武漢市海外旅游有限責任公司會計檔案管理制度

武漢市海外旅游有限責任公司會計檔案管理制度（試行）第一章總則第一條為了加強檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，結合公司內部實際，制定本制度。第二條本制度適用公司財務部會計檔案管理。第三條本制度由公司辦公室行使監(jiān)察權負責監(jiān)督。第二章會計檔案管理要求第三條會計檔案組成一、會計檔案包括：（一）會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（二）會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬和其它輔助賬簿；（三）會計報表：包括年度決算表、半年報表、季報表、月報表以及附表、附注和會計情況說明書；（四）財務預算執(zhí)行情況表、成本控制表、銷售明細表；（五）會計事務所出具的審計報告、對銀行會計報表、對稅務報表及稅務資料；（六）其它會計資料：銀行對賬單、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)、各種經(jīng)濟合同、電腦備份及軟件操作資料、相關學習會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。第四條會計檔案管理責任人財務部為本公司會計檔案主管部門，負責本公司會計檔案工作。財務部應安排專人負責會計資料收集、整理、裝訂和管理，并設置專門會計檔案室，指定專人保管。1、會計檔案專員要求：有會計證；2、會計檔案管理主管：財務部經(jīng)理。3、會計檔案室要求：會計檔案室專用并一級保護。第五條會計檔案整理：會計檔案由檔案管理責任人按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊，對同一年度會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類；對每一類中的會計檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。一、會計憑證整理物移交檔案室。檔案室應根據(jù)移交清冊逐件驗收，對不符合規(guī)定的應退還會計核算部重新整理裝訂。驗收后將移交清冊一份留存，一份蓋章驗收后退還財務部保存。二、檔案管理員對已歸檔的會計檔案，應根據(jù)檔案管理要求和檔案密級（檔案密級見附件）進行分類、編號、登記和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會計檔案的完整無缺，并嚴格執(zhí)行安全保密制度。第七條會計檔案保存要求：一、防止檔案損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。第八條會計檔案保管年限按《檔案法》、《會計法》規(guī)定年限執(zhí)行。第九條會計檔案查閱由于工作需要調閱會計檔案，須遵守下列規(guī)定：一、公司內部人員需調閱會計檔案，必須填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門經(jīng)理簽字后，再由財務部經(jīng)理同意并陪同方可調閱；其中，機密級以上檔案經(jīng)財務總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后，方可調閱。申請單一式兩聯(lián)，一聯(lián)查閱結束歸還檔案后退還查檔人；一聯(lián)由檔案管理員編號后留存裝訂。二、審計、財稅部門因審計和查賬事項需調閱會計檔案時，應出具審計或查賬公文，由財務部接待并填寫“會計檔案查閱申請單”，經(jīng)財務總監(jiān)同意后，由財務部經(jīng)理陪同方可查閱；其中，機密級以上檔案的調閱，須經(jīng)財務總監(jiān)批準。三、公安、檢察、法院、工商等部門因審理相關案件需調閱會計檔案時，應出具正式公文或介紹信，經(jīng)財務總監(jiān)同意后填寫“會計檔案查閱申請單”，由財務部經(jīng)理陪同方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或復印，但不得將檔案帶走。四、外單位人員調閱檔案，需經(jīng)財務總監(jiān)同意后填寫“會計檔案查閱申請單”再由財務部經(jīng)理陪同查閱，查閱完畢，應立即歸還檔案室。五、查閱檔案時，嚴禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應由查閱人在檔案封底備查欄內注明查閱日期和事由。六、檔案管理員對查閱完畢歸還檔案應檢查其完整性。七、會計檔案保管應建立“查閱檔案登記薄”，對內部和外部查閱情況做好記錄，以備查用。第十條會計檔案鑒定和銷毀一、會計檔案鑒定。每年年初應由財務部內對上年度會計檔案進行綜合鑒定。對債權債務未結清的檔案應將其涉案資料復制抽出，以作債權債務清了案結。二、會計檔案銷毀。經(jīng)鑒定后需要銷毀會計檔案應由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，并造具“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)財務部經(jīng)理、辦公室主任及相關稽核人員實行審核報經(jīng)財務總監(jiān)同意后按法定程序銷毀。三、撤消、合并時，會計檔案應隨同單位全部檔案移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。四、會計檔案銷毀時，辦公室、財務部應派專人到現(xiàn)場填制監(jiān)銷清單并監(jiān)督整個銷毀過程。第三章電算化檔案管理要求第十一條電算化會計檔案包括紙質備份檔案和磁盤檔案，內容是所有會計文件、會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算紙質資料。第十二條紙質備份檔案管理一、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計紙質備份檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定保管期限和管理辦法管理。三、機器打印輸出紙質備份會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，操作人員在打印輸出賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認可。四、任何人不得偽造、變更、涂改、毀壞、撕撤憑證、賬冊、報表等紙質備份檔案。第四章罰則第十三條應歸檔而未歸檔或歸檔不及時，造成損失的由責任人全額賠償。第十四條歸檔未按規(guī)定辦理相關手續(xù)，對責任人罰款50元/次。第十五條檔案未按規(guī)定程序要求整理立卷的，對責任人罰款50元/次。第十六條檔案未按規(guī)定保管的