采購合同電子化歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)治理重點(diǎn)基礎(chǔ)知識點(diǎn)

采購合同電子化歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)治理重點(diǎn)基礎(chǔ)知識點(diǎn)一、采購合同電子化歸檔系統(tǒng)概述1.系統(tǒng)定義采購合同電子化歸檔系統(tǒng)是指利用電子技術(shù)，對采購合同進(jìn)行數(shù)字化管理、存儲、查詢和歸檔的系統(tǒng)。2.系統(tǒng)功能（1）合同錄入：實現(xiàn)采購合同的電子化錄入，包括合同基本信息、合同條款、附件等。（2）合同查詢：提供多種查詢方式，如按合同編號、供應(yīng)商、合同類型等查詢。（3）合同歸檔：將合同按照規(guī)定進(jìn)行分類、歸檔，便于后續(xù)查閱和管理。（4）合同統(tǒng)計：對合同進(jìn)行統(tǒng)計分析，為決策提供依據(jù)。3.系統(tǒng)優(yōu)勢（1）提高工作效率：電子化歸檔系統(tǒng)可減少人工操作，提高工作效率。（2）降低成本：減少紙質(zhì)合同的使用，降低打印、存儲、管理等成本。（3）提高數(shù)據(jù)安全性：電子化歸檔系統(tǒng)可對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份，提高數(shù)據(jù)安全性。（4）便于查閱和管理：電子化歸檔系統(tǒng)便于查閱和管理，提高合同管理水平。二、數(shù)據(jù)治理重點(diǎn)1.數(shù)據(jù)質(zhì)量（1）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：確保錄入的合同信息準(zhǔn)確無誤。（2）數(shù)據(jù)完整性：確保合同信息完整，包括基本信息、條款、附件等。（3）數(shù)據(jù)一致性：確保合同信息在不同系統(tǒng)、不同部門之間保持一致。（4）數(shù)據(jù)及時性：確保合同信息及時更新，反映最新狀態(tài)。2.數(shù)據(jù)安全（1）數(shù)據(jù)加密：對合同信息進(jìn)行加密，防止未授權(quán)訪問。（2）訪問控制：設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（3）數(shù)據(jù)備份：定期對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（4）數(shù)據(jù)恢復(fù)：制定數(shù)據(jù)恢復(fù)方案，確保在數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)。3.數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（1）數(shù)據(jù)格式：統(tǒng)一合同信息的數(shù)據(jù)格式，便于數(shù)據(jù)交換和共享。（2）數(shù)據(jù)編碼：采用國家標(biāo)準(zhǔn)編碼，確保數(shù)據(jù)一致性。（3）數(shù)據(jù)命名：規(guī)范數(shù)據(jù)命名規(guī)則，提高數(shù)據(jù)可讀性。（4）數(shù)據(jù)分類：按照合同類型、供應(yīng)商、合同狀態(tài)等進(jìn)行分類，便于管理。三、基礎(chǔ)知識點(diǎn)1.電子檔案管理（1）電子檔案的定義：電子檔案是指在電子介質(zhì)上形成的，具有法律效力的文件。（2）電子檔案的特點(diǎn)：具有真實性、完整性、可追溯性、可復(fù)制性等。（3）電子檔案的管理原則：確保電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。（4）電子檔案的存儲與備份：采用可靠的存儲設(shè)備和技術(shù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.數(shù)據(jù)庫技術(shù)（1）數(shù)據(jù)庫的定義：數(shù)據(jù)庫是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。（2）數(shù)據(jù)庫的類型：關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、分布式數(shù)據(jù)庫等。（3）數(shù)據(jù)庫設(shè)計：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，設(shè)計合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。（4）數(shù)據(jù)庫管理：對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)、優(yōu)化、備份等操作。3.信息安全（1）信息安全的概念：信息安全是指保護(hù)信息資產(chǎn)，防止信息泄露、篡改、破壞等。（2）信息安全威脅：包括物理威脅、技術(shù)威脅、人為威脅等。（3）信息安全措施：采用加密、訪問控制、入侵檢測等技術(shù)手段，提高信息安全。（4）信息安全法規(guī)：遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保信息安全。[1]，.采購合同電子化歸檔系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].計算機(jī)工程與設(shè)計，2018，39（10）：1238.[2]，趙六.數(shù)據(jù)治理在電子檔案管理中的應(yīng)用[J]