連鎖藥品采購管理制度

連鎖藥品采購管理制度?總則1.目的為加強(qiáng)連鎖藥品采購管理，規(guī)范采購行為，確保藥品質(zhì)量，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所屬各連鎖門店及總部采購部門的藥品采購活動。3.基本原則質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控藥品質(zhì)量，確保所采購藥品符合國家法律法規(guī)及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，依法簽訂采購合同。誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，公平交易。成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置及職責(zé)采購部：負(fù)責(zé)公司藥品采購的統(tǒng)一管理工作，制定采購計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況等。采購專員：具體執(zhí)行采購任務(wù)，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行詢價、比價、議價等工作。2.其他部門相關(guān)職責(zé)質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)對采購藥品的質(zhì)量進(jìn)行審核和驗(yàn)收，確保入庫藥品質(zhì)量合格。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購合同，安排采購資金，對采購成本進(jìn)行核算和分析。門店：根據(jù)銷售情況及時反饋藥品需求信息，配合采購部門做好采購工作。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，提供的藥品符合國家法律法規(guī)及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。具備良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良記錄。生產(chǎn)或經(jīng)營的藥品質(zhì)量穩(wěn)定，有可靠的質(zhì)量保證體系。具有較強(qiáng)的供應(yīng)能力，能夠按時、按量供應(yīng)藥品。價格合理，具有一定的價格優(yōu)勢。供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量、供應(yīng)能力、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商檔案管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、合作記錄、評估結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.供應(yīng)商淘汰與更換對于評估為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。對于因質(zhì)量問題、供應(yīng)問題等原因需要更換供應(yīng)商的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和更換。采購計(jì)劃管理1.采購計(jì)劃制定依據(jù)各連鎖門店的銷售數(shù)據(jù)及庫存情況。市場需求預(yù)測。藥品的季節(jié)性、流行性等特點(diǎn)。2.采購計(jì)劃編制流程門店提報(bào)：各連鎖門店每月末根據(jù)銷售情況和庫存狀況，填寫藥品采購申請表，報(bào)至總部采購部門。采購部門匯總：采購部門對各門店的采購申請表進(jìn)行匯總分析，結(jié)合市場需求預(yù)測，制定月度采購計(jì)劃初稿。審核審批：采購計(jì)劃初稿經(jīng)質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。下達(dá)執(zhí)行：經(jīng)審批后的采購計(jì)劃下達(dá)至采購部門，采購部門按照計(jì)劃組織實(shí)施采購。3.采購計(jì)劃調(diào)整因市場需求變化、突發(fā)事件等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和調(diào)整。采購流程管理1.采購申請各連鎖門店根據(jù)銷售情況和庫存狀況，填寫藥品采購申請表，詳細(xì)注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時間等信息，并報(bào)至總部采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的采購申請進(jìn)入采購流程。3.供應(yīng)商選擇與詢價采購專員根據(jù)采購申請，在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇若干家供應(yīng)商進(jìn)行詢價。詢價內(nèi)容包括藥品價格、交貨期、付款方式等。4.比價與議價采購專員對各供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比價分析，選擇價格合理、供應(yīng)條件優(yōu)越的供應(yīng)商進(jìn)行議價。通過與供應(yīng)商的協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。5.采購合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案。6.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購藥品的具體要求和交貨時間等信息。7.采購跟蹤與催貨采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保藥品按時、按量、按質(zhì)到貨。對于逾期未交貨的供應(yīng)商，應(yīng)及時催貨，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。8.藥品驗(yàn)收藥品到貨后，質(zhì)量管理部按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的藥品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的藥品按照規(guī)定進(jìn)行處理。9.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單據(jù)，審核無誤后安排付款。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。采購質(zhì)量管理1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)審核采購部門在選擇供應(yīng)商和采購藥品時，應(yīng)確保所采購藥品符合國家法律法規(guī)及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)對采購藥品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保采購藥品的質(zhì)量符合要求。2.供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議采購部門與主要供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在藥品質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)。質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)包括藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)、質(zhì)量問題處理等內(nèi)容。3.到貨驗(yàn)收質(zhì)量管理部按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)Φ截浰幤愤M(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。驗(yàn)收合格的藥品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的藥品按照規(guī)定進(jìn)行退貨、換貨或銷毀等處理。4.不合格藥品處理對于驗(yàn)收不合格的藥品，質(zhì)量管理部應(yīng)及時填寫不合格藥品報(bào)告，并通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格藥品事宜，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。不合格藥品應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行隔離存放，并做好標(biāo)識，防止不合格藥品流入市場。采購價格管理1.價格調(diào)研與分析采購部門定期對市場藥品價格進(jìn)行調(diào)研和分析，了解藥品價格動態(tài)和市場供求關(guān)系。收集同類藥品不同供應(yīng)商的價格信息，為采購價格決策提供依據(jù)。2.價格談判策略采購專員在與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判時，應(yīng)制定合理的談判策略。根據(jù)市場價格情況、供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)、采購數(shù)量等因素，爭取更優(yōu)惠的采購價格。3.價格審批與監(jiān)控采購價格超過一定限額的，應(yīng)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。建立采購價格監(jiān)控機(jī)制，定期對采購價格進(jìn)行分析和評估，確保采購價格合理。采購合同管理1.合同簽訂流程采購部門與供應(yīng)商協(xié)商一致后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案。2.合同執(zhí)行跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同各項(xiàng)條款得到有效履行。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)商解決，并做好記錄。3.合同變更與解除因市場需求變化、供應(yīng)商原因等需要變更或解除采購合同的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和辦理。變更或解除采購合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并及時通知相關(guān)部門。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。例如，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立備用供應(yīng)商；加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)，確保藥品質(zhì)量；進(jìn)行價格談判，合理控制采購成本；規(guī)范合同簽訂與執(zhí)行，防范合同風(fēng)險等。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定采購成本：包括采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等。采購質(zhì)量：采購藥品的合格率、退貨率等。供應(yīng)及時性：供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率。合同執(zhí)行情況：合同履約率。供應(yīng)商管理：供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。2.評估周期與方法采購績效評估周期為每季度一次。采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，