保潔采購管理制度

保潔采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保潔用品采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的公開、公正、透明，提高采購效率，保證保潔用品質(zhì)量，滿足公司日常保潔工作需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部保潔用品的采購活動，包括但不限于清潔工具、清潔劑、消毒劑、垃圾袋等各類保潔物資。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司各區(qū)域保潔工作實際需求，合理確定采購數(shù)量和品種，避免浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、環(huán)保安全、符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的保潔用品，確保保潔工作效果和人員安全。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判方式，爭取較為優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。4.陽光采購原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定保潔用品采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，統(tǒng)籌安排采購工作。2.尋找、篩選、評估合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。3.執(zhí)行采購任務(wù)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗收、付款申請等工作，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）使用部門職責(zé)1.各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保潔用品的需求統(tǒng)計和申購工作，根據(jù)本部門實際保潔工作情況，每月[具體時間]前向采購部門提交次月保潔用品需求清單，詳細(xì)注明所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.負(fù)責(zé)對采購回來的保潔用品進(jìn)行驗收，檢查其質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時與采購部門溝通反饋。3.合理使用和管理保潔用品，建立部門內(nèi)部領(lǐng)用臺賬，定期盤點(diǎn)，避免浪費(fèi)和丟失。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.參與采購合同的審核，對采購預(yù)算進(jìn)行控制和監(jiān)督。2.負(fù)責(zé)審核采購付款申請，確保付款手續(xù)合規(guī)、金額準(zhǔn)確，按時辦理付款業(yè)務(wù)。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助優(yōu)化采購成本。（四）審計部門職責(zé)1.對保潔用品采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。2.定期對采購物資的使用情況和庫存管理進(jìn)行審計檢查，防止浪費(fèi)和違規(guī)行為發(fā)生。3.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、采購流程（一）需求計劃1.每月末，各使用部門保潔負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門次月保潔工作計劃和現(xiàn)有保潔用品庫存情況，填寫《保潔用品需求申請表》，詳細(xì)列出所需保潔用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對需求申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后簽字批準(zhǔn)。審核通過的需求申請表于每月[具體時間]前提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到各使用部門提交的需求申請表后，進(jìn)行匯總整理。結(jié)合公司整體保潔工作安排和庫存情況，制定次月保潔用品采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后的采購計劃作為采購工作的執(zhí)行依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選條件包括但不限于供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。2.對于篩選出的潛在供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、倉儲物流等方面。3.根據(jù)考察和檢測結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。按照評估得分對供應(yīng)商進(jìn)行排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商檔案管理。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和管理，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況，及時進(jìn)行溝通整改。如問題嚴(yán)重，可暫?；蛉∠浜献髻Y格，并重新選擇供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物資的價格、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、完整清晰。合同簽訂前，需提交財務(wù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后方可簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)工作安排。（五）采購訂單下達(dá)1.根據(jù)采購合同，采購部門制作采購訂單，明確采購物資的具體信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.在采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向部門負(fù)責(zé)人匯報。（六）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備。使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收工作，按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查。2.驗收人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的外觀、包裝、標(biāo)識等是否符合要求，對物資進(jìn)行抽樣檢驗或全部檢驗，確保物資質(zhì)量合格。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補(bǔ)貨，并做好記錄。3.驗收合格后，驗收人員在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)?！段镔Y驗收單》應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息。如驗收不合格，應(yīng)在《物資驗收單》上注明不合格原因，并及時反饋給采購部門和供應(yīng)商。（七）入庫管理1.驗收合格的保潔用品由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照物資類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，確保賬物相符。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果與庫存臺賬進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理，并上報相關(guān)部門。（八）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門應(yīng)填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額是否準(zhǔn)確、發(fā)票是否合規(guī)、付款手續(xù)是否齊全等。審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對于貨到票未到的采購業(yè)務(wù)，采購部門應(yīng)及時跟蹤發(fā)票開具情況，在收到發(fā)票后盡快辦理付款手續(xù)。如遇特殊情況導(dǎo)致發(fā)票延遲開具，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保公司利益不受影響。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度保潔工作計劃和歷史采購數(shù)據(jù)，結(jié)合市場價格波動情況，編制年度保潔用品采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類保潔用品的采購數(shù)量、預(yù)計單價、采購金額等信息。2.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分征求使用部門意見，確保預(yù)算能夠滿足公司實際保潔工作需求。同時，應(yīng)考慮合理的價格上漲因素和應(yīng)急采購需求，預(yù)留一定的預(yù)算彈性。3.年度采購預(yù)算編制完成后，提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司整體財務(wù)狀況和預(yù)算安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核調(diào)整，確保采購預(yù)算與公司財務(wù)預(yù)算相匹配。審核通過后的采購預(yù)算報公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。2.財務(wù)部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報。對超預(yù)算采購的情況進(jìn)行預(yù)警和控制，及時查明原因并采取措施進(jìn)行整改。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、批量采購、集中采購等方式，努力降低采購成本，確保采購支出在預(yù)算范圍內(nèi)。同時，應(yīng)關(guān)注市場價格變化，及時調(diào)整采購策略，優(yōu)化采購預(yù)算執(zhí)行效果。五、采購風(fēng)險管理（一）質(zhì)量風(fēng)險1.建立嚴(yán)格的供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，要求供應(yīng)商對產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.加強(qiáng)到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行檢驗。對于質(zhì)量不合格的物資，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施，確保公司使用的保潔用品質(zhì)量可靠。3.定期對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評估，收集使用部門和員工的反饋意見。如發(fā)現(xiàn)某供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，應(yīng)及時暫停采購，并對該供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換。（二）價格風(fēng)險1.采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，收集市場價格信息，定期對市場價格走勢進(jìn)行分析和預(yù)測。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判、招標(biāo)等方式，爭取有利的采購價格。2.建立價格調(diào)整機(jī)制，根據(jù)市場價格變化情況和公司采購成本控制要求，適時調(diào)整采購價格。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，確保在市場價格波動時能夠合理調(diào)整采購成本。3.通過優(yōu)化采購流程、提高采購效率、批量采購等方式，降低采購成本，減少價格風(fēng)險對公司采購支出的影響。同時，加強(qiáng)對采購價格的審計監(jiān)督，防止不正當(dāng)價格行為發(fā)生。（三）交貨風(fēng)險1.在采購合同中明確交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等條款，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物資按時到貨。2.對于重要物資或緊急采購需求，可要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度計劃和發(fā)貨通知，以便公司提前做好接收準(zhǔn)備。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.建立應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的交貨風(fēng)險。如遇到不可抗力因素或其他特殊情況導(dǎo)致交貨延遲，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，尋找替代供應(yīng)商或采取其他應(yīng)急措施，確保公司保潔工作不受影響。（四）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財務(wù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。合同簽訂后，應(yīng)妥善保管合同文件，建立合同檔案管理制度，便于查詢和追溯。2.加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時了解雙方履行合同的情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時按照合同約定追究其責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.定期對采購合同進(jìn)行梳理和分析，總結(jié)合同管理中存在的問題和經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善合同管理制度和流程，降低合同風(fēng)險。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對保潔用品采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否符合公司規(guī)定、采購合同執(zhí)行情況是否良好等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部門和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)積極配合審計工作，認(rèn)真落實整改要求。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價機(jī)制，對采購部門和采購人員的工作績效進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購物資質(zhì)量、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等方面。2.采購部門應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)分析，形成采購工作報告，向公司管理層匯報采購工作情況、存在問