保管物品管理制度

保管物品管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對(duì)保管物品的管理，規(guī)范保管物品的出入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤點(diǎn)等流程，確保公司財(cái)產(chǎn)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保管物品的管理，包括但不限于辦公用品、設(shè)備工具、原材料、成品等。（三）基本原則1.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在保管物品管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管物品的各項(xiàng)操作，保證管理工作的規(guī)范化。3.安全第一原則：采取有效措施保障保管物品的安全，防止丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益優(yōu)先原則：在保證保管物品安全和完整的前提下，提高保管效率，降低管理成本。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善保管物品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一規(guī)劃保管物品的存儲(chǔ)區(qū)域，合理安排存儲(chǔ)空間。3.負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備等的采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放和日常管理。4.定期組織保管物品的盤點(diǎn)工作，編制盤點(diǎn)報(bào)告。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門保管物品的領(lǐng)用、使用和保管，指定專人負(fù)責(zé)物品管理。2.配合行政部門進(jìn)行物品盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息。3.如有物品損壞、丟失等情況，及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說(shuō)明原因。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)保管物品的賬目核算，確保賬物相符。2.對(duì)保管物品的采購(gòu)、報(bào)廢等費(fèi)用進(jìn)行審核和監(jiān)督。三、保管物品的分類及編號(hào)（一）分類1.辦公用品：包括文具、紙張、文件夾、辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等。2.設(shè)備工具：如生產(chǎn)設(shè)備、維修工具、檢測(cè)儀器等。3.原材料：用于生產(chǎn)產(chǎn)品的各種材料。4.成品：公司生產(chǎn)完成并檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品。5.其他物品：如禮品、樣品、宣傳資料等。（二）編號(hào)為便于管理和識(shí)別，對(duì)保管物品進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：[具體編號(hào)規(guī)則，例如：部門代碼（兩位）+物品類別代碼（兩位）+順序號(hào)（四位），如行政部辦公用品的編號(hào)為01010001]四、采購(gòu)與入庫(kù)（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《保管物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫(kù)存情況和實(shí)際需求，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于庫(kù)存充足的物品，不予采購(gòu)；對(duì)于確需采購(gòu)的物品，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期。2.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物品按時(shí)到貨。物品到貨前，應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。（三）驗(yàn)收1.物品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照物品類別和編號(hào)進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。五、存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)區(qū)域規(guī)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)保管物品的類別和特點(diǎn)，合理規(guī)劃存儲(chǔ)區(qū)域，設(shè)置不同的倉(cāng)庫(kù)或貨位，如辦公用品庫(kù)、設(shè)備工具庫(kù)、原材料庫(kù)、成品庫(kù)等。2.存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）物品存放1.物品應(yīng)按照類別、編號(hào)、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和查找。2.同類物品應(yīng)集中存放，不同類物品之間應(yīng)保持一定的間距，避免相互混淆或擠壓。3.易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)，按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行管理。（三）保管措施1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)保管物品進(jìn)行檢查，查看物品是否完好、有無(wú)變質(zhì)、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)于易損、易變質(zhì)的物品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如防潮、防曬、防蟲等。3.建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄保管物品的出入庫(kù)情況，包括日期、編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來(lái)源、去向等，做到賬物相符。4.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。六、領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《保管物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫(kù)存情況和領(lǐng)用申請(qǐng)，進(jìn)行審批。對(duì)于庫(kù)存充足的物品，予以批準(zhǔn)；對(duì)于庫(kù)存不足的物品，應(yīng)與使用部門協(xié)商解決。（二）發(fā)放1.經(jīng)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行物品發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.發(fā)放的物品應(yīng)交付給領(lǐng)用人員，并由領(lǐng)用人員在《保管物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物品或限量發(fā)放的物品，應(yīng)實(shí)行領(lǐng)用審批制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。七、借用與歸還（一）借用申請(qǐng)1.因工作需要借用保管物品的，借用部門應(yīng)填寫《保管物品借用申請(qǐng)表》，注明借用物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、借用期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)庫(kù)存情況和借用申請(qǐng)，進(jìn)行審批。對(duì)于庫(kù)存充足且借用理由合理的，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合借用條件的，應(yīng)拒絕借用。（二）借用1.經(jīng)審批后的借用申請(qǐng)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行物品借用。借用時(shí)，應(yīng)向借用人員說(shuō)明借用物品的保管要求和歸還期限，并要求借用人員在《保管物品借用登記表》上簽字確認(rèn)。2.借用人員應(yīng)妥善保管借用物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用、損壞或丟失。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。（三）歸還1.借用期限屆滿，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還借用物品。歸還時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)借用物品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應(yīng)要求借用人員說(shuō)明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.借用人員歸還物品后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《保管物品借用登記表》上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。八、盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)定期組織保管物品的盤點(diǎn)工作，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員、方法等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各部門，要求各部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)保管物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等，確保賬物相符。2.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬物不符情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。屬于記賬錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬目；屬于物品丟失、損壞等原因的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制《保管物品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員、方法、賬物相符情況、差異原因及處理建議等。2.《保管物品盤點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)盤點(diǎn)人員簽字后，提交行政部門審核。行政部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）清查1.公司應(yīng)不定期對(duì)保管物品進(jìn)行清查，以確保保管物品的安全和完整。清查內(nèi)容包括物品的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等。2.清查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.對(duì)于已損壞、無(wú)法使用或已超過(guò)使用期限的保管物品，使用部門應(yīng)填寫《保管物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括物品的實(shí)際狀況、報(bào)廢理由、是否符合報(bào)廢條件等。（二）報(bào)廢審批1.經(jīng)審核通過(guò)的報(bào)廢申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的報(bào)廢申請(qǐng)方可生效。2.對(duì)于價(jià)值較高的保管物品報(bào)廢，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，必要時(shí)需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的評(píng)估。（三）報(bào)廢處理1.批準(zhǔn)報(bào)廢的保管物品，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。2.對(duì)于有利用價(jià)值的報(bào)廢物品，應(yīng)進(jìn)行變賣處理，變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.對(duì)于無(wú)利用價(jià)值的報(bào)廢物品，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢銷毀處理，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括報(bào)廢物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理人員等。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)保管物品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況、賬目核算情況、物品保管情況等。2.審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）日常檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)保管物品管理情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括倉(cāng)庫(kù)環(huán)境、物品存放、標(biāo)識(shí)情況、出入庫(kù)記錄等。2.檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況