：項(xiàng)目管理過程中使用的各種工具、模板、報(bào)表等。（三）整理要求1.對(duì)收集到的項(xiàng)目過程資產(chǎn)進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)注，確保資產(chǎn)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)文檔類資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行格式統(tǒng)一、內(nèi)容審核和版本控制，確保文檔的規(guī)范性和可讀性。3.對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和最佳實(shí)踐類資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)描述和分析，突出重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。4.對(duì)工具模板類資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行功能介紹和使用說明，方便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員使用。五、項(xiàng)目過程資產(chǎn)存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：建立公司級(jí)的項(xiàng)目過程資產(chǎn)知識(shí)庫，采用電子文檔的形式存儲(chǔ)項(xiàng)目過程資產(chǎn)，便于查詢和共享。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的、需要長期保存的項(xiàng)目文檔，可同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的檔案管理制度。（二）存儲(chǔ)位置1.知識(shí)庫服務(wù)器：將電子文檔存儲(chǔ)在公司的知識(shí)庫服務(wù)器上，設(shè)置不同的文件夾和權(quán)限，確保資產(chǎn)的安全和保密。2.檔案庫：紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在公司的檔案庫中，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放和保管。（三）保管責(zé)任1.PMO：負(fù)責(zé)項(xiàng)目過程資產(chǎn)知識(shí)庫的日常維護(hù)和管理，確保資產(chǎn)的完整性和可用性。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)紙質(zhì)文檔的檔案管理工作，包括檔案的整理、歸檔、借閱和銷毀等。（四）備份與恢復(fù)1.定期對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)知識(shí)庫進(jìn)行備份，備份頻率可根據(jù)實(shí)際情況確定，如每周或每月備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，如外部存儲(chǔ)設(shè)備或異地服務(wù)器，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)。六、項(xiàng)目過程資產(chǎn)共享與使用（一）共享原則1.遵循"開放、共享、協(xié)作"的原則，鼓勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間共享項(xiàng)目過程資產(chǎn)。2.確保項(xiàng)目過程資產(chǎn)的共享符合公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)政策和相關(guān)法律法規(guī)。（二）共享方式1.知識(shí)庫平臺(tái)：通過公司的項(xiàng)目過程資產(chǎn)知識(shí)庫平臺(tái)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以方便地查詢、下載和使用共享的項(xiàng)目過程資產(chǎn)。2.內(nèi)部培訓(xùn)與交流：組織項(xiàng)目過程資產(chǎn)的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，促進(jìn)知識(shí)的傳播和共享。3.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作：在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，通過協(xié)作工具和溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程資產(chǎn)的實(shí)時(shí)共享和使用。（三）使用權(quán)限1.根據(jù)項(xiàng)目過程資產(chǎn)的分類和敏感程度，設(shè)置不同的使用權(quán)限，確保資產(chǎn)的安全和保密。2.一般情況下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以查閱和使用與本項(xiàng)目相關(guān)的項(xiàng)目過程資產(chǎn)；對(duì)于一些敏感或重要的資產(chǎn)，需要經(jīng)過授權(quán)才能訪問和使用。（四）使用記錄1.建立項(xiàng)目過程資產(chǎn)使用記錄制度，記錄項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)的使用情況，包括使用時(shí)間、使用內(nèi)容、使用目的等。2.通過使用記錄分析，了解項(xiàng)目過程資產(chǎn)的使用頻率和效果，為資產(chǎn)的優(yōu)化和改進(jìn)提供依據(jù)。七、項(xiàng)目過程資產(chǎn)更新與維護(hù)（一）更新原則1.及時(shí)更新原則：項(xiàng)目過程資產(chǎn)應(yīng)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展和公司業(yè)務(wù)的變化及時(shí)進(jìn)行更新，確保資產(chǎn)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.持續(xù)改進(jìn)原則：通過對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)的使用和反饋，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，提高資產(chǎn)的質(zhì)量和價(jià)值。（二）更新流程1.提出更新需求：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目實(shí)施過程中，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目過程資產(chǎn)需要更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出更新需求。2.審核與批準(zhǔn)：更新需求提交給PMO進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.更新實(shí)施：根據(jù)批準(zhǔn)的更新需求，由相關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目過程資產(chǎn)的更新工作，包括修改文檔內(nèi)容、完善經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、優(yōu)化工具模板等。4.發(fā)布與培訓(xùn)：更新后的項(xiàng)目過程資產(chǎn)在知識(shí)庫平臺(tái)上發(fā)布，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能夠正確使用更新后的資產(chǎn)。（三）維護(hù)責(zé)任1.PMO：負(fù)責(zé)項(xiàng)目過程資產(chǎn)知識(shí)庫的日常維護(hù)工作，包括資產(chǎn)的分類管理、編號(hào)更新、權(quán)限設(shè)置等。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目使用的項(xiàng)目過程資產(chǎn)進(jìn)行日常維護(hù)，及時(shí)反饋資產(chǎn)使用過程中遇到的問題。八、項(xiàng)目過程資產(chǎn)審計(jì)與監(jiān)督（一）審計(jì)目的1.確保項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度的有效執(zhí)行，規(guī)范項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理行為。2.發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理中存在的問題，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，提高資產(chǎn)的管理水平和使用效果。（二）審計(jì)內(nèi)容1.項(xiàng)目過程資產(chǎn)的收集、整理、存儲(chǔ)、共享和使用情況。2.項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理制度和相關(guān)流程的執(zhí)行情況。3.項(xiàng)目過程資產(chǎn)的安全和保密情況。（三）審計(jì)方式1.定期審計(jì)：由公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理情況進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，如每年或每半年審計(jì)一次。2.專項(xiàng)審計(jì)：針對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理中的特定問題或風(fēng)險(xiǎn)，開展專項(xiàng)審計(jì)工作，深入分析問題原因，提出改進(jìn)建議。（四）監(jiān)督機(jī)制1.PMO監(jiān)督：PMO負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用項(xiàng)目過程資產(chǎn)的情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范的行為。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自查：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期對(duì)本項(xiàng)目使用的項(xiàng)目過程資產(chǎn)進(jìn)行自查，確保資產(chǎn)的正確使用和有效管理。3.員工舉報(bào)：鼓勵(lì)公司員工對(duì)項(xiàng)目過程資產(chǎn)管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查和處理。九、項(xiàng)目過程資產(chǎn)保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的項(xiàng)目過程資產(chǎn)。2.公司明確規(guī)定需要保密的其他項(xiàng)目過程資產(chǎn)。（二）保密措施1.對(duì)保密的項(xiàng)目過程資產(chǎn)進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，明確保密級(jí)別。2.設(shè)置不同的訪問權(quán)限，對(duì)涉及保密資產(chǎn)的人員進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)。3.采用加密存儲(chǔ)、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保保密資產(chǎn)的安全性。4.與接觸保密資產(chǎn)的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）保密培訓(xùn)1.對(duì)涉及項(xiàng)目過程資產(chǎn)保密工作的人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、