證照印章管理制度辦法

?證照印章管理制度辦法總則目的為加強公司證照、印章的管理，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。定義1.證照：指公司在經(jīng)營活動中依法取得的各類證件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、許可證等。2.印章：指公司正式啟用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。證照管理證照的申請與領取1.申請：各部門因工作需要申請辦理證照時，應填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請理由等，并提交相關證明材料。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對申請材料進行初審，核實申請事項的真實性、必要性和合規(guī)性。初審通過后，報公司分管領導審批。3.領?。航?jīng)審批同意后，行政部門負責到相關部門或機構(gòu)辦理證照領取手續(xù)。領取證照時，應仔細核對證照內(nèi)容，確保準確無誤。如發(fā)現(xiàn)證照存在問題，應及時與發(fā)證部門聯(lián)系解決。證照的保管1.專人負責：證照由行政部門指定專人負責保管，設立專門的證照保管臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息。2.保管地點：證照應存放在安全、保密的場所，配備必要的防盜、防火、防潮設施。3.定期盤點：行政部門應定期對證照進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)證照丟失、損壞或過期等情況，應及時報告并采取相應措施。證照的使用1.使用申請：各部門因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等，并提交相關證明材料。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對申請事項進行審核，核實使用目的的合理性和必要性。審核通過后，報公司分管領導審批。3.使用登記：經(jīng)審批同意后，行政部門應對證照的使用情況進行登記，記錄使用時間、使用人、歸還時間等信息。4.歸還：證照使用完畢后，使用人應及時將證照歸還行政部門，并在登記臺賬上簽字確認。行政部門應對歸還的證照進行檢查，確保證照完好無損。證照的年審與換證1.年審提醒：行政部門應提前了解各類證照的年審和換證時間，在規(guī)定時間前向相關部門發(fā)出年審和換證提醒。2.辦理手續(xù)：各部門應按照行政部門的提醒，及時準備相關材料，辦理證照的年審和換證手續(xù)。辦理過程中，如需行政部門協(xié)助，行政部門應積極配合。3.記錄更新：證照年審和換證完成后，行政部門應及時更新證照保管臺賬中的相關信息。證照的遺失與補辦1.掛失聲明：如發(fā)現(xiàn)證照遺失，使用部門應立即向行政部門報告，并在公司內(nèi)部發(fā)布掛失聲明，同時向相關發(fā)證部門掛失。2.補辦申請：掛失聲明發(fā)布后，使用部門應填寫《證照補辦申請表》，詳細說明證照遺失情況，并提交相關證明材料。3.審核與辦理：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對申請材料進行初審，核實情況屬實后，報公司分管領導審批。審批通過后，行政部門負責到相關部門或機構(gòu)辦理證照補辦手續(xù)。印章管理印章的刻制1.申請：因工作需要刻制印章時，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、用途、樣式等，并提交相關證明材料。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對申請事項進行審核，核實印章刻制的必要性和合規(guī)性。審核通過后，報公司分管領導審批。3.刻制：經(jīng)審批同意后，行政部門負責聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進行印章刻制。刻制過程中，應嚴格監(jiān)督印章刻制質(zhì)量，確保印章符合公司要求。4.備案：印章刻制完成后，行政部門應及時將印章樣本報公安機關備案，并將印章啟用情況通知公司各部門。印章的保管1.專人負責：公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章由行政部門指定專人負責保管，部門章由各部門指定專人負責保管。印章保管人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章管理制度。2.保管地點：印章應存放在安全、保密的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱中，鑰匙由保管人妥善保管。3.印章交接：印章保管人因工作變動等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、交接時間、交接人、接交人等信息，并由部門負責人監(jiān)交。交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人應在登記表上簽字確認。印章的使用1.使用申請：各部門因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、使用文件名稱、份數(shù)等，并提交相關證明材料。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對申請事項進行審核，核實使用目的的合理性和必要性。審核通過后，報公司分管領導審批。3.使用登記：經(jīng)審批同意后，行政部門應對印章的使用情況進行登記，記錄使用時間、使用人、歸還時間等信息。4.用印要求：印章使用人應嚴格按照審批內(nèi)容用印，確保印章清晰、端正、完整。用印后，應在文件上加蓋騎縫章，并在登記表上簽字確認。印章的停用與銷毀1.停用申請：因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因需要停用印章時，由申請部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并提交相關證明材料。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。行政部門對申請事項進行審核，核實停用原因的真實性和合理性。審核通過后，報公司分管領導審批。3.停用處理：經(jīng)審批同意后，行政部門應及時通知公司各部門印章停用事宜，并將停用印章收回妥善保管。4.銷毀申請：對于不再使用的印章，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用時間、銷毀原因等，并提交相關證明材料。5.審核與銷毀：申請表經(jīng)行政部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，行政部門應指定專人負責印章銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。銷毀完成后，應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人簽字確認。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負責對證照、印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對證照、印章的保管、使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬記錄、使用登記、印章保管等方面。2.不定期抽查：行政部門不定期對證照、印章的使用情況進行抽查，核實使用是否符合規(guī)定。問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時發(fā)出整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，行政部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。對于違反證照、印章管理制度的行為，