日事清項目管理全流程：跨部門協(xié)同任務(wù)分解WBS甘特圖精準控進度風險管理知識沉淀

日事清項目管理全流程：跨部門協(xié)同任務(wù)分解WBS，甘特圖精準控進度，風險管理知識沉淀前面有提到日事清可以實現(xiàn)包括PMP、IPD等方式的項目管理，今天我們?yōu)榇蠹覝蕚淞巳帐虑搴晚椖抗芾硐嚓P(guān)結(jié)合的介紹，如果您團隊目前有使用航天云信升級內(nèi)部項目管理工具的想法，可以隨時聯(lián)系我們。1、項目痛點國內(nèi)項目制公司，經(jīng)常會在項目推進中出現(xiàn)一些問題?！绮块T協(xié)同的問題。一是，項目進度的不可控。多部門協(xié)同使用同一張表格更新進度，有的時候總部可能在北京或者上海，而真正執(zhí)行項目的團隊在寧夏，匯報不能實現(xiàn)到每天，每次管理者了解現(xiàn)場情況的時候可能已經(jīng)過去一周了。導(dǎo)致很多項目的進度是不可控的。二是，項目的滯后性。使用同一張表格統(tǒng)籌項目的時候，還會遇到設(shè)計部門已經(jīng)變更了設(shè)計內(nèi)容，設(shè)計已經(jīng)更新到了V3.0版，但是實際的實施部門還在拿著V2.0版的設(shè)計圖在施工。這就會導(dǎo)致項目的滯后性。從負責人發(fā)來的截圖可以看到，滿屏幕的文件夾、excel表、文檔。打開每個文件夾后，發(fā)現(xiàn)都是針對單個項目的，在文件夾里還會有各種各樣的文件，導(dǎo)致電腦存儲的文件量特別大，每天溝通協(xié)作時需要上傳下達，這就會出現(xiàn)問題。↓↓↓常理上，一張表格可以把項目的進度安排好，但實際上，目標節(jié)點是從上至下按照正常順序去排的，而在實踐中是要遵循備注的順序，因此，這會導(dǎo)致任務(wù)的雜亂不堪?！e個例子，所有剩下的任務(wù)是要得到第一版總規(guī)以后，才能繼續(xù)進行。然而，前面又有時間節(jié)點，這就會導(dǎo)致表面順序和實際順序是不達標。因此，計劃總是不能直觀展示、領(lǐng)導(dǎo)層抓不住工作的重點。在完成時間方面，有的任務(wù)標記延遲，或者說有的任務(wù)已經(jīng)取得了進展，接下來要怎么去協(xié)作，就只能通過微信、QQ、電話、短信進行溝通?！砀袢唛L，無工作重點。一張表格共有190行，難道領(lǐng)導(dǎo)都要自上而下、一一把控項目進度，每天篩選這190行的任務(wù)嗎？表格設(shè)計錯誤的情況下怎么辦？相關(guān)責任人安排任務(wù)的進度誰來把控呢？如何篩選？延期的的任務(wù)怎么把控呢？一張表格涉及八張子表，同樣的問題可能在八張表里都會出現(xiàn)。當執(zhí)行層得到這張表格的時候，看到的備注內(nèi)容只是一個數(shù)字，這個數(shù)字什么意思？表格表示不清楚，因此，必須通過電話等等方式溝通項目進度。一個相關(guān)負責人在一張表格里需要負責多項任務(wù)，但實際上，在其他表格里，其也負責多項任務(wù)，因此，負責人的日期、任務(wù)是雜亂無章的。執(zhí)行層的任務(wù)比較雜亂，無工作重點。↓↓↓在下圖中，可以看到，王蕊的任務(wù)是按照時間順序安排2月到3月任務(wù)的，但從備注中顯示3月的任務(wù)已經(jīng)完成了。那2月的任務(wù)是什么狀態(tài)呢？為什么未完成呢？因此，當領(lǐng)導(dǎo)層看到此表時，需要通過電話、QQ、微信等等方式詢問、跟進，這就會出現(xiàn)任務(wù)重復(fù)、銜接無序、進度不明的問題?！ㄟ^這一個案例就能反映出項目管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，有執(zhí)行任務(wù)不明確、計劃工作無重點、項目進度空泛等等問題?！覀兎此家幌拢喉椖抗芾硎鞘裁矗趺磮?zhí)行？項目管理是實現(xiàn)目標的過程的把控，運用所學(xué)的知識、技能、工具和方法高質(zhì)量、高效率地完成項目。通過表格開展項目存在不直觀、效率低、任務(wù)混亂等問題。2、那么日事清是如何實現(xiàn)項目管理的？在日事清上表格是以下面的方式呈現(xiàn)的。所有項目任務(wù)通過清單的方式羅列清晰，任務(wù)可以明確到人、明確日期，實現(xiàn)項目管理WBS分解的目的。3、日事清與項目管理今天的分享以PMP為例，項目管理分為五個階段，包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾工作等階段，啟動階段有啟動前言，需要與利益方進行溝通，傳統(tǒng)方式是通過微信、QQ、電話、短信等，或者約談、面談等方式進行溝通。當然，溝通是十分必要的，但完全通過這些方式溝通難以留存溝通記錄、相關(guān)文件等資料?！?1、項目的啟動階段在啟動階段，要做到三點，一是收集信息。二是深入討論，三是計劃、執(zhí)行。在項目啟動階段，在日事清上怎么呈現(xiàn)呢？↓↓↓第一，在計劃界面創(chuàng)建相關(guān)利益人溝通的模塊，即看板。溝通完以后，在日事清「任務(wù)」里面可以進行記錄，創(chuàng)建整個項目的白皮書。創(chuàng)建完白皮書以后，點開單獨的任務(wù)界面，可以看到跟所有利益人相關(guān)的溝通、需要的重要文件可以在看板的任務(wù)里上傳文件、表格、圖片以保證溝通階段文件的存留。所有任務(wù)下面都有評論區(qū)，一是顯示操作記錄，進行溝通的階段，所有人在重要文件的位置的操作在日事清上都有一個完整的記錄；二是可以及時溝通，解決遇到的難題，提升效率?！诙梢栽谌帐虑宓摹赣媱潯共迦胛臋n模塊，界面存留溝通記錄和項目白皮書。在添加成員的界面，可以對項目所需要添加的成員進行設(shè)置權(quán)限?！肝臋n模塊」打開以后也可以上傳表格、文件等，下方可以同樣也有操作記錄、也可以溝通，可以存留整個項目前期溝通計劃完整的記錄。第三，項目要開展，需要員工執(zhí)行。我們可以在日事清「文檔模塊」界面添加成員、完成項目所需要的成員名單和相應(yīng)的職責表。分配成員以后，可以創(chuàng)建團隊。在公司界面，創(chuàng)建公司的組織架構(gòu)，實現(xiàn)團隊之間的協(xié)作，可以添加部門，并給不同的成員分配部門，有四種邀請方式添加成員，也是非常方便呢。02、項目的規(guī)劃創(chuàng)建完團隊，有了組織架構(gòu)以后，要開始制定計劃。規(guī)劃階段主要是在計劃這模塊完成相關(guān)工作的。第一，創(chuàng)建計劃。創(chuàng)建計劃，有兩種方法：選擇模板，有九大行業(yè)的標準參考模板可以選擇?？梢詣?chuàng)建子計劃，以按照不同的項目的流程和標準進行計劃的管理。在「日事清」設(shè)置界面，可以根據(jù)個人喜好、項目的重要程度，選擇不同的計劃設(shè)置，在創(chuàng)建完整個項目的計劃后，可以添加項目成員，并添加各自的職責?！诙芽仫L險。「日事清」可以用貼標簽的方式，完成項目風險的把控。對任務(wù)設(shè)置高危險或者低風險的標簽，以及應(yīng)對措施，進行風險把控。↓↓↓第三，項目概覽?！溉帐虑濉箍梢杂庙椖扛庞[的方式快速了解項目負責人、當前狀態(tài)、里程碑、動態(tài)等，方便項目經(jīng)理把控整體項目節(jié)奏。03、項目的執(zhí)行階段執(zhí)行計劃?？梢酝ㄟ^「日程」來協(xié)助完成。只需要關(guān)注任務(wù)里前后具體的內(nèi)容以及怎么操作?！溉帐虑濉沟挠媱澥潜容^方便的，執(zhí)行人員可以篩選所屬的計劃，根據(jù)職責，發(fā)現(xiàn)所應(yīng)承擔的任務(wù)，一目了然并可以把控流程?！龍?zhí)行層可以在計劃的設(shè)置中，根據(jù)偏好對整個計劃進行執(zhí)行層面的設(shè)置，其只要關(guān)注自己計劃中跟自己有關(guān)的任務(wù)。而領(lǐng)導(dǎo)層，可以根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)來設(shè)置是否需要同步到相關(guān)責任人的日程當中。談到執(zhí)行層，日事清的「日程」主要根據(jù)是根據(jù)兩本書，第一本是GDP時間管理，第二本就是高效能人士的七個習慣。創(chuàng)建日程的目的就是要讓每一位日事清用戶有效結(jié)合任務(wù)資源和時間資源，有條不紊地做事。執(zhí)行層可以添加任務(wù)的提醒，進行時間管理，達到高效水平。管理層可以在公司層面，點開員工名字查看到員工近一周工作的任務(wù)安排，可以查看其任務(wù)行程。這樣就能關(guān)注員工的任務(wù)量，實現(xiàn)下一步的計劃，減少溝通的時間。↓↓↓04、項目的監(jiān)督階段然后進行監(jiān)控。監(jiān)控可以通過日事清的「簡報」來完成。簡報一共分三類，包括會議紀要和日報、周報、月報的一個生成。第一，回顧。在簡報里，可以回顧、梳理昨天做了，今天做什么，明天要做什么。一鍵生成日報以KPTP的方式展現(xiàn)出今天完成了哪些任務(wù)，沒完成哪些任務(wù)，只需要在P和T這個位置添加說今天遇到的問題和接下來的舉措就可以?！诙侍貓D的功能。以甘特圖的方式來展現(xiàn)計劃的流程，以及有關(guān)聯(lián)的任務(wù)，當然，也可以進行一鍵拖拽觀測任務(wù)完成的進度。提供關(guān)鍵路徑、基線對照功能，方便管理者找到最關(guān)鍵的任務(wù)和對比之前規(guī)劃的差異。↓↓↓第三，統(tǒng)計圖的功能。統(tǒng)計圖的可以完整的展現(xiàn)出單個任務(wù)里的個人的計劃，然后從時間維度去監(jiān)控，統(tǒng)計出整個任務(wù)執(zhí)行的情況?！?5、項目的收尾階段最后，收尾階段。任務(wù)執(zhí)行完成后，還需要進行三類工作。↓↓↓第一，分析總結(jié)。在整個項目完成時，可能需要提供報告，上報也好，自己回顧也好，對整個項目計劃進行完美的總結(jié)。第二，撰寫報告。在筆記可以創(chuàng)建項目完成的報告，然后進行完整的回顧。第三，歸檔收官。歸檔以后，在應(yīng)用的界面里可以獲得整個項目的完整的記錄，可以查看整個項目任務(wù)完成的情況。項目復(fù)盤可以結(jié)合統(tǒng)計功能進行分析?！?、產(chǎn)品回顧接下來對日事清產(chǎn)品進行回顧?！溉帐虑濉故且豢頢aaS軟件，是任務(wù)協(xié)作類軟件，其定位是高效能團隊管理專家。其中，包含了計劃管理、流程管理、項目管理、時間管理、知識管理等先進的理念，結(jié)合了GTD和四象限工作法、看板管理法等科學(xué)的方法來協(xié)助各層級的工作者提高工作的效率。日事清是數(shù)字化的服務(wù)商，是公司向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要的工具。接下來我們來就具體看一下怎么用日事清來完成企業(yè)管理。1.分解項目目標2制定項目計劃3.分配任務(wù)責任到人4.追蹤進度及時把控5.評價結(jié)果知識沉淀1.分解項目目標1.先來說目標，公司在年初設(shè)定好今年的戰(zhàn)略目標，定好方向后，怎樣將目標同步到部門和成員呢，我們提供了目標功能，：有什么好處呢，就是我們將一個公司企業(yè)級的目標通過逐層差解，細分成為部門的目標再通過分解成為個人目標，可以實現(xiàn)從企業(yè)的戰(zhàn)略目標成為個人可以做到的目標，他是有一個傳遞性。他是很有用的，一眼就可以讓人知道公司的年度目標，季度目標，和自己在這個計劃中占了什么樣的比重，身份，在實現(xiàn)目標過程中扮演了什么角色。落地執(zhí)行：當我們有目標，我們要落到實處，就要去通過做什么事情可以完成目標，每個目標策略都有關(guān)鍵結(jié)果，在下面每一個都有都可以關(guān)聯(lián)具體的任務(wù)與計劃，每個目標都能落地執(zhí)行。很清晰，這是目標的分解過程2.制定項目計劃2.做項目計劃，我們提供項目看板，非常好用，像xxx項目很復(fù)雜，用日事清就可以變得建得，我們會對關(guān)鍵節(jié)點進行切割，用卡片，再在卡片里這個階段，寫上要完成的事情，就可以把一個很復(fù)雜的任務(wù)變成很簡單，目標當中詳細的任務(wù)我們的項目參與者，可以隨時了解項目的進展情況，重點任務(wù)重要人員的完成情況。當然團隊里一定會有非常成熟項目經(jīng)理，他們一般運用的是叫wbs的工作分解結(jié)構(gòu)。我們有了一個列表視圖，為了方便他們進行分解。您可以隨意切換。3.分配任務(wù)責任到人再往下，有了計劃，就要分配任務(wù)責任到人。這個地方我們也引出了一個新的視圖，甘特視圖，對于把控時間，排期是特別好使的。有的人就會問我們，像你說的列表視圖，甘特圖我用excel也可以做，我們經(jīng)常看到很多項目經(jīng)理，做出來的excel非常漂亮，但是我們軟件有什么區(qū)別，我們?yōu)槭裁匆銈內(nèi)帐虑迨紫龋合襁@個，，，需要項目經(jīng)理先項目計劃書把他做出來，然后會有一個項目的啟動會，把這個文件發(fā)給使用的人，每個人必須人手一份，然后會在會上做一個簡單的講解說明，那這樣，一個項目經(jīng)理就完成了他項目任務(wù)分配，責任到人的工作，但是在以往的使用過程中我們會發(fā)現(xiàn)如果一個項目經(jīng)理很有責任心，那這個項目一般是可以順利進行，但是但凡他有一個地方?jīng)]有注意到，那這個過程就會出現(xiàn)很多各種各樣的問題，所以我們總結(jié)這些問題的時候發(fā)現(xiàn)：用excel并不能做到真正的責任到人。我們是怎么理解責任到人的呢，就是一定要將他需要做的事情，放在他時常可以看到的地方，而且我們只需要人看到他需要做的事情，無關(guān)的不會出現(xiàn)，甚至是只看到他那一天要做到的。如果我們用execl，一個項目成員，看到這么一份計劃書，我不清楚我具體要做什么，因為可能頁數(shù)非常多，我每回找自己要做到事情都需要來回翻。而且在我每一次想要找到這個文件需要從電腦的某一個角落找到，那其實這樣一個工作其實是脫鉤的，所以項目經(jīng)理在傳遞這樣一個任務(wù)的時候并沒有做到真正的責任到人。所以我們提供的方案就是在計劃看板里把任務(wù)的內(nèi)容，執(zhí)行人和日期安排好，他會自動分解到不同人的日程當中的，所以我們這樣一個場景就是一個工作者，在每天打開手機版或者電腦上，就直接可以看到今天他到做什么工作。這樣才能做到責任到人（所以這里有個點，就是評估一個項目管理軟件，看他專不專業(yè)，看他日程是不是第一界面。我們有很多客戶都一直建議我們第一模塊為計劃模塊，但是我們一直堅持就是為了責任到人，）因為項目不是項目計劃書不是就看看就好了，他一定要被執(zhí)行下去。4.追蹤進度及時把控那項目分配好之后，就到了一個關(guān)鍵的地方，就是執(zhí)行過程。也就是進度追蹤和把控。這個是很重要的，所以我們提供了四種方式，來幫助我們管理者來看。那第一種方式叫看整體，通過計劃統(tǒng)計來看的，我們提供了概覽圖，進展圖，燃盡圖等等，讓大家盡快的了解計劃的進展，而且我們還提供了多維度的分析，從人員，任務(wù)，讓大家找到工作中的瓶頸，然后我們現(xiàn)在提供了19中的報表還有自定義報表，可以看到自己想要的視角，來快速定位問題。第二個是看角度：項目的第一負責人他更關(guān)注什么，就是哪條任務(wù)延期了，因為每一條延期他都要跟進，確保所以任務(wù)都順利進行，按照正常進度進去，如果他是總負責人，他又很多項目，所以他需要關(guān)注的更多是關(guān)鍵任務(wù)進展，他會在一個項目里找找?guī)讉€關(guān)鍵的節(jié)點，他只去訂這幾個關(guān)鍵節(jié)點。如果是執(zhí)行人，他只會關(guān)注自己在這個項目里自己要做的，其他的事情他其實是不關(guān)注的，這時候我們就可以用自定義視圖的功能，來去記錄這個計劃里他想看到的地方。項目負責人就可以設(shè)置一進計劃，到底有哪些任務(wù)是延期的，項目執(zhí)行人，就可以設(shè)定哪些項目跟自己相關(guān)的。第三種就是看員工，有的時候一個重要員工，同時參與不同的項目，這個時候項目的負責人就會特別關(guān)注這個成員做干的事情，為什么，很有可能，他因為忙別的任務(wù)，耽誤了自己的項目最終，導(dǎo)致項目出問題，所以我們提供在通訊錄里可以隨意查看偶一個員工的日程動態(tài)，他每天做了什么，有沒有做自己的項目。他把多少的時間放在了我們的項目上，最后一個看報告，做項目管理有不同的報告，有項目周報，項目進度匯報，各種各樣，我們提供了一個簡報的功能，允許大家建立不