貿易公司報銷管理制度

?貿易公司報銷管理制度總則目的為了加強公司財務管理，規(guī)范費用報銷流程，合理控制費用支出，確保公司各項業(yè)務活動的順利開展，特制定本報銷管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等?；驹瓌t1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，不得虛假報銷。2.合理性原則：費用報銷應符合公司業(yè)務實際需要，遵循合理性、必要性原則。3.合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。4.及時性原則：員工應在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。費用報銷分類及標準差旅費1.定義：員工因公務需要臨時到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。2.報銷標準城市間交通費：根據(jù)出差的實際情況選擇乘坐交通工具，憑據(jù)報銷。如乘坐飛機經(jīng)濟艙、火車硬座、硬臥、高鐵二等座等，特殊情況需乘坐飛機頭等艙、火車軟臥、高鐵一等座等需提前經(jīng)上級領導批準。住宿費：根據(jù)出差地區(qū)的不同設定不同的標準，按照實際住宿天數(shù)憑發(fā)票報銷?；锸逞a助費：按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，按規(guī)定標準包干使用。市內交通費：按出差自然（日歷）天數(shù)計算，每人每天[x]元包干使用。3.注意事項員工出差應提前填寫出差申請單，注明出差事由、目的地、預計出差天數(shù)等，經(jīng)部門負責人及分管領導審批后執(zhí)行。出差期間發(fā)生的與公務無關的費用不予報銷。業(yè)務招待費1.定義：公司為業(yè)務經(jīng)營的合理需要而支付的招待費用，包括餐飲、住宿、禮品等費用。2.報銷標準業(yè)務招待費應嚴格控制，根據(jù)實際業(yè)務情況合理支出。招待費報銷時應注明招待對象、事由、時間等信息，并附上消費清單。單次招待費超過[x]元的，需提前經(jīng)公司總經(jīng)理批準。3.注意事項嚴禁以業(yè)務招待費名義進行個人消費。招待活動應與公司業(yè)務相關，不得用于與業(yè)務無關的宴請。辦公費1.定義：公司日常辦公所需的費用，包括辦公用品、辦公設備、印刷品、水電費等。2.報銷標準辦公用品應按照公司規(guī)定的采購流程進行采購，憑發(fā)票及采購清單報銷。辦公設備的購置需提前填寫申請單，經(jīng)審批后購置，按照固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行入賬和折舊，憑發(fā)票及驗收單報銷。印刷品費用應根據(jù)實際業(yè)務需求合理控制，憑發(fā)票及印刷清單報銷。水電費按照實際發(fā)生金額憑發(fā)票報銷。3.注意事項辦公用品應建立領用登記制度，確保物品的合理使用。辦公設備的維修、保養(yǎng)費用應按照相關規(guī)定進行報銷。通訊費1.定義：員工因工作需要發(fā)生的通訊費用。2.報銷標準根據(jù)員工的崗位級別設定不同的通訊費報銷標準，每月憑通訊費發(fā)票在標準內報銷。員工需提供與公司業(yè)務相關的通訊費發(fā)票，發(fā)票抬頭應為公司名稱或員工本人姓名。3.注意事項通訊費報銷應與員工實際工作需求相符，不得虛報。差旅費1.定義：員工因公務需要臨時到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。2.報銷標準城市間交通費：根據(jù)出差的實際情況選擇乘坐交通工具，憑據(jù)報銷。如乘坐飛機經(jīng)濟艙、火車硬座、硬臥、高鐵二等座等，特殊情況需乘坐飛機頭等艙、火車軟臥、高鐵一等座等需提前經(jīng)上級領導批準。住宿費：根據(jù)出差地區(qū)的不同設定不同的標準，按照實際住宿天數(shù)憑發(fā)票報銷。伙食補助費：按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，按規(guī)定標準包干使用。市內交通費：按出差自然（日歷）天數(shù)計算，每人每天[x]元包干使用。3.注意事項員工出差應提前填寫出差申請單，注明出差事由、目的地、預計出差天數(shù)等，經(jīng)部門負責人及分管領導審批后執(zhí)行。出差期間發(fā)生的與公務無關的費用不予報銷。報銷流程費用申請1.員工因業(yè)務需要發(fā)生費用支出前，應填寫費用申請單，注明費用事由、金額、預計支付時間等信息。2.費用申請單需經(jīng)部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)業(yè)務實際情況審核費用的合理性和必要性。費用發(fā)生及報銷憑證取得1.員工按照費用申請單的內容進行費用支出，并取得合法、有效的報銷憑證。報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，發(fā)票必須真實、完整、清晰，加蓋發(fā)票專用章。2.對于需要驗收的物品或服務，員工應在取得報銷憑證的同時取得驗收單，驗收單應由驗收人簽字確認。報銷填寫1.員工將取得的報銷憑證粘貼在報銷單上，并按照報銷單的格式要求填寫相關信息，包括報銷日期、報銷部門、報銷人、費用明細、金額等。2.報銷單應填寫工整、清晰，不得涂改。部門審核1.報銷單填寫完畢后，提交至部門負責人進行審核。部門負責人應審核報銷憑證的真實性、合法性、合理性，以及報銷內容是否與費用申請單一致。2.如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題或報銷內容不符合規(guī)定，部門負責人應要求報銷人進行補充或更正。財務審核1.部門審核通過后的報銷單提交至財務部門進行審核。財務人員應審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及報銷金額是否符合公司規(guī)定的標準。2.財務人員還應審核報銷流程是否符合規(guī)定，費用申請單、報銷單、報銷憑證等是否齊全、有效。3.如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題或報銷流程不符合規(guī)定，財務人員應及時與報銷人溝通，要求其進行整改。審批1.財務審核通過后的報銷單根據(jù)金額大小提交至相應的領導進行審批。2.一般費用報銷由部門分管領導審批；金額較大的費用報銷需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.領導審批時應重點審核費用的合理性、必要性以及對公司業(yè)務的影響。報銷支付1.審批通過后的報銷單由財務部門進行報銷支付。財務人員根據(jù)公司的財務制度和資金狀況，選擇合適的支付方式進行支付，如現(xiàn)金支付、銀行轉賬等。2.報銷支付完成后，財務人員應在報銷單上加蓋"已報銷"印章，并將報銷憑證、報銷單等進行歸檔保存。報銷憑證要求發(fā)票要求1.發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內容應真實、完整、清晰，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內容、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，不得模糊、殘缺。3.發(fā)票不得涂改、挖補，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應及時聯(lián)系開票方重新開具發(fā)票。收據(jù)要求1.收據(jù)必須是由財政部門統(tǒng)一印制的正規(guī)收據(jù)，收據(jù)內容應真實、完整、清晰，包括收據(jù)名稱、收據(jù)號碼、開票日期、交款單位、收款項目、金額等。2.收據(jù)應加蓋收款單位財務專用章或發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，不得模糊、殘缺。3.除財政部門規(guī)定的特殊情況外，收據(jù)不得作為報銷憑證。其他憑證要求1.對于需要提供清單的費用支出，清單應詳細列出費用明細，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等，并加蓋銷售方公章或財務專用章。2.對于涉及固定資產(chǎn)購置的費用支出，應提供固定資產(chǎn)驗收單，驗收單應包括固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、購置金額、驗收情況等，并由驗收人簽字確認。3.對于涉及出差的費用支出，應提供出差申請單、出差行程單、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、交通發(fā)票等相關憑證，憑證應真實、完整、清晰，與出差申請單內容相符。報銷時間規(guī)定日常費用報銷員工應在費用發(fā)生后的[x]個工作日內辦理報銷手續(xù)，將報銷單提交至部門負責人進行審核。差旅費報銷員工出差結束后，應在返回公司后的[x]個工作日內辦理差旅費報銷手續(xù)，將報銷單提交至部門負責人進行審核。特殊情況處理如因特殊原因無法在規(guī)定時間內辦理報銷手續(xù)的，員工應提前向部門負責人和財務部門說明情況，并在原因消除后的[x]個工作日內辦理報銷手續(xù)。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.虛假報銷：提供虛假的報銷憑證或編造虛假的費用支出事實。2.超標準報銷：報銷金額超過公司規(guī)定的報銷標準。3.未經(jīng)審批報銷：未按照規(guī)定的審批流程進行審批，擅自報銷費用。4.其他違規(guī)行為：違反公司報銷管理制度的其他行為。處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報銷行為，財務部門有權拒絕報銷，并要求報銷人進行整改。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，公司將給予警告處分，并要求報銷人退